办公丨厉害了word的神技能,助你迅速提升办公效率(办公族必知!)

2019-07-04  五毒缺嫖赌

Microsoft Office Word是我们平时工作中,使用频率最高的办公应用软件之一。靠着它,我们可以写论文、写方案、写计划……

但是你真的懂Word吗?

其实,这个软件背后,还有一大批隐藏的技能你没有get到,掌握它们,能让你平时的办公更加便捷顺畅。

1、妙用Alt键(键盘之王)

Alt是单词“Alter”的缩写,意思为“改变”。

在Windows操作平台上,Alt键号称键盘之王,熟练使用该快捷键与相关组合,能让你的工作效率大大提高。

按住Alt,可以选择文章的矩形块文档,然后选择Ctrl+C组合键就可以完成相关内容的复制,或者直接修改这部分文字。

▶ Alt在word里的应用远不止于此,点击菜单栏的“视图”,勾选“标尺”,按住Alt键,拖动左右(上下)边距,可以精确调整其在标尺上显示的具体值。

▶ 用Shift+Alt+上/下方向键能够调整文档中段落的顺序,也可以调整Word表格中的行序。

2、F4键(Word里的大神器)

其实很多人都不了解,在Word中还有一个好用的功能键就是F4。F4可以完成重复上一步的操作,实现相同内容的连续复制。

比如我输入abc,按一下F4键,就会自动再输入一遍abc。

在我们平时编辑文档的过程中,如果我刚刚设置好一段文本的字体、颜色、缩进等格式。

此时,我只需要选择另一段文字,再按F4键,就可以自动再把刚刚设置好的效果再复制一遍,应用到新的选择里,实现和菜单栏里“格式刷”相同的应用效果。

Word编制表格中,在下方添加新行的命令,同样可以用F4键重复添加。

3、Ctrl加字母(无所不能的快捷键)

Word是当之无愧的文档编辑神器,而Ctrl+组合快捷键分分钟让你变身文字达人,比如我们平时工作中,常用的Ctrl+C就是复制(copy), Ctrl+v就是粘贴(paste), Ctrl+X就是剪切(cut)。

4、在Word中常用的快捷键

▶ 最基本的快捷键,Shift+上下左右,可以用键盘从当前光标位置选择所需要的文本内容。

▶ F2键的妙用:选择好需要的文本后,按住F2键,此时光标会自动变为虚线,你可以不用按住鼠标左键拖动,而只用键盘就可以将所选文本移动到任意的位置。

▶ 快速放大或缩小字体,我们只需要使用Ctrl+Alt+<就是缩小,Ctrl+Alt+>就是放大,或者使用Ctrl+D直接调出字体栏,再配合Tab+Enter可以实现全键盘操作。

Ctrl+L左对齐,Ctrl+R右对齐,Ctrl+E居中

▶ Ctrl+F查找,Ctrl+R替换,在信息量大的文档中,查找与替换功能能很大提高工作的效率。

▶ Ctrl+Z撤销,那还原呢,直接Ctrl+Y就可以实现撤销上一步。

▶ Shift+F3,英文可实现全部大写和英文全部小写和首字母大小写切换。

▶ Ctrl+ Shift+C粘贴格式,再用Ctrl+ Shift+V可以将对应的格式粘贴到另外的文本之中。

▶ Ctrl+Z使用撤销命令来撤销上一个命令或删除最后键入的条目。

▶ Word中输入三个等号(=),然后按回车键(Enter),会出现双横线。

▶ Ctrl+1设置当前段落行距为1倍,Ctrl+2设置当前段落行距为2倍,Ctrl+5设置当前段落行距为1.5倍。

5、巧用文档比较

Word的“审阅”功能可能大家用的并不是很多,但是巧用审阅功能,能让你在编辑文档中,分清前后的改动变化,记录你编辑的细节改动。通过点击“修订”按钮,前后做的任何修改,都会留下痕迹。

尤其在一些文件或者合同编辑的过程中,对文件很多细节做了修改以后,过程中没有做任何标记,如果查阅文件者要求将文件前后改动的地方全部做出标记,以达到前后的对比审核,你就可以用到“审阅”功能中的“比较”功能,就可以很快查找出修改的各处细节变动,很大地提高工作效率。

如果对修改的内容无异议,即可选择“接受所有修订”,一键搞定。

双击Word中右下角的小横杠,可以轻松将页面分为两屏,尤其在写文章的时候,可以同时查看前面的内容,前后比对,毫无压力。

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