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企业财务培训课件 报账与发票

2019-06-19  昵称dqK00

主讲人:赵拴平

一、报账【财会审核】、研判报销单据安全合法 

报账单据是企业对外交易证明的重要载体,也是企业进行财务管理的基础。加强报账单据的财务审核,不仅是强化企业内部财务监督的重要体现,更是提升企业会计信息质量的重要抓手。结合在企业的工作实践,认为对报账单据的财务审核应突出“三性”。

1、是要突出报账内容的“合规性”。

报账单据承载的交易要合法合规。财务审核时应关注发生的报账交易是否违反国家法律法规和企业内部管理制度,报账交易是否都是真实发生的,交易所关联的企业资源(如投资预算、成本预算)是否准确并已经提前通过了立项审批,报账金额是否符合在商务合同约定的付款条件或在企业报销额度及标准之内、计算过程及结果是否正确等,比如检查超出合同金额的报账单据是否签订了补充协议、超标准的差旅费报销是否提交特殊情况说明等。

依附报账单据的票据要合法合规。财务审核时应关注收取或开具的发票类型是否正确;加盖的发票专用章是否合规(包括大小、字体),其中税局代开发票需加盖税局代开发票专用章;发票抬头是否准确,是否是公司全称;发票表面是否有涂改痕迹,涂改的一律无效;开票项目栏是否与企业对外发生的业务事项一致;发票的粘贴合规,如是否均粘贴在“原始单据粘贴栏”虚线范围内;对于跨期发票的报账,应严格处理并规避。必要时,应在税务机关官方网站对发票的有效性进行逐张查验。最后,应特别留意行政事业性票据的适用范围,行政事业性收费统一票据可作为报销凭证,而其他行政事业单位资金往来结算票据一律不得作为报销凭证。

报账单据的摘要要完整准确。摘要是对所报账交易事项性质的简单描述,摘要信息要能够清晰表达“是谁(和谁)”、“什么时间”、“依据什么(合同名称或编号)”、“做了什么事”等关键信息。如物资采购类报账摘要“XX部门支付XX公司(全称)20XX年XX月XX费用(合同号,xx订单,付至百分比)”。

2、是要突出报账附件的“完整性”。

报账单据的附件要完整准确。根据报账单据的类型不同,对附件也有不同的要求。相对而言,日常费用类报账对附件的要求较为简单,通常需要的附件有报账单、发票、项目请示、执行情况表等。合同类报账对附件要求较为复杂,通常需要的附件有报账单、发票、合同复印件或者关键页、履约情况说明(如合同执行进度证明、到货证明、验收纪要、结算清单)等。如合同是框架下的单点合同或者补充协议,还需要提供原合同关键页。财务人员在进行审核时,应区分报账单据的类型进行分类复核,对于报账附件不齐全、不完整的,应提请业务报账部门予以补充完善。

报账单签字盖章要完整准确。财务审核时应检查报账单据是否按照企业资金支出管理办法或类似管理约定,由不同层级的授权人员人进行签字或盖章审批。计划外项目或者超计划的项目,应重点审核是否已经过企业管理层或授权人员的特殊审批。发现不符合要求的,应立即退还给业务部门重新整理填报。

3、是要突出报账材料的“逻辑性”。

逻辑性强调报账单据与附件之间、不同附件之间以及同一附件的不同页码之间在名称、标准、数据、金额等方面要相同一致,不得出现前后不一、模糊不清的情况,以免留下税务或外部检查风险。以报账单据中所需要填写的银行账户为例,业务部门所提交报账单中的银行名称、开户行、银行账号等信息必须与供应商提交的请款通知书、双方签署的商务合同中的信息一致,如供应商银行账户信息发生变更时,必须提供企业工商登记变更、加盖供应商公章的银行账户变更说明等权威有效的变更证明或委托收款证明,否则财务有权拒绝付款。

为了会计档案装订的方便,企业还可以对报账单据附件的摆放逻辑提出要求,比如按照附件的重要性将摆放次序定为报账单、发票、结算单、合同等,亦可纳入逻辑性审核

二、借支报账要靠制度进行管理

(一)、借支管理制度

1、 出差借款:出差人员出差借款必须得到董事长的审批后办理借款,出差返回5个工作日内要履行报销还款手续(参照差旅费报销制度);

2、 其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支;

3、各项借款金额超过2000元以上通过银行转账支付;

4、 借款销账规定,借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;

5、 借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。

日常费用报销制度

1、 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算;

2、 报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名;

3、 填写报销单应注意,根据费用性质填写对应单据,严格按单据要求项目认真写,注明附件张数,金额大小写须完全一致(不得涂改),简述费用内容或事由;

4、按规定的审批程序报批;

5、报销3000元以上需提前一天通知财务部以便备款。  

(三)电话费报销制度

通讯费报销要有对应的移动公司提供的电话费发票,其他票据不能代替报销电话费。

(四)交通费报销制度

1、员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下乘坐其他车辆要保存好往返相应车票

2、市内因公公交车费应保存相应车票报销。  

(五)办公费、低值易耗品等报销制度

 为了合理控制费用支出,此类费用由公司统一管理,集中购置,并指定专人负责。 

(六)招待费、培训费、资料费及其他报销制度

1、招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得董事长的同意;

2、培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司综合统一管理报董事长审批;

3、 资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请,在报销前必须到综合部管理人员签字);

4、 其他费用:根据实际需要据实支付。  

(七)工薪薪金及相关费用支出制度

1、工薪薪金等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。  

(八)专项支出财务报销制度

1、专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等;

2、填写购置申请,按公司《资产管理制度》相关规定填写《资产购置申请单》并报批;

3、报销标准,相关的合同协议及批准生效的购置申请;

4、结账报销

资产验收(软件应安装调试)无误后,经办人凭发票等资料办理出入库手续,按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单);

按资金支出规定审批程序审批;

财务部根据审批后的报销单目前现金形式付款;

若需提前借款,应按借款规定办理借支手续,并在5个工作日内办理报销手续。  

(九)报销时间的具体规定

1、为了协调公司对内、对外的业务工作安排,方便员工费用报销,财务部将报销时间具体安排如下:

2、 财务报销:公司财务部每周二、周四为财务报销日。  

(十)借支及其他业务、如工程款支付等,不受以上的时间限制,根据董事长安排,可随时办理。

    重点给大家讲一下如何填写费用报销单

1:填写报销单一定要规范

1)小写金额与人民币符号之间有空格

要求:小写金额与人民币符号不得有空格,不得连笔,正确写法¥100.00;错误写法:¥100;

2)大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐

要求:大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐;

3)报销单上字迹有涂改和勾抹

要求:报销单不得涂改,如有错误,需要重新填写;

4)大写金额书写有误

要求:金额填写规范,无书写错误;

大写数字示例:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

5)大写金额与小写金额不一致

要求:小写金额与大写金额保持一致;

6)项目填写不完整,报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的

要求:项目要填写完整,报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。

2:报销单上负责人签字一定要齐全

要求:费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人要签字,老板要签字。

3:报销凭证一定要齐全

1)取得发票上没有加盖销售方发票章

要求:发票上要盖有销售方发票专用章,并且与销售方名称一致,否则不得报销;

2)取得收据上没有加盖销售方财务章

要求:收据上要求盖有销售方财务章,没有财务章不得报销;

3)出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销

要求:出差日期和行程不同,报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。

4)报销的手撕非机打车票上没有国税监制章;或虽有国税监制章,但是没有防伪识别码或水印

要求:手撕非机打车票要印有国税监制章,并且有防伪识别码或水印;

4:票据粘贴要规范

1)票据粘贴杂乱无章

要求:票据先分类,再按时间排序,依次粘贴到粘贴单上;小张的票据需要均匀的粘贴,不能厚薄不均,确保单据平整;

2)票据使用订书机装订、固体胶粘贴

要求:要用胶水粘贴附件;

3)火车票上日期、票价重要信息,被胶水粘住,无法查看

要求:票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住,要保证票据信息可见可查。

费用报销可是个细心活,大家还是耐点心吧!除此以外,4月1日起,这8类费用报销有了变化,请留意!

三、发票要求

今天重点讲一下报账时关于发票的要求及注意事项:为什么要发票,要什么发票? 那些能报销,那些不能报销? 没有发票带来的后果是什么?等等给大家讲解一下。

(一)报账为什么要发票。

报账要发票是财务部门根本职责所在。办了支付的最基本的要求。

1、票就是钱,钱就是票;

2、是企业按照国家财经法律、法规、财务制度、准则执行、办了支付的最基本的要求。

3、也是维护企业投资人利益的关键所在。

支出没有发票或发票不合规给企业会带来重大损失,如增值税、企业所得税没有发票除不能抵扣外,还会受到一定的处罚,企业老板和财会人员还会承担一定的责任。

(二)要什么发票?

公司人员外出办事,一定要明白,为了公司利益,就得向对方索要发票。

根据税收法律有关规定,购买货物、劳务、服务应当按规定取得发票。

不按规定取得发票,相关支出不能作为土地增值税的扣除项目,也不能在企业所得税税前扣除。由于企业所得税管理费等费用进项税可以进行抵扣,所以公司职员办理业务时当向对方索取增值税专用发票否则财务就要坚守底线,不让公司利益受损,发票不合规,不予报销

1、日常管理费用,下列支出必须取得增值税专用发票

、汽油费、柴油费、电费、财产保险费

、自来水税费、供热费、场地租赁费

、电信费、物业费

2、工程款项报账支付须知

建筑公司提供的进项税,如工程款、包工包料的分包工程款等。
    购买材料的进项税,如采购钢材、水泥、预拌砂浆、预拌混凝土、木材、模板、脚手架管等。

购置设备的进项税,如购买塔吊等起重吊装设备、电梯等设备、运输车辆及其他车辆。
    综上所述几项,可以抵扣进项税的项目进行抵扣,必须提供增值税专用发票方可进行。

(三)那些能报销?那些不能报销?

1、能报销的发票。

、国家税务局发放的通用定额发票;

、公司抬头的增值税普通发票(发票项目必须与报销项目一致);

、公司抬头的增值税专用发票(发票项目必须与报销项目一致);

、车票必须提供相应的汽车、火车、飞机等票据;

、酒店住宿必须提供酒店开具的,开票日期为出差当天的增值税普通发票或专用发票。

、网费、电话费,只要该发票是合规发票,发票抬头是报销单位名称,发票内容是公司真实交易内容,项目填写真实准确,盖有清晰的对方单位财务专用章或发票专用章,发票开具时间在报销期间内(不得跨年度报销),就是可以的。

、行政事业性收费票据(财政部门监制)。如培训费、土地费等。

发票项目与报销项目的解释:

你报销的是招待费,报销项目就写招待费;

你报销的是通讯费,报销项目就写通讯费;

你报销的是房租,报销项目就写房租;

你报销的是车辆维修费,报销项目就写车辆维修费;

你报销的是加油费,报销项目就写加油费。

你报销的是办公费,报销项目就写办公费。

总之,发票项目与报销项目必须一致,这是今年严查的一个重要内容。

2、那些不能报销?

 重要:五月发票新规!

再次提醒各位:税局严查!4月开16%、10%发票要格外注意!

各级税务机关要以增值税发票管理系统中采集到的发票数据为依托,跟踪监控纳税人发票开具情况,并且据此采取有针对性的服务和管理措施。对于大量开具旧税率发票等情况,要进行分析研判。

02

 15种费用发票不能再报销 

收到增值税普通发票,发现没有纳税人识别号,不能报销!

根据第一条规定:2017年7月1日起,购买方为企业的,索取增值税普通发票时,应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。

销售方为其开具增值税普通发票时,应在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。

不符合规定的发票,不得作为税收凭证。

收到发票,品名是办公用品等笼统的名称,没有具体明细不能报销!

销售方开具增值税发票时,发票内容应按照实际销售情况如实开具,不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容,开具不实的发票,不能报销。

、收到发票带的清单,是自行用A4纸打印的不能报销!

收到的增值税专用发票,带有清单,但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的,不要拿去报销。

、发票与实际业务不吻合,比如你买的是茶叶,开的却是办公用品不能报销!

取得商品跟你开具的发票不一样,涉嫌虚开发票,这样的费用发票不能报销。

、收到发票备注栏填写项目不全的费用发票,不能报销!

是否存在应该填写发票备注栏但是未填写的发票,如:取得的装修费发票、施工费发票、房屋租金发票等等。

、收到发票章盖的不规范的发票,不能报销!

是否存在盖章错误(盖得财务章或者是公章)、盖章模糊、或者未加盖发票专用章等。遇到这种情况,必须退回。 

、成品油发票没有这三个字不能报销!

成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”。退货开具红字发票左上角第二行打印“销项负数”。普通发票(卷式)无此要求。

、成品油发票“单位栏”、“数量”栏填错不能报销!

明确表示,发票“单位”栏应选择“吨”或“升”,蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。同时,第二十一条也明确,不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证,任何单位和个人有权拒收。

、成品油发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的不能报销!

第一条就明确规定,2018年3月1日起,所有成品油发票均须通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具。

、没有购物,直接虚开发票不能报销!(完全虚开发票)

这样的费用发票不仅不能报销,还涉嫌犯罪额。

11、发票税率选择错误的不能报销!

会计人收到发票后,首先要检查发票税率是否开具正确,尤其是增值税普通发票,比如住宿费增值税普通发票税率开成了免税的税率。

发票税率开错就是不合格发票,不能报销,也不能作为扣税凭证。

12、生产企业代办退税的出口货物开具发票必须备注!

明确表示:生产企业代办退税的出口货物,应先按出口货物离岸价和增值税适用税率计算销项税额并按规定申报缴纳增值税,同时向综服企业开具备注栏内注明“代办退税专用”的增值税专用发票,作为综服企业代办退税的凭证。

13、向甲方购物,通过甲方介绍或同意甲方的安排,接受乙方开具发票。(接受第三方开发票)

14、收到一张印有旧版发票监制章的出租车发票。

15、没有编码简称的发票不能报销

2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票,“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次要有“简称”,同时“简称”还得对,才算合规的发票。

1.发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中,没有商品和服务税收分类编码对应的简称,说明发票不是发票管理新系统开具的,不能收!

2.发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中的商品和服务税收分类编码对应的简称,出现类似“*运输服务*+“不动产”这样的错误,即使税率一样,也是不合规发票;出现“*纸制品*+”服装”的这样的错误,也属于不合规的发票,都不能抵扣进项税额,也不能税前扣除!因此要求大家对税收分类编码表有一定掌握才行!

 根据国家税务总局2018第 41号公告规定:2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用。

新版发票监制章是什么样的呢?新版如图:

新启用的发票监制章形状为椭圆型,长轴为3厘米,短轴为2厘米,边宽为0.1厘米,内环加刻一细线,上环刻制“全国统一发票监制章”字样,中间刻制“国家税务总局”字样,下环刻制“××省(区、市)税务局”字样,下环字样例如:“上海市税务局”。字体为楷体7磅,印色为大红色。

16、收到一份培训会议报销单。

有培训会议清单,但是清单不是从酒店系统打印出来的,而且是会议承办方自行用A4纸制作了一份。

17、去超市购物时,发票实际采购内容是月饼、水果等,但去服务中心开发票时,将发票内容开具为办公用品等。(改变商品名称开票)

18、向甲方购物,通过甲方介绍或同意甲方的安排,接受乙方开具发票。(接受第三方开发票)

19、没有购物,直接虚开发票。(完全虚开发票、犯罪行为

(四)没有发票带来的后果是什么

1、不拿发票多缴税

税务机关实施“以票控税”,企业所有的支出都要取得合法凭证,否则不能税前列支。能够取得合法凭证成了企业节税的重要方法。

有些人不以为然,不开发票对方收得便宜,要开发票对方收得贵,羊毛出在羊身上,结果是一回事。

是不是一回事,看看例子:办事人员给公司购买1000元的文具,不开发票给900元,开发票给1000元,相差100元。

多给100元,所得税少交250元,少给100元,所得税多交250元。多给100元获得发票,实际上还是能给企业带来收益。

企业老板和财务人员应该明白:不拿发票就会多缴税。

再举个例:房租,没有发票不能作为费用扣除,发生的税费是能作为税前扣除的,而且增值税也能扣除。房租若是白条,要多收25%的企业所得税和10的增值税%,因白条还会招来补税和罚款。

另外,白条子进账,企业所得税汇算清缴时,按照<<征管法>>规定,除要补开税票外,还得处以补交税费50%以上,5倍以下的罚款,给企业造成更大的损失。好多企业都发生过这样的情况。所以员工出去给单位办事应该明白:不拿发票就会多缴税。企业老板和财务人员应该明白,交点小税能免去大税,对企业有利。加之金税三期的严查,企业一定要引起高度重视,做好平时。

最后送给员工的知心话

1、要有财务意识,银钱无小事;

2、要有法律意识和信用意识(信用体系已经建立,你过去的经验、观念、判断已经过时);不做犯法的事、不虚报冒领,占小便宜;

3、干财务现在相当不易,政策、法律、税务、审计、银行、老板、内部业务、外部业务.....加之受强大的金三系统、紧箍咒制约。所以同事之间不一定非得要互相理解、体谅财务人员的难处、至少有小范围的纯粹、信任、理解、不要伤害、不因为小事吵吵闹闹.....希望大家一起按流程做,简简单单、规规矩矩把事做好。

金税三期简介

为有效防止不法分子利用伪造、倒卖、盗窃、虚开专用发票等手段进行偷、骗、逃国家税款的违法犯罪活动,国家决定在纸质专用发票物理防伪的基础上,引入现代化技术手段强化增值税征收管理。

1994年2月国务院召开专题会议,指示要尽快建设以加强增值税管理为主要目标的"金税工程"。会议同意利用人民银行清算中心网络建设交叉稽核系统,同时指出防伪税控系统要先试点,后推行。为组织实施这项工程,国务院成立了国家税控系统建设协调领导小组,下设"金税工程"工作办公室,具体负责组织、协调系统建设工作。当年下半年防伪税控系统和交叉稽核系统开始试点,金税工程正式启动。

总体目标

金税三期:二期是对专用发票和增值税纳税状况进行监控。三期在二期基础上,吸收外国经验,运用高科技手段,结合我国税收管理实际,设计的高科技管理系统。系统由一个网络,四个子系统构成,覆盖全国税务机构,具有防伪开票、认证、稽核、协查功能 根据一体化原则,建立基于统一规范的应用系统平台,依托计算机网络,总局和省局高度集中处理信息,覆盖所有税种所有工作环节国地税局并与有关部门联网,包括征管业务、行政管理、外部信息、决策支持等四大子系统的功能齐全、协调高效、信息共享、监控严密、安全稳定、保障有力的税收管理信息系统。建立"一个平台、两级处理、三个覆盖、四个系统"现共七大子系统、35个模块。

一个平台指包含网络硬件和基础软件的统一的技术基础平台;

两级处理指依托统一的技术基础平台,逐步实现数据信息在总局和省局集中处理;

三个覆盖指应用内容逐步覆盖所有税种,覆盖所有工作环节,覆盖国地税局并与相关部门联网;

四个系统指通过业务重组、优化和规范,逐步形成一个以征管业务系统为主,包括行政管理、外部信息和决策支持在内的四大应用系统软件。

 

赵拴平

二〇一九年六月十九日

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