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高手来了:职场人必备加薪神器!PPT汇报技能全get

2019-04-29  lindan9997

高手来了 · 13小时前

拒绝“罚站式念词儿”。

直播嘉宾 | 宋晓阳  中国传媒大学副教授

文稿整理 | 氪友 @高醒

《高手来了》是「36氪官方社群」开设的一档直播栏目,聚焦商业洞察、职场干货。每周四晚,我们都邀请一名业内大咖或36氪资深作者、分析师,为你分享职场技能,解读商业趋势。欢迎添加氪君微信:hello36kr,加入36氪官方社群。每周四晚8点,和上万氪友一起学习进化。

以下为4月25日直播《职场人必备加薪神器!PPT汇报技能全get》精华回顾:

PPT是用来讲解的,不是用来念的

职场人有言,“干得好不如说得好”。我在许多公司做内部培训和行业论坛经验分享中发现,“不会说”首先体现在设计PPT时,把所有要说的内容敲满屏幕,而整个汇报过程就是“罚站式念词儿”。

PPT 内容的取舍很重要  很多职场人认为PPT越详尽越好,对着PPT“照本宣科”能令观众清楚明白,其实不然。观众听看PPT,需要两路信号,一是听觉信号,即听人讲;二是视觉信号,即看画面。观众同时接收两路信号之后,再把两路内容消化吸收,从而完成对讲述者传递信息的理解。

而更容易被吸收、被理解的通常是视觉信号,因为听相对来说增加了观众对内容理解的难度,PPT上呈现的信息要比说话者本身更容易吸引观众注意。如果你只想着我怎么多说而呈现满屏文字,增加了观众理解你内容的负担。如果讲述人做不到观众角度的“一听一看一理解”,就达不到预期的传递效果,甚至引起排斥。

所以该怎么做?

1.做一份详细的文字稿  包括所有要汇报的内容,再按照一定逻辑排序。然后依据文字稿做PPT,排版简单有序即可,避免屏幕密密麻麻。

2.提前写一组汇报提纲,制作手卡  匹配PPT播放顺序,记录文字稿中较复杂的信息点(难记的数据、专业名词、案例信息等),帮助汇报人快速找到讲解内容。

如何让观众看到重点的信息:语言箭头的使用 

1.什么是语言箭头?主讲人利用PPT、图片、视频、实物等视觉辅助手段做演讲和汇报时,利用语言表达技巧,帮助观众快速准确找到需要关注的信息点。

(1)方位方向法  当你想让别人注意到某页PPT里重要的数据时,最直接有效的方法就是告诉他数据的方位。

在PPT页面画十字(左上方、左下方、右上方、右下方和中间区域),可以非常有效的帮助我们划分PPT。

高手来了丨职场人必备加薪神器!PPT汇报技能全get

如图示例一,如果不指出具体方位,没人能马上找到你要大家注意的内容。假如你想让别人看到火箭旁边“完成概述”四个字,怎样才能做到?你可以说“请看PPT的右上方”。“右上方”,就是语言箭头。

(2)颜色线条法  大多数PPT都是彩色的,利用颜色线条或颜色块会比用单一的描述快很多。

如图示例一,你也可以告诉大家找到白点或小火箭,从而关注到附近的内容。

高手来了丨职场人必备加薪神器!PPT汇报技能全get

如图示例二,图表《中产家庭群体偏好中大型轿车和SUV以满足家庭需求》(来源:投资数据库)。我请大家看整个PPT最左下方蓝颜色的第三条,你是否就顺着蓝颜色开始找了?如果我说,请大家看“高价需求拆解”当中的三个信息条目,整个画面最右下方的那一条,也很方便找到。

(3)坐标对照法  当信息比较密集比较多的时候,可以先让观众找一个最能看见的最大块的东西。

如示例一,我先以PPT左端白色圆点为坐标(个头大),再说它下面的小灯泡,观众就会以圆点作为参照物,找到小灯泡。

保存上图,在微信中扫码,收听本期完整直播

利用PPT完成信息块的分割与衔接

1.把文字稿划分成信息组

信息组,可以理解为语文老师经常让我们划分的课文段落,把几个自然段按层次划分为几大块,即几个信息组。按照经验来说,三页PPT可以完成一个信息组的表述。把文字稿根据意思分为几大块,即每个信息组都是主线的一个分支,从而建立逻辑感。

做总结的话,信息分割很重要,如何分割呢?

①项目法,最符合工作总结类内容的方法。表达策略主要有:职能介绍、岗位衔接、经验沉淀

职能介绍:主讲人总结时,从自身岗位角度切入最为合适。假如你是负责前期策划工作,则以策划岗职能入手,从前期调研、策划书的文案写作、委托人的诉求点等不同的角度来讲述项目,并展示个人的见解和收获,带来和其他同事不一样的视角。

岗位衔接:比如策划岗位在你前面总结,等到你讲述时可以结合同事总结的内容进行勾连。承上启下的内容表达不仅专业化,也会让同事因为你的内容体现了对他人的工作重视而倍感欣慰的。

经验沉淀:带有自驱能力的员工对公司来说,极具价值。最好的员工就是完成一个项目之后会思考总结工作流程,注意事项,以及下一次如何减少内耗以及人力和物力。因为他考虑的不仅自己,甚至是整个公司的战略。

②时间轴法,最方便也最清晰的工作汇报方法,梳理一定时间段内你个人的大事记

比如一位研究人员年终总结的内容,“我今年的工作分为两部分,一部分是1-4月份,在江苏南京,另一部分工作是5-12月份在北京完成。我先来介绍一下1-4月份在南京做的工作。”这位研究人员把一整年的时间分为两大块,划分时间块的依据是工作地,因为不同的工作地,工作的内容也不同。以时间轴为工作项目服务,时间线与工作内容就可以紧密地贴合。

③故事法,避免概述性总结,突出具体案例详略得当

一位IT公司的中层管理人员之前的工作总结是,“我一年共接手了32个项目,协助同事完成12个项目”,内容缺乏细节像公文式的背书。后来经我提议采用故事法,把公司最重要的三个case串联起来,从而详略得当的完成了汇报。

2.信息的衔接,采用衔接语,建立一个以听众听觉系统为先导的逻辑框架

表达有逻辑是从观众的角度来设计讲述人的发言内容的,即关照的是观众的听觉系统,建立一个以听众听觉系统为先导的逻辑框架。

衔接语的使用:

  • 说完了第一方面,接下来说第二方面。

  • 刚才说的是前两个部分,最后我来介绍第三部分。

  • 之前从宏观层面进行了介绍,接下来,我将从微观层面进行说明。

带着PPT如何做演练

你已经完成了撰写文字稿—编辑信息组—制作PPT—准备手卡的程序,接下来就是演练了。

你需要准备:一部手机,一部三脚架自拍杆(拜托朋友同事帮忙拍摄也可以)。

你需要注意以下内容:

第一:先走流程,不看时间  首先完成一个完整的演说流程并发现文字稿、汇报提纲以及PPT三方内容之间的衔接问题。

第二:总结问题,限时表达  根据第一次彩排经验,查缺补漏,按照会议规定的时长训练,实现现实表达。如果发现时间不足,就重新审阅,删除没那么重要的内容。

第三:模拟场景,无错彩排 多次彩排之后,开始“最真实的模拟”。 如果条件允许,按照正式汇报的场景完成一次无差错的彩排,在心里建立一场高质量工作汇报的标准。

第四:录像录音训练,自我复盘  通过观看录像录音、倾听试听者的意见和建议,避免汇报时候的小动作和口头禅,实现自我矫正。

氪友问答

Q1:在规定的时间内没有表达完怎么办?

A:首先一定要把最重要的内容放在前面,因为刚开始大家的注意力会比较集中。 我们普遍有个问题,就是想着“铺垫”,把大餐放在最后。但其实整场汇报下来,大家能记住的东西不多,所以要趁大家注意力集中的时候,把重点往前放。这样,尽管超时有没说完的部分,三言两语带过去,也无关紧要。

Q2:宋老师,我做PPT不好看,不喜欢做太炫酷,不知道现在的客户是普遍喜欢PPT内容多的还是精简的?

A:每个公司调性各有不同,我个人觉得工作汇报简略版的比较好。我一般接触的互联网公司都比较简略。还有很重要的一点,就是要考虑到现场的人是否都能看清,特别是最后一排。PPT如果看不见就毫无意义,所以字体看得清楚以及合适的颜色配比也很重要。

*最后,特此感谢氪友17群&「36氪智囊团」的高醒同学,协助整理此次直播文稿。

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