工程资料归档操作细则
一、工程档案的保管期限
1．根据《中华人民共和国建筑工程质量管理条例》中的保修期限，以及企业档案管理实际需要，总公司工程档案保管期限划分为永久、长期、短期。
2．永久指工程档案需永久保存，长期指工程档案保存20年以上，短期指工程档案保存5-7年。
3．具体归档范围及保管期限详见《工程资料归档范围及保管期限表》（附件1）。
二、归档文件的质量要求
1．归档的工程文件内容必须齐全、完整、准确、系统，与工程实际相符合。归档文件必须为原件。确实无法归原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章，注明原件存放处，并标注经办人签字及时间。合同、协议书应为正本。
2．工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
3．所有竣工图均应加盖竣工图章，须按设计变更、洽商记录改绘完毕，且标注清晰。
三、归档的职责划分与操作流程
1．项目部、公司签订工程资料归档承诺书
土建单体工程或群体工程最后一个单位工程竣工验收形成竣工验收单后、到总公司档案馆办理盖章手续前，项目部和公司应签订并向档案馆提交《工程资料归档承诺书》（附件2）。该承诺书由项目部、公司技术质量处、总公司档案馆三方各执一份。道路桥梁、市政工程参照执行。从外部承揽的专业承包工程，因无须到总公司办理竣工验收单，不签订承诺书，但须按规定时间办理移交归档。
2．档案馆编写归档编号
档案馆收到《工程资料归档承诺书》后，在该项目的项目立项信息中填入“归档编号”，同时在“档案管理系统”中的项目目录中录入竣工工程名称及对应的“归档编号”。归档编号为一个项目（合同）一个编号，如该项目为群体工程，档案馆在最后一个单位工程完工时编写“归档编号”。
项目部资料员在“综合项目管理系统—竣工管理—工程资料管理—竣工资料存档—竣工资料填报”节点，可看到本工程的“归档编号”。
3．公司汇总工程资料
公司技术质量处协调经营管理处（市场部门），将其当前保管的招标文件、中标通知书、施工合同及补充协议（正本）、承诺书、分包合同（协议）等需要归档的重要商务文件移交给项目部资料员统一汇总整理。双方须办理移交手续，填写商务文件移交书及目录（附件4-1），交接双方清点、签字后各存一份。
4．项目部整理资料
若一个建设工程由多个单位工程组成，施工资料应按单位工程组卷，可根据工程大小及资料数量等具体情况选择按专业或按分部、分项等进行整理和组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷。案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
归档的文件一般一式一份，重点工程中重要的、利用频繁的或有专门需要的工程档案可适当增加份数。例如：合同文件及“单位工程质量竣工验收记录”可多存一份；不同载体的文件一般应分别组卷。
具体立卷整理步骤：
（1）分类与装订：
1.1依据《工程资料归档范围及保管期限表》将单位工程资料分为永久、长期、短期三类。
1.2商务文件无须装订；基建文件（施工许可证、建设工程竣工验收备案表、工程项目管理人员名册）、施工资料须装订成册；图纸材料可装订成册，也可散装存放。装订时要剔除金属物，用棉线在左侧三孔装订，须将封面、目录、备考表、封底与资料一起装订。图纸散装时，须在左上角将案卷封面、目录、备考表三件用棉线装订在一起。
1.3施工资料按类别、保管期限不同分开装订，若施工资料很少时也可将相同保管期限、不同类别的施工资料装订在一起。
1.4在资料封面右上角空白处加盖对应类别档号章。
（2）排序：分完类后，对每类资料进行先后顺序排列。
2.1永久资料排序
2.1.1商务文件：与建设单位签订的施工合同、中标通知书、补充协议、工期延期协议、承诺书；
2.1.2施工资料：单位（子单位）工程质量竣工验收记录、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录、单位（子单位）工程观感质量检查记录、单位工程竣工预验收报验表、工程竣工质量报告、工程概况表；
2.1.3基建文件：建设工程施工许可证、建设工程竣工验收备案表、工程项目管理人员名册；
2.1.4商务文件：合同指定的招标文件、工程结算汇总（工程审核定案表）。
2.2长期资料排序
2.2.1商务文件：房屋建筑工程质量保修书、分包合同、分包协议书；
2.2.2其他资料：工程资料移交书（施工单位向建设单位移交资料）；
2.2.3建筑与结构工程：施工资料中需长期保存的资料按C1-C8表格编号顺序分类放置；
2.2.4独立组卷的子分部工程：除检验批资料以外的桩（地）基、预应力、钢结构、木结构工程的全部资料按上述子分部工程顺序放置（以上子分部工程如果资料较少，仅装订为一册，则资料不再按保管期限拆分，统一归入长期进行排序）；幕墙工程中的隐蔽工程验收记录和子分部工程验收记录表；
2.2.5竣工图：建筑竣工图、结构竣工图。
2.3短期资料排序
2.3.1商务文件：招标文件
2.3.2建筑与结构工程：施工资料中需短期保存的资料按C1-C8表格编号顺序分类放置；
2.3.3独立组卷的子分部工程：桩（地）基、预应力、钢结构、木结构工程中的检验批资料，幕墙工程中除隐蔽工程验收记录和子分部工程验收记录表以外的资料（虽属短期保存，但按照幕墙保修期10年的要求待保存10年后方可销毁），建筑节能工程资料；
2.3.4专业分部工程：先按建筑给排水及采暖、建筑电气、智能建筑、通风与空调、电梯专业类别顺序，再按每个专业C1-C8表格编号顺序分类放置；
2.3.5竣工图：装饰装修竣工图、幕墙竣工图（要求同幕墙短期资料）、外线竣工图、专业竣工图（给排水竣工图、建筑电气竣工图、智能建筑竣工图、通风与空调竣工图、电梯竣工图）。
（3）组卷（装盒）：按照上述排序装订的先后，将资料装入对应保管期限的档案盒（总公司档案馆统一制发），按照同类资料放在同一案卷（盒）的原则，选用合适厚度的档案盒，每个档案盒应填装饱满，不浪费空间。群体工程在每个保管期限下按单位工程、专业、分部的原则组卷。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。幕墙工程因保修期限为10年,其短期资料和竣工图需保存10年以上，应单独组卷装盒，不与其他短期资料和图纸装在一起，以便单独进行销毁处理。
（4）编号
编盒号：档案盒卷脊中的“年度”栏填写竣工验收当年年度。“保管期限”栏选择加盖“永久”、“长期”、“短期”章。“盒（卷）号”栏填写案卷号，即“归档编号—盒号”，如“16-1”，一盒一个案卷号。保管期限相同的所有案卷编一个流水号，都从“1”开始。填写“永久”和“长期”资料档案盒上的“年度”栏和案卷号时需用笔尖直径1.0及以上的的黑色签字笔，填写“短期”资料档案盒上的“年度”栏和案卷号时需用2B以上的铅笔，书写须工整，字不宜太小。
编档号：在盒内每件资料封面的档号章的“档号”对应空白处填写案卷号。在“序号”对应空白处填写卷内顺序号，一盒一个流水号，从“1”开始。
（5）录入案卷和卷内目录
5.1进入目录录入界面
登陆总公司“综合项目管理系统”，进入“竣工管理”模块中的“工程资料管理”，再进入“竣工资料存档”下的“竣工资料填报”节点，可以看到本工程的基本信息（包含“归档编号”）。点击“进入”，再点击界面中“新建”，建立一个“竣工资料目录”表单，在此表中录入某一卷（盒）的案卷目录和与之对应的卷内目录，一张表对应一个案卷。
根据案卷号的顺序，录入案卷目录和卷内目录。
5.2卷内目录录入说明
5.2.1“卷内顺序号”栏：按01、02……的格式填写。
5.2.2“文件编号”栏：即资料表格编号或合同、协议上的备案号等。
5.2.3“文件标题”栏：填写每件实物资料封面中的“名称”栏（即工程名称）和“案卷题名”栏的内容（专业分部工程或单独组卷的子分部工程必须加上分部名称）。
5.2.4“责任者”栏：为资料形成单位的名称，可能为几个单位，如合同、协议等。
5.2.5“形成日期”栏：为某件（册）资料形成的日期，如施工资料封面上的编制日期（可能为一个起止日期，如20100608-20100920），施工合同的签订日期。
5.2.6“开工日期”、“竣工日期”、“建筑面积”、“结构类型”、“层数”栏：仅在录入单位工程竣工验收记录时填写（以竣工验收记录为准）。
5.2.7“工程造价”栏：仅在录入施工合同时填写（以合同造价为准）。
5.3案卷目录录入说明
5.3.1“案卷题名”栏：填写工程名称和本卷（盒）的所有资料简称（专业分部工程或单独组卷的子分部工程必须加上分部名称）。
5.3.2“案卷号”栏：填写本盒的案卷号，即“归档编号—盒号”。格式要求：归档编号4位数字，盒号3位数字，位数不够的前面补零，如0016-001。
5.3.3“件数”栏：填写本盒内资料的总册数。
5.3.4“总页数”栏：填写本盒内资料的总页数。
5.3.5“编制日期”栏：填写本盒内资料的起止日期。
5.3.6“保管期限”栏：根据档号分别选择“永久”、“长期”、“短期”。
5.4打印卷内目录和备考表
一个案卷目录和与其对应的卷内目录录入完毕后，导出卷内目录，将卷内目录内容复制到《卷内目录》Excel电子表单中，打印出来。同时打印一张《卷内备考表》，按照要求填写，并在“立卷人”栏签字。将打印出来的卷内目录和备考表装入对应案卷，分别放在文件材料的最上面和最下面，此卷内容即全部完成。（《卷内目录》和《卷内备考表》见附件4-2、4-3）。
（6）报审：项目部每录入完一个案卷目录和卷内目录后，进行保存。待全部案卷组卷装盒、录入保存完毕后，进行批量提交审核。同时点击“发送消息”按钮，向公司技术处资料员发送提交提示信息。“消息标题”栏写明“XXX项目提交资料”，“消息信息”栏写明“工程名称、竣工日期”。
5．技术质量处审核
公司技术质量处资料员登录项目管理系统，进入“竣工资料审核（技术处）”，可看到所有已提交待审核的竣工资料案卷目录（可按“归档编号”、“工程名称”、“案卷号”等排序）。打开每一条案卷目录，根据案卷目录和与其对应的卷内目录，审核电子信息和实物资料整理组卷情况。重点审核：工程资料是否齐全、系统、完整；内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；立卷是否规范，符合资料归档操作细则要求；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱、盖章等是否符合要求；“竣工资料目录”电子信息填写是否正确完整并与实物资料对应一致。
公司技术质量处对检查不合格的填写反馈审核意见，退回由项目部资料员再次进行整理报审，直至审核通过。审核通过的，填写《工程资料归档审核单》（附件4-4），写明具体检查情况（有缺失的资料要注明资料名称和缺失原因），并由部门领导签字确认。保密工程或建设单位不能提供资料或图纸的，须向档案馆提供建设单位出具的加盖公章的证明文件。技术质量处资料员在每盒实物资料的《卷内备考表》中“检查人”栏签字或加盖人名章，之后将“竣工资料目录”信息批量提交总公司档案馆审核，同时点击“发送消息”按钮，向总公司档案馆发送提交提示信息。“消息标题”栏写明“XXX公司提交资料”，“消息信息”栏写明“工程名称、竣工日期”。
6．档案馆审核
档案馆登录项目管理系统收到公司提交审核信息后，进入“竣工资料审核（档案馆）”，打开已提交待审核的“竣工资料目录”，对案卷目录和卷内目录进行审核。
审核不合格的填写审核意见并退回，公司技术质量处按照审核意见组织整改，直至审核通过。
7．实物资料验收入库
档案馆对竣工资料电子信息审核通过后5个工作日内，公司技术质量处组织项目部资料员持《工程资料归档审核单》向档案馆归档实物资料。档案馆对实物资料进行检查验收，验收合格的，指导项目部资料员将实物资料入库上架，同时对“竣工资料目录”的电子信息进行点击归档；验收不合格的，公司技术质量处和项目部进行整改，直至验收合格。
四、资料归档注意事项及要求
1．群体工程项目待所有单位工程验收完毕后一并移交。
2．未办理完竣工验收备案、尚未结算或有法律纠纷的竣工项目的工程资料，先移交归档，需要使用时再从档案馆调用。尚未移交的部分工程资料，如竣工验收备案表、结算书等，由公司相关部门负责收集，及时移交档案馆，双方办理移交手续，由档案馆补充归档。
3．停建、缓建的工程项目应收集、整理、立卷，先由公司保管，不得遗失和销毁。
4．外埠工程资料整理归档按照本办法执行。
附件：2-4-1.商务文件移交书及目录
2-4-2.卷内目录
2-4-3.卷内备考表
2-4-4.工程资料归档审核单
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附件2-4
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