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2013-04-12 16:06:34 来源：《商界评论》 认真填好报销单据，敲开财务室的门，把报销单交给公司财务人员，财务人员直接点钱给你，这是不是我们每个人在企业中最期盼也最不可能实现的事情？ 没有复杂的层层领导签字流程，没有短则一星期长则数月的漫长等待，更没有各种财务票据的仔细核对。你直接对接财务，也避免了领导把大量时间浪费在不停的签字确认中。直接而简单，快速而高效。这种报销方式在现实中恰恰真实存在。 和预想的并不完全相同，因为在报销前，这家公司的财务人员除了认真核对报销事项和金额外，还会对着你宣读一段声明，宣读完毕后，你要么依然确认，迅速把钱领走；要么会出现其他情况，在财务人员宣读的时候，因为神情严肃，莫名会凭空而来一种紧张感，你不得不把单据拿回去再次审核后才来报销。 而无论是谁，报销了多少次，每次都必须听财务人员宣读一段声明。 这份声明叫《严肃提示——报销前的声明》，具体内容是这样的：“您现在所报销的凭据必须真实及符合《财务报销规则》。否则都将成为您欺诈、违规甚至违法的证据，必将受到严厉的处罚并付出相应的代价，这个污点将伴随您一生。如果因记忆模糊而自己不能确认报销的真实性，请再一次认真回忆并确认凭据无误，然后开始报销，这是极其严肃的问题。” 你是不是觉得有些奇怪，寄希望于“宣读声明”来杜绝发票作假不是太过天真么？领导为什么可以从接连不断的签字困境中抽身？ 实现这种管理方式的是位于苏州工业园区的德胜洋楼，一家从事现代轻型木结构住宅施工资质的建筑企业。德胜洋楼的管理确实是成功的，它建造的美式木结构住宅超过了美国标准，它把农民工改造成高素质的产业工人和绅士，它的管理方法和理念已经由其员工手册的英文版发行，向海外输出。 当然，在“宣读声明”之类心理监管之外，德胜洋楼的报销不签字依然要靠十分复杂和细致的管理。 “个人信用分析系统”就是其专门针对报销问题建立的，分析员工的报销行为，为每个员工归纳报销习惯。这套系统可以从员工的报销单据中分析出真实性以及费用发生的必要性，并通过一些方法总结分析员工长期形成的报销习惯，进而对异常情况进行预警。同时，员工的信用情况都会记录在系统中。信用记录十分重要，德胜公司可以根据一个员工的信用度，确定他在公司的借款额度，信用度高的员工甚至可以借款十几万元。 德胜的高层深信：“制度只能对君子有效，对于小人，任何优良制度的威力都将大打折扣，或者是无效的。”值得注意的是，德胜员工的教育程度和文化背景并不高，但是在这样一家非高学历员工构成的公司里，员工上班可以不用打卡，随心所欲地调休。 费用报销更是事关个人信用，既然是个人信用问题就应当让员工个人承担！主管领导有什么权力给员工签字？如果主管签了字，报销的责任就等于转嫁到了主管身上，主管必然要为员工的行为担责，这是很不合理的制度。报销不需要领导签字，就是让员工对自己负责，让员工自己选择做一个君子，而不是小人。 为什么？为什么连一些知识型企业也无法做到的人性化管理，德胜公司却敢于尝试？ 答案在于制度与文化的双管齐下。 一方面，德胜有明确的制度规定、严格的监督机制和奖惩手段；另一方面，德胜也时刻不忘借助文化和教育的力量——每月两次的制度学习会，每次报销前都要宣读的提醒声明——这些都在潜移默化地影响着员工，促使他们远离小人，成为君子。 创新是企业管理永恒的主题，德胜也不例外。任何理论、方法、价值观都有一定的针对性和局限性，随着社会的发展，它们同样会陈腐僵化过时，最后成为“灾难”。比如，90后的农民更有思想、更高文化、更少压力，管理起来需要花更多的心思，不然效果可能会适得其反，这些情况是德胜公司以后要关注的问题。#p#副标题#e# 点评：德胜黑天鹅，靠管控体系存活 ■文/韩永臣，上哲管理咨询高级项目经理 看到德胜这个案例，第一反应想到的就是管控体系以及这背后体系的力量：“员工可以上班不用打卡，随心所欲地调休，不需要主管签字就可以完成费用报销”。 既然是管控体系，就避不开老生常谈的“权、责、利对等”。我们已经习惯了在管控体系中这么设计“所有报销，xx元以下由xx级主管审批，xx~xx元之间由xx级审批”，所以当我们第一次看到有人设计为“不用主管签字即可报销”的时候还是相当震惊的，这么一只“黑天鹅”的出现使得我们必须去反思过去认为理所当然的事情。 幸运的是，黑天鹅虽然出现了，但还是没有逃脱“权、责、利对等”的理念，这个理念翻译成通俗易懂的话就是“有多大责任就给多大权限”。在这个案例中，需要反过来理解：现在授予了普通员工这么大的权限，那么如果让员工履行责任，又有什么机制确保员工履行责任？当问题问到这里的时候，我们发现过去公司的做法很容易被人理解：“目前绝大多数公司没有找到行之有效的规避风险的方法”。 那么我们该如何分析德胜公司的做法呢？ 首先要分析为什么这么做。第一个原因是基于对员工的尊重，员工在工作中产生了费用，所有费用的明细当事人最清楚，在基于完全信任的情况下，就不应该做事前审核，由主管做报销前审核本身就是基于不信任的假设，这时候员工也就没有必要对自己的行为做很高尚的约束，这时候如果做出一点改变，企业在报销前完全信任员工，员工会感觉到公司对自己的信任和尊重，那么他会更愿意为企业创造更多的价值。第二个原因是可以降低企业成本，由主管审核会占用其时间成本，还要其承担审核失误的责任，取消报销前审核可以让主管用节约的时间做更有价值的事情，而财务部用抽查式审计可以有效降低风险成本，所以对企业总体而言是降低成本的。 企业的动机确定了，但这么做带来的风险也是很大的，那么该如何降低财务风险？这时候必须依赖制度，设计合理的制度可以让君子舒畅，让小人无法作恶。为防止虚报最有效的方法是提高虚报的成本，被事后审计发现虚报则处以严厉处罚（如在企业内的信用记录、高额罚款甚至解聘），员工作为理性人会对比虚报带来的收益和潜在风险，发现虚报风险太高，得不偿失，就会放弃虚报的想法。 另外，企业反复宣扬诚信，每月定期举办学习会和每次报销前宣誓，名义上是正面引导，实际上是不断强化员工对不诚信后果的认知。 提高虚报风险效果固然很好，但这种方法只对企业内有效，如果员工没打算在企业长待呢？这时候企业的另一种优势发挥了作用，那就是相对同行业更高的物质和精神层面的回报，这种优势使得员工不想离开这家企业，因而会尽量维护其在该企业的信用记录。但是，还有这么一句广为认可的观点“人不做坏事是因为受到的诱惑还不够”。 如果企业在员工报销时不设置上限，那么员工完全可以报销一笔巨额费用，然后辞职走人，企业会遭受巨大损失，所以报销时不可能有无限自由，不同级别员工报销应该设置不同限额，即使发生员工虚报的情况，风险也在企业可控范围内。 德胜这种做法其实是将报销审核权由主管下放到员工自己，是放权的过程，其他公司的人性化措施跟德胜本质上相同，也是放权的过程，放权必然带来更多的风险。这些措施是否成功很大程度上取决于企业能不能设计有效的制度来规避风 |
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