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今天的我 又开了一天的会 小组晨会 部门周会 公司年中会 …… 职场中的你，肯定会有以下的经历： 工作堆积如山，各种会议也是扎堆涌现，大部分的工作时间被会议占用，而其中有用的会议却很少； 会议临近尾声，你已经迫不及待想要回到工作岗位上处理工作，领导突然话锋一转，又开始了新的篇章； 开会讨论了几个小时，散会的时候听到一句：“还是按照原来的方案来吧”； …… 周会、月会、季度总结会、发布会，偶尔再来个头脑风暴会、技术交流会、需求评审会、项目动员会……作为当代职场人，每天都会被大大小小各种会议所围绕，在会议上消耗了无数的热情和资源。工作时间开会，休息时间工作，开会似乎已经成为了加班的原罪！ 会议作为一种上传下达、内外交互的管理手段，是公司管理中无法规避的刚性需求。不管公司规模大小，都需要通过各种各样的会议来收集信息、讨论问题、做出决策等。因此对于职场人来说会议是不可避免的。 会议是以协作的形式展开，其中最大的成本是时间成本，而时间属于一种零和资源，一旦消耗就无法再生。因此，会议的效率也在一定程度上反映了公司的管理水平，是一种软实力的体现。公司管理者想要提升公司的软实力，从而提高公司的竞争力，必须要关注到会议的效率和质量。 那么，到底该如何做，才能让会议变得更开放、有效而富有建设性呢？ 接下来，我们从【会议组织者】和【参会者】两方面来聊聊如何提高会议效率，希望能给准备开会的你或正在开会的你，有一点启示。 一、凡是会议，必有准备 不管是公司内部会议还是大型会议，会议组织者都必须要做好会前准备。 1 会议目的 明确会议的目的，是开会前要做的第一件事。明确这场会议是到底需要做出一个决议、解决一个问题，还是同步一个信息？ 会议中所有的行动，都是围绕会议目的展开。如果会议策划者没有想清楚会议要解决的根本问题是什么就匆忙召开会议，一场没有目的的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费所有人的生命。 2 会议议程 会议议程是会议前期准备中的重要一环。它既是会议按照既定流程顺利开展的重要线索，也是参会人员参会的指南手册。 小到部门周会，大到国际会议，在会议举办之前，会议策划者都需要设定明确清楚的会议议程。根据会议目的，设计出一套合理的会议流程，其核心在于对问题的澄清和提出建设性的解决办法，其中的每一项讨论都必须要控制时间，不能任由发言人泛泛而谈，海阔天空。 在会前，会议组织者将制定好的议程表发送给参加会议的人员，使他们能了解会议的目的、时间和内容，提前安排好手头上的工作，同时能有充分的时间准备相关的资料。发言人可根据具体时间安排来控制自己的表达时间。 技巧推荐 在面对需要持续3—5天，演讲嘉宾过千，上百个分会场的会议日程安排时，仅靠人工来进行日程排布，不仅耗时耗力，而且极易出现错误冲突的日程安排。 面对这些困境时，许多会议主办方都选择使用了百格活动的会议日程安排功能。通过系统化的日程编排和管理，帮助主办方轻松搞定繁琐复杂的日程安排，让会务有条不紊的按照安排好的程序一一进行，同时让参会者更加清晰的了解日程。 (第五届NJSD全球软件大会部分日程展示) 如果你也想体验百格活动的会议日程安排功能，长按并识别下方二维码即可申请试用哦！ 3 会议角色分配 《哈佛商业评论》的调研中曾提到，一场高效的会议一定会明确好设定角色：主持人、决策者、参与者、记录者等，具体到每一个人身上。 通过角色的设定，可以让每个参会人员都紧张起来。如果不设定角色，那么很多人参会其实都是不在状态的！因此，会议策划人需要在会前明确每个参会人的角色，且在明确角色之后告知相应参会人提前进行准备。 主持人 根据会议内容和深度选择胜任的主持人。公司内部会议时，主持人通常是决策者或者执行负责人。 主持人在开会前，花2—5分钟进行有意义的开场陈述，再次阐明开会目的及会议议程，这样做的好处是不会跑偏、不会超时，且保证会议结束有结果。主持人的另外一项重要职责是，严格按照议程的时间组织讨论，并在每个环节给出时间提示。避免出现前面的人发言时长不受控制，后面时间不够的情况。 决策者 一般为公司领导或者具体负责人。每次会议都需要形成决议，一场没有决议的会议依旧是低效甚至是无效的。在会议进行到最后的时候，由决策者做出决议，各项决议要有具体执行人员及完成期限。 参与者 组织者需要根据会议的具体内容来进行参会人员的筛选。开会时，只需要和会议主题有关的人参加即可，对于直接负责会议主题的工作人员是必须要到场参加会议的，对于会议主题有着参与内容的工作人员也是需要到场参加的。 记录者 每一场会议都一定要有一个准确完整的会议记录，记录者在会议结束后，需要尽快将会议记录发布出来。一般小型会议，简单记录时间、人员、主题、主要事项、结果等内容即可。 重要会议时，记录者则需要重点记录以下内容： （1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的相关活动； （2）会议中各方讨论、争论的焦点及其主要见解； （3）重要领导或代表人物的言论； （4）会议中已议决的或议而未决的事项。 二、凡是会议，必有控制 会议局面控制不当，导致会议现场混乱；会议讨论高度发散，缺乏深度等；没有严格按照活动日程进行，导致会议时间严重拖沓……这些都是会中控制不当的表现。 议事过程作为会议的主体及核心部分，一旦出现会中控制不当的问题，就可以直接判定这场会议是低效的。 为了保证会议的高效，如无特殊情况都应尽量按照事先的议程安排进行。其中，主持人对会议局面的控制是核心。在会议中，主持人需要控制好每位发言人的时间，如果发言人时间过长，可适时打断提醒一下，控制好整个会议的流程，确定会议能按照既定的日程来进行。同时会议记录者也要全神贯注，记录下会议的核心内容。 三、凡是会议，必要跟进 散会不追踪，开会一场空。在会议结束时，组织者需要及时将会议中的决议内容发放给每一位执行人员，会议中的每项决议都要跟踪、稽查，如出现意外情况时需及时进行调整，确保每项决议都能按时完成。 同时在会后组织者可对参会人员进行调查回访，通过问卷调查的形式进行会后评估工作，通过对已经结束的会议的总结分析而获得更高的办会经验教训，使以后的会议质量越来越高。如何使用问卷调查进行有效的用户回访呢？ 问卷调查使用方法点击→【阿里巴巴、腾讯都在用的活动工具！】 会场如职场，主动表现，追求晋升才是王道！ 哲学家贝克莱说过一句著名的话：存在即被感知。那么如何在会议中刷出存在感，让老板感知到你呢？积极发言是最好的方法。 任何需要你发言的时刻，都等于把你置于舞台之上。在会议中，你可以通过发言，把自己的观点说给所有人听，可以让平时不关注你的人或者老板都能关注到你。不一定需要有什么建设性的意见和评论，只要是能对工作产生帮助的语句、观点，都会给你带来与平时不一样的关注。 想要在会议中明晰有力地表达想法、进行发言，你需要做到以下几点： 会前做足准备：
会中明确表达
无论你是会议的组织者还是参会者，都需要明确的一点是：开会是一伙人在一起解决问题，而不是制造问题。 会议组织者通过有效的会前准备、会中控制、会后跟进，参会者在会中积极主动表现，才可以从根本上让会议成为真正成为激发创造的源泉，有效达成会议的最大公约数。 文中部分图片来源网络，侵权删除 |
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