高手来了 · 13小时前拒绝“罚站式念词儿”。 直播嘉宾 | 宋晓阳 中国传媒大学副教授 文稿整理 | 氪友 @高醒
以下为4月25日直播《职场人必备加薪神器！PPT汇报技能全get》精华回顾： PPT是用来讲解的，不是用来念的 职场人有言，“干得好不如说得好”。我在许多公司做内部培训和行业论坛经验分享中发现，“不会说”首先体现在设计PPT时，把所有要说的内容敲满屏幕，而整个汇报过程就是“罚站式念词儿”。 PPT 内容的取舍很重要 很多职场人认为PPT越详尽越好，对着PPT“照本宣科”能令观众清楚明白，其实不然。观众听看PPT，需要两路信号，一是听觉信号，即听人讲；二是视觉信号，即看画面。观众同时接收两路信号之后，再把两路内容消化吸收，从而完成对讲述者传递信息的理解。 而更容易被吸收、被理解的通常是视觉信号，因为听相对来说增加了观众对内容理解的难度，PPT上呈现的信息要比说话者本身更容易吸引观众注意。如果你只想着我怎么多说而呈现满屏文字，增加了观众理解你内容的负担。如果讲述人做不到观众角度的“一听一看一理解”，就达不到预期的传递效果，甚至引起排斥。 所以该怎么做？ 1.做一份详细的文字稿 包括所有要汇报的内容，再按照一定逻辑排序。然后依据文字稿做PPT，排版简单有序即可，避免屏幕密密麻麻。 2.提前写一组汇报提纲，制作手卡 匹配PPT播放顺序，记录文字稿中较复杂的信息点（难记的数据、专业名词、案例信息等），帮助汇报人快速找到讲解内容。 如何让观众看到重点的信息：语言箭头的使用 1.什么是语言箭头？主讲人利用PPT、图片、视频、实物等视觉辅助手段做演讲和汇报时，利用语言表达技巧，帮助观众快速准确找到需要关注的信息点。 （1）方位方向法 当你想让别人注意到某页PPT里重要的数据时，最直接有效的方法就是告诉他数据的方位。 在PPT页面画十字（左上方、左下方、右上方、右下方和中间区域），可以非常有效的帮助我们划分PPT。 如图示例一，如果不指出具体方位，没人能马上找到你要大家注意的内容。假如你想让别人看到火箭旁边“完成概述”四个字，怎样才能做到？你可以说“请看PPT的右上方”。“右上方”，就是语言箭头。 （2）颜色线条法 大多数PPT都是彩色的，利用颜色线条或颜色块会比用单一的描述快很多。 如图示例一，你也可以告诉大家找到白点或小火箭，从而关注到附近的内容。 如图示例二，图表《中产家庭群体偏好中大型轿车和SUV以满足家庭需求》（来源：投资数据库）。我请大家看整个PPT最左下方蓝颜色的第三条，你是否就顺着蓝颜色开始找了？如果我说，请大家看“高价需求拆解”当中的三个信息条目，整个画面最右下方的那一条，也很方便找到。 （3）坐标对照法 当信息比较密集比较多的时候，可以先让观众找一个最能看见的最大块的东西。 如示例一，我先以PPT左端白色圆点为坐标（个头大），再说它下面的小灯泡，观众就会以圆点作为参照物，找到小灯泡。 保存上图，在微信中扫码，收听本期完整直播 利用PPT完成信息块的分割与衔接 1.把文字稿划分成信息组 信息组，可以理解为语文老师经常让我们划分的课文段落，把几个自然段按层次划分为几大块，即几个信息组。按照经验来说，三页PPT可以完成一个信息组的表述。把文字稿根据意思分为几大块，即每个信息组都是主线的一个分支，从而建立逻辑感。 做总结的话，信息分割很重要，如何分割呢？ ①项目法，最符合工作总结类内容的方法。表达策略主要有：职能介绍、岗位衔接、经验沉淀 职能介绍：主讲人总结时，从自身岗位角度切入最为合适。假如你是负责前期策划工作，则以策划岗职能入手，从前期调研、策划书的文案写作、委托人的诉求点等不同的角度来讲述项目，并展示个人的见解和收获，带来和其他同事不一样的视角。 岗位衔接：比如策划岗位在你前面总结，等到你讲述时可以结合同事总结的内容进行勾连。承上启下的内容表达不仅专业化，也会让同事因为你的内容体现了对他人的工作重视而倍感欣慰的。 经验沉淀：带有自驱能力的员工对公司来说，极具价值。最好的员工就是完成一个项目之后会思考总结工作流程，注意事项，以及下一次如何减少内耗以及人力和物力。因为他考虑的不仅自己，甚至是整个公司的战略。 ②时间轴法，最方便也最清晰的工作汇报方法，梳理一定时间段内你个人的大事记 比如一位研究人员年终总结的内容，“我今年的工作分为两部分，一部分是1-4月份，在江苏南京，另一部分工作是5-12月份在北京完成。我先来介绍一下1-4月份在南京做的工作。”这位研究人员把一整年的时间分为两大块，划分时间块的依据是工作地，因为不同的工作地，工作的内容也不同。以时间轴为工作项目服务，时间线与工作内容就可以紧密地贴合。 ③故事法，避免概述性总结，突出具体案例详略得当 一位IT公司的中层管理人员之前的工作总结是，“我一年共接手了32个项目，协助同事完成12个项目”，内容缺乏细节像公文式的背书。后来经我提议采用故事法，把公司最重要的三个case串联起来，从而详略得当的完成了汇报。 2.信息的衔接，采用衔接语，建立一个以听众听觉系统为先导的逻辑框架 表达有逻辑是从观众的角度来设计讲述人的发言内容的，即关照的是观众的听觉系统，建立一个以听众听觉系统为先导的逻辑框架。 衔接语的使用：
带着PPT如何做演练 你已经完成了撰写文字稿—编辑信息组—制作PPT—准备手卡的程序，接下来就是演练了。 你需要准备：一部手机，一部三脚架自拍杆（拜托朋友同事帮忙拍摄也可以）。 你需要注意以下内容： 第一：先走流程，不看时间 首先完成一个完整的演说流程并发现文字稿、汇报提纲以及PPT三方内容之间的衔接问题。 第二：总结问题，限时表达 根据第一次彩排经验，查缺补漏，按照会议规定的时长训练，实现现实表达。如果发现时间不足，就重新审阅，删除没那么重要的内容。 第三：模拟场景，无错彩排 多次彩排之后，开始“最真实的模拟”。 如果条件允许，按照正式汇报的场景完成一次无差错的彩排，在心里建立一场高质量工作汇报的标准。 第四：录像录音训练，自我复盘 通过观看录像录音、倾听试听者的意见和建议，避免汇报时候的小动作和口头禅，实现自我矫正。 氪友问答 Q1：在规定的时间内没有表达完怎么办？ A：首先一定要把最重要的内容放在前面，因为刚开始大家的注意力会比较集中。 我们普遍有个问题，就是想着“铺垫”，把大餐放在最后。但其实整场汇报下来，大家能记住的东西不多，所以要趁大家注意力集中的时候，把重点往前放。这样，尽管超时有没说完的部分，三言两语带过去，也无关紧要。 Q2：宋老师，我做PPT不好看，不喜欢做太炫酷，不知道现在的客户是普遍喜欢PPT内容多的还是精简的？ A：每个公司调性各有不同，我个人觉得工作汇报简略版的比较好。我一般接触的互联网公司都比较简略。还有很重要的一点，就是要考虑到现场的人是否都能看清，特别是最后一排。PPT如果看不见就毫无意义，所以字体看得清楚以及合适的颜色配比也很重要。 *最后，特此感谢氪友17群&「36氪智囊团」的高醒同学，协助整理此次直播文稿。 加入36氪智囊团的方式，可详询氪君（微信：hello36kr） 每期直播，我们都将选拔一批优秀氪友加入我氪智囊团，欢迎来玩。
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