【原】excel数据核对技巧：如何用函数公式标识输入正误

编按：相信在座的小伙伴都有录错数据的经历，当时可能就是脑子走了下神，眼睛突然一花，就犯了错。要是有什么东西能在我们犯错的时候，提醒下我们就好了…不用担心~今天小编就教大家做一个红绿灯的提醒效果，数据录错亮红灯，数据录对就亮绿灯。是不是很神奇呢？赶紧和小编一起来看看吧~

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哈喽，大家好！我们平时人工录入较长的文本数据时，稍不注意就容易出错。为了避免出错，通常我们会提前对单元格设置数据验证。有些时候，我们还会考虑列与列之间的关系，根据列关系自动判定数据的对错。

比如下表,款号、货号、色号、条码的信息均存在一定的关联。货号的前6位表示款号，从第8位开始的两位表示色号；条码的前6位表示款号，从第7位开始的两位表示色号。是不是光听着就头大了(T ^ T)~

我们希望如果录入的数据满足列与列之间的关系，表格亮绿灯，表示数据录入正确，反之亮红灯，如下，应该怎么实现呢？

一、首先我们可以根据各列之间的关系，设置公式分别判断录入的数据是否有误。

1、 货号前6位=款号

在F2单元格输入公式：=LEFT(B2,6)=A2，下拉填充公式。用LEFT函数在货号列单元格左取6位，判断是否等于款号。等于则返回TRUE，不等于则返回FALSE。

2、 货号从第8位开始的两位=色号

在G2单元格输入公式：=MID(B2,8,2)=D2&""，下拉填充公式。用MID函数从货号中间的第8位开始截取两位，判断是否等于色号。等于则返回TRUE，不等于则返回FALSE。由于MID是文本函数，其输出的结果都是文本，而色号列中既有文本数据又有数字数据。所以为了保证数据格式一致，我们在单元格D2后面连接了一个空，将D列（色号列）的数据统一转换成文本。如果直接用=MID(B2,8,2)=D2，则可能会因为格式不匹配，出现错误判断，如下图：

3、 条码前6位=款号

在H2单元格输入公式：=LEFT(C2,6)=A2，下拉填充公式。用LEFT函数在条码列单元格左取6位，判断是否等于款号。等于则返回TRUE，不等于则返回FALSE。

4、 条码从第7位开始的两位=色号

在I2单元格输入公式：=MID(C2,7,2)=D2&""，下拉填充公式。用MID函数从条码中间第7位开始截取两位，判断是否等于色号。基于同样的原因，我们在单元格D2后面连接了一个空,使D列（色号列）的数据转换为文本数据。

根据需求，只有录入的数据同时符合上述四种条件，录入才算正确。对于判断是否同时满足多个条件，我们就要用上AND函数咯~

将这4个逻辑值作为AND函数的参数，代表着只有同时满足这四种条件时，才算TRUE，只要有一个条件不满足，那都是FALSE。

在J2单元格输入公式：=AND(F2:I2)，下拉填充公式。

现在我们得到的数据是逻辑值，不方便我们后续的使用，所以我们需要乘以1，将逻辑值转换成数字。此时TRUE相当于1，FALSE相当于0。

二、接着我们做红绿灯提醒效果。

选中最后一列数据，在“开始”选项卡，点击“条件格式”-“图标集”。在“图标集”中选择红绿灯样式。

效果如下：

这样看着似乎差不多了，但是这个1、0看着总觉得不是很美观。我们设置一下图标集样式。

选中J列，点击“条件格式”-“管理规则”，点击“编辑规则”，勾选“仅显示图标”，点击“确定”。

最后将图标居中显示，效果如下：

到这里，基本上已经实现我们开始时想要的效果了。但是细心的小伙伴此时发现了一个问题，当对J列数据进行筛选的时候，显示的是数字0、1。我们虽然能明白这里的0、1是啥意思，但其他同事看不懂啊！该如何解决呢？

这里就要用到我们的自定义格式啦~

选中最后一列数据，右键，点击“设置单元格格式”，点击最下面一行的“自定义”，在“类型”一栏输入“通过;;不通过”，点击“确定”（注意通过和不通过中间是英文的分号哦~）

 效果如下：

最后，我们将F-I列的数据隐藏，得到最终的表格。

小伙伴们都学会了吗？是不是觉得复杂，先按步骤做一遍，了解操作原理吧！

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