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高效工作万能钥匙,你值得拥有

2019-05-25  青岛大头

(图片来源于135素材库)

什么是高效工作?简单概括就是有效地时间管理和快速的执行力。

鲁迅先生曾说:生命是以时间为单位的,浪费别人的时间等于谋财害命;浪费自己的时间,等于慢性自杀。

为了避免“杀死”自己,现在很多有志青年选择通过多项事情的忙碌,来证明自己的充实与向上。一个大四学生,刚出去实习期间,白天正常上班,下班后报班学2个小时设计,晚上回家看书整理笔记,再加上运营自己的公众号,每天都要折腾到深夜,精疲力尽。起初他很享受这种充实的生活状态,但两个月之后,焦虑感逐渐加剧。

他的焦虑主要有两点:

一、注意力分散,总是在做这个事的时候,想着另外一件事情,不能静心认真对待一件事;其次每天的高强度脑力运转,休息不足,第二天精神状态差,思维处于一种被动接受的停滞状态;

二、没有做好一件事两个月的时间下来,他发现自己即使每天时间安排得很满,但是最终学习的东西都没有达到预期,工作没有熟练掌握,反而经常犯粗心的错误,软件也只是勉强跟上进度,脱离课本后自己不能独立使用,公众号的粉丝数量也一直在上下飘动,曾经满腔热情,现在恍然有种喘不过气的感觉。


现在,很多人都乐于沉浸在这种充实感里,自我满足,盲目地认为只要花时间,就能得到回报。其实不过是自我麻痹,通过时间的消耗来掩盖思想的懒惰。过度增设目标导致大量目标长期堆积,机械地跟进,却没有及时思考学以致用,形成恶性循环。

图片来源于135素材库

工作上,除了要避免陷入繁忙工作中无法自拔、整日焦头烂额却不见成效外,还有一大顽固,就是人们本性存在的懒惰——拖延。任务今日复明日,临到最后期限,加班加点赶出来,成果必定粗糙。

当你困惑于现有的工作状态,或想工作更加有效时,不妨参考以下方法,让工作不再是自我负担,而是快乐与享受。

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明确目标 做正确的事

人的时间、精力和能力都是有限的,而且活动还要受空间限制。这个限制决定了人能够十全十美干好的事情不会太多,因此你需要明确最重要的几件事,明确了目标就好比找准通向终点的正确道路,之后怎样走都是对的。

我们可以很忙碌,但绝不能盲目。四象限法则——它可以帮助你判断事情的轻重缓急,并告诉你如何作出有针对性的处理。由著名管理学家史蒂芬·科维(Stephen R.Covey)提出的时间管理理论,把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分四个象限:重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。

第一象限:马上行动!我们工作中的主要压力就来自于第一象限,生活中的主要危机也来自于第一象限。

第二象限:有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限,第一象限的很多工作都是源于第二象限的处理不当。

第三象限:能不做就不做!第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头,很多事都是无效用的,尽量化繁为简或与他人分摊。

第四象限:尽量不做!这是一个缓冲的过渡带,通过做一些不重要而且不紧急的事情,来调整一下心态和身体,还不如直接休息或外出散心。

(图片来源于360搜索)

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详细规划 做思维导图

二八法则告诉我们,80%的结果(产出、酬劳),往往源于20%的原因(投入、努力)。这就需要我们懂得抓住那20%的重点,用有效的工作方法,获得事半功倍的效果。

制作思维导图的过程就是在深入思考,通过框架,展现事情脉络,将复杂的事情简单化,条理清晰,目的明确。当脑袋只装一件事,集中精力只处理一件事的时候,我们才会有更好的逻辑思维和创造力。

思维导图最重要的是脉络清晰:

1. 先抓要点,把影响事情走向的关键节点标识出来;

2. 与组织结构对应,目标细化、责任落实;

3. 通过图示明确责任,细化到每个执行处;

4. 对工作的每一个子项进行扫描,提前发现风险,做出预防措施。

思维导图的制作可谓是天马行空,好的图就像艺术品,赏心悦目。但是,说到底思维导图的作用是解放我们的大脑,推进工作的进程,而不是另一项负担,因此大家在制作思维导图时视情况而定,展现导图思维的最佳价值即可。

(图片来源于360搜索)

目前很多国产思维导图制作软件,效果甚佳,就算是新手小白,也可以轻轻松松画出令人惊艳的思维导图。如:MindMaster、亿图图示,它们拥有板式繁多、可随意更换主题、一键切换手绘风格等众多实效功能。

3

立刻行动 拒绝拖延症

成功的人各有成功之处,他们共有的素质就是做事决不拖泥带水。有问题,立马行动,因为拖延是执行力的死敌。

快速地执行是大多老板对员工的基本要求,然而,在实际工作中,许多人都要到临近最后期限才开始行动,不分昼夜地加班熬夜不仅是对身体的摧残,赶出来的作品质量也难以保证。

从不拖延是马云管理企业的方法之一,他说:“阿里不是计划出来的,而是‘现在、立刻、马上’干出来的。”

衡量执行力的结果是功劳而不是苦劳,在现在注重结果导向的时代,对企业而言,如果没有功劳,你的苦劳不值一提。拖延源于我们本身,能够改变的只能靠自己,有意识地控制大脑,可以从以下几点进行训练,长时间体会、磨合,一定能克服拖延,有自律才能获得更高的自由。

1. 建立赏罚机制,加强意识。如完成这件事,就犒劳自己一顿美食、一件心仪的物品,超过时间没有完成,就自行跑步10圈,或想思路重新开始。有赏罚机制的效用就是让我们意识到事情的重要性,通过兴奋和压力产生前进动力。

2. 番茄工作法,将时间细分,注重工作的过程。番茄工作法将30分钟视为一个整体,25分钟工作,5分钟休息,循环反复,调整工作时的焦躁,一直保持一个舒缓的积极状态,直至完成。这个时间的划分是基于严重拖延患者,如果个人专注力良好,可以将工作时间设置为45分钟或1小时。

3. 心理暗示,通过意识反作用于工作,将被动的压力转换为自主行动。不管是下定决心开始,还是中途绝不放弃,这些都是积极意识的成果。好比我们看了一本励志的书、一场励志电影,都会在一定时间激发我们的动力,这是我们潜意识里的激励效应。

4. 改变环境,隔离娱乐。当我们身边,放有电脑、手机、美食等与工作无关的休息娱乐物品时,我们毫不意外会分散注意进行摆弄,因为从事这项工作本身出自于压力,我们总是在尝试各种方法或理由来逃离,所以当你身处的环境里,只剩下完成工作时,你就会适应这个现状。

(图片来源于360搜索)

美国著名成功学大师安东尼·罗宾曾提出过一个成功的万能公式:成功=明确目标+详细计划+马上行动+检查修正+坚持到底。不同人的学识、习惯、经验等都不同,找到属于自己的高效工作方法,坚持下去,就会成为你最自豪的习惯。

在最后,小编想向大家推荐两本书

1.《如何掌控自己的时间和生活》

这本书主要是关于各种时间管理案例的分析与解读,以及传授大量实用的时间管理技巧。最有意思的是ABC排序系统,有点类似上文推荐的“四象限法则”。

A是最重要的事情,B是一般重要的事情,C是最不重要的事情。

当明确了A后,我们可以将自己的精力专注于其中,并且可以时刻提醒自己,不去做划分为B或C的事情,这样就可以避免“我很忙,但我什么都没做成”的忙碌假象。

除此之外,书中更是有多达60条的节约时间的小技巧,相信总有那么几条能够满足你的需求。

2.《战胜拖拉》

成为一个自律的人,不被心理控制,这本《战胜拖拉》不仅在理论上把拖延症讲透了,更是在实操上给出了强有力的指导。

作者认为,拖延是我们在面临压力、恐惧时,做出来的一种保护自己的行为。解决拖延症的关键在于,自我的内心。

对此,作者给出了三大解决工具——第一,将要做的事情分解成若干个,并设置最后期限;第二,想象所有会遇到的问题,不要过分焦虑;第三,以积极的心态,坚持不懈地开始。

当你运用这些工具,去打破心理障碍时,就是你战胜拖拉的开始。

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