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通过对合同管理流程梳理，进行风险评估，查找出关键环节的风险点。针对风险点，在完善合同管理制度的前提下，优化组织架构，制定内部控制措施，加强薄弱环节的控制，达到防范经营风险的目的，实现精细化管理。
[关键词]公立医院；合同管理；风险管控 引言 医改的持续推进对医院提出了更高的管理要求，医院管理模式由粗放型走向精细化。随着业务量的增长，医院对外签订经济合同的数量也随之增多。公立医院合同管理作为内控体系的重要内容，其目标与内控体系的整体目标是一致的，将合同管理作为重要抓手，完善医院内部控制体系，建立规范化管理格局，使医院具备强大的生命力[1]。根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》文件精神，医院对合同管理流程进行梳理，找出关键环节风险点及不足之处（图1）。
图1：对比图（内部控制规范、风险点、不足） 行政事业单位内部控制规范（试行）业务层面控制——合同控制 | 风险点 | 不足 | 第五十四条 单位应当建立健全合同内部管理制度。单位应当合理设置岗位，明确合同的授权审批和签署权限 | 缺乏专人监督 容易发生越权签署合同 | 未设置专人进行合同审核 管理 | 没有建立授权签署机制 | 第五十四条 单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制财务部未参与合同签署前审核 | 归口管理部门职责不明确 | 没有明确归口管理制度 | 内审监察科等监督部门未参与合同签署前审核 | 第五十四条 实现合同管理与预算管理、收支管理相结合 | 资金预算不准确 | 没有结合预算、收支管理 | 第五十五条 必要时可聘请外部专家参与相关工作 | 容易产生法律风险 |
| 第五十六条 单位应当对合同履行情况实施有效监控 | 未按照规定程序办理合同解除等情况 | 合同履行监督机制不完善 | 第五十六条 因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取应对措施 第五十九条 单位应当加强对合同纠纷的管理 | 容易产生合同违约，产生合同纠纷不利于我方单位 | 纠纷机制不健全 | 第五十七条 财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理 | 未能及时进行货款的结算清理 | 没有信息管理系统，对合同是否履行、变更监控较难 | 第五十八条 合同归口管理部门应当加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管 | 查阅、追踪合同困难 | 未能全过程管理 没有实现电子化归档 |
通过识别风险点，找出不足，我们采取了下列改进措施：
一、制定完善的合同管理制度 合同管理规范化、科学化离不开切实可行的合同管理制度。根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，制定《医院经济合同管理办法》，明确规定医院的合法权益神圣不可侵犯。对合同签订前的准备、会签、履行、验收、付款、存档、纠纷处理等环节做出规定。完善授权签章制度，明确相关部门和岗位的职责、权限，有效防止未经授权的签约行为。二、组织结构改造与优化 实现合同草拟与审批、审批与签订、审批与执行、执行与考核等不相容职务相互分离。分级管理，内外联动（如图2）。为了最大程度规避法律风险，聘请第三方专业律师参与合同的拟定，起到内外协作，各部门高效合作又相互牵制。
三、规范合同管理流程 在修订合同管理制度的基础上，进一步对医院的合同管理业务进行梳理。为此我们进行穿行测试(walk through testing它是指追踪交易在财务报告信息系统中的处理过程)，如：签订一份设备合同，从合同签订开始时测试，经过合同签订、履行、归档等流程（图3）。对比内部控制规范规定，找出风险点，以发现内控流程缺陷（如图4）。对流程进行优化，对审批权限重新设定，对HERP信息系统进行改造，实施合同管理模块。该模块提供合同录入、审查、到期提醒、合同归档、查询、台账统计分析等功能，实现合同管理全流程规范化、模板化、无纸化（如图5）。
图4：穿行测试的结果（风险点） | 1 | 内审监察科、相关协助科室没有参与合同签订前审批。 | 2 | 没有规定是否根据金额大小授权科室科长签约。 | 3 | 合同均是纸质版存放，暂未实现电子化存档。 | 4 | 没有规范的书面流程。 |
（一）合同签订环节
在合同签订环节，根据院内标准合同模板进行编辑，承办部门录入系统，生成《合同审批表》，经内审管理监察科、分管领导、财务部、总会计师、院长确认后方才能执行盖章（如图6）。对于一些特殊事项，需要经过外聘的法律顾问确认。通过合同审批表，使得权责清晰，保证合同在订立环节得到严格的控制。
明确规定合同签订环节各部门的职责：
1、承办科室：对合同的履行条款、双方权利义务、违约条款负主要责任，保证合同条款与谈判一致。
2、相关科室：根据业务范围及专业知识积极提出相关建议，共同致力于合同内容的落实。如：信息科的机房建设合同（含硬件购置和机房基建），需基建科加具意见，对涉及合同的基建条款负责任。
3、法律顾问：在法律范畴内出具意见，规避法律风险。
4、内审检察科：对合同管理全过程进行监督，保证合同条款与谈判是否一致。
5、业务分管领导：对合同审批。
6、财务部：审核财务类条款，审查是否电子化归档。
7、总会计师：对经济合同进行会签。
8、法人：对重大、特殊合同进行审批。
9、医院办公室:审核合同审批表上流程是否完善，对不符合流程的行为拒绝加盖公章。（医院公章归口部门，符合审批流程的合同加盖公章）
属于“三重一大”事项需要经班子会议确认。
为了进一步提高合同管理水平，制定合同审批表的审批时限，严格要求相关责任人在限定的时间内审批合同（如图7）。
（二）合同履行环节
履行是合同内部控制的关键环节，医院相关部门严格按照合同约定方式进行执行，维护医院的合法权利不受损害。明确规定合同履行环节各部门的职责：
1.承办部门。
按合同标的分类，可分为：①固定资产类合同：承办科室组织资产安装，并与使用科室共同验收。对质保期内维保服务质量进行监督，保证资产在质保期内正常运作，达到约定效果，才可支付质保金。②存货类合同：承办科室负责验收及保管。③服务类合同：承办科室根据合同条款，进行监督考核。承办科室根据系统提供的付款日期和付款金额，填写付款申请书。
2.财务部。
根据《内部控制规范》第五十四条“实现合同管理与预算管理、收支管理相结合”，我院将所有资金支出均纳入了全面预算管理。财务部根据科室提供的付款申请书、预算情况、合同的条款、进行合法合规审核。为了对合同履行的实时有效监控，保证合同的时效性，合同信息系统提供合同到期预警、付款到期预警等功能，财务部对没有正常履行的合同及时提醒相关科室。
（三）合同归档管理
传统合同管理都是纸质版归档，且合同分布在每个科室，不利于查阅。经过合同管理信息化建设后，电子版文件（合同文档、合同审批表等）都扫描存放在HERP平台上，相关部门可以根据权限在系统上随时查阅电子版资料、追踪合同的付款情况。承办部门和医院办公室应按照院内档案管理制度分类保存合同原件。
四、效果确认 随着医院经济规模不断扩大，涉及面愈加广泛，经济合同作为医院经济活动的重要载体，是对合同各方形成有效约束的关键凭据。此次改善在领导的高度重视与医院各职能部门共同协作下顺利进行，解决了原合同管理模式存在的不足，加强了医院对业务层面的控制，推动了内控体系的完善，形成医院经济合同全生命周期管理模式，保障医院各项经济活动有序开展。[参考文献] [1]张莹，李晓霓.试论如何做好医院经济管理管理工作——以某医院经济合同审查工作为例[J].中国卫生产业，2016，(10)：29-31
[2]陈菡，陈爱华.行政事业单位与企业内部控制规范差异分析—基于COSO 内部控制整合框架视角[J].生产力研究，2013（10）：178-181. [3]财政部会计司.关于美国、加拿大政府会计改革与内部控制建设情况的调研报告[R]..http：//www.mof.gov.cn
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