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职场上,有一种智慧叫“管好自己的嘴巴”

2019-07-26  蜀中龍門

一位做招聘的HR向做培训的HR诉苦,说自己每天都要说很多话,舌头都直了,做培训的HR就笑了。

做培训的转身向做绩效管理的HR抱怨,每天说话说得嗓子冒烟,做绩效管理的就笑了。

做绩效管理的回头向做员工关系的HR发牢骚,每天都说些又哄又吓的“鬼话”,真烦,然后做员工关系的就笑了……

有人说HR是“耍嘴皮子”的职业,一句话可以让人笑,一句话可以让人跳,这个特点在HR职业中体现得酣畅淋漓。

俗话说:覆水难收,话在暖,说在慎。

有些真相HR心知肚明,但却能做不能说,属于“你懂得”的范畴。如果实在必须要说,就看怎么说。真正聪明的HR,一定管得好自己的嘴,善于把握说话的“度”。

01 HR对不予录取面试者的回复

HR把面试结果回复给面试者,是对面试者最基本的尊重。无论结果好坏,都应该告知面试者是否录取,即便是一个模板邮件。

但为什么很多人面试过后都杳无音讯了呢?我想,根本原因不是HR不想告诉面试者,而是不知道如何告诉面试者,尤其是许多上不了台面的“原因”——例如面试官不喜欢这个人,嫌他“颜值低”。如果非得告诉面试者原因的话,我们总不能说因为他长的丑而不录用吧。

当然,除了颜值问题,“不能说的秘密”中还有一些更奇葩的,我曾经在微博上看到一则新闻,成都妹子小赵在求职面试时遭遇到了让她难以接受的拒绝理由:因其25岁还单身,而被公司拒绝录用。然后,这条微博迅速上了热搜榜,引起了网友的激烈讨论。当事公司HR表示,小赵25岁还单身说明她的人际交往有问题,同时也怕以后小赵交了男朋友后会分心影响工作。

所以,如果不准备录用面试者,HR该如何回复有以下四个建议:

1.有面必答

拒绝一个应聘者,如果觉得不适合当面告知或者电话通知,怕双方都会觉得不大自在的话,最好是面试时告诉他几个工作日内等结果,客气送走,然后在约定时间内发一封拒绝邮件给应聘者。

2.尽量委婉

拒绝的内容和措辞要委婉。首先要表达对面试者关注本公司的感谢,然后要表达对面试者优点的欣赏,比如“您的学识和资历给我们留下了良好的印象”,再客观地描述,很遗憾这次不能录用,是因为彼此不合适,而不是能力不行。

3.期待未来

拒绝只是暂时的,“凡事留一线,日后好相见”。即使是拒绝的语言也可以具有鼓励性,表达未来合作的可能性。比如说“我们已经将您的资料列入人才储备档案,希望我们今后有共事的机会”。真的留下简历,也留下心。

4.统一措辞

HR要把对不予录取面试者的回复当成一件正事认真对待,答复时不能每次都临时思考措辞,要形成统一的表达方式。这样既可以保持公司雇主形象的统一,也能做到公平地对待每一位面试者。

02掌握辞退面谈的艺术,与员工好聚好散

如今,人力资源的工作似乎只剩下了永无止境的招人、入职、裁员这三项。招人时为了企业发展,裁员也是为了企业发展。用人部门一句话,就把最难的部分交给HR部门,招人难,辞退员工更难。这其中的弯弯绕,哪里是用人部门想的那么简单的呢?年底到了,作为HR,可能面临的一项重要工作就是劝退同事,甚至是要好的朋友。

HR与员工进行劝退交涉时,相当考验情商和专业能力,话说的不对,就容易给公司带来麻烦。

去年3月,有一篇叫做《蓝色光标,所谓亚洲最大公关公司,如此坑害老员工,良心真的不会痛吗?》的文章刷爆朋友圈。

文章的当事人自称在蓝色光标工作了713天,却被公司威逼利诱要求主动离职,否则就以严重违纪为由开除。

事件的关键点,除了公司想一分钱不支付就辞退员工之外,另一个直接的矛盾点就是蓝色光标这位HR简单粗暴的劝退方式。

虽然我并不清楚这位HR现场的表达是否被夸大,但HR的职业形象这次又成了人们口中的笑柄:原来你们HR都是这种存在么?

这几乎是每一个HR都要面对的问题。在劝退面谈中,HR该如何表达,有以下几点建议:

1.肯定员工优势、优点以及为公司做的贡献

虽然有些套路,但这一点可以给被劝退员工信心和温暖,同时也保证谈话可以继续良好的进行下去。

2.告知劝退消息,并尽可能帮助员工考虑

HR可以根据之前对这位员工个人情况的了解,力所能及地为其提供一些建议。

3.把话说清楚,该补偿的给予补偿

在解除劳动合同时,用人单位一般都倾向减少遣散成本,从经营管理的角度而言,当然无可厚非。但从员工角度来说,依法要求单位支付应得的经济补偿也是合法合理。这个时候,作为用人单位职工的HR,毕竟要站在公司这一边,所以需要将解除劳动合同的事实和对用人单位有利的事实固定下来,并送达该员工。

其实劝退员工,就像你要和“对象”分手一样,所以这次谈话会很沉重,但从人性化的角度考虑,即使是员工过错性解除劳动合同,HR也要注意尽可能驱赶员工因为被解雇而带来的沮丧心理,至少不要去打击,生硬的把辞退理由扔给员工。

03懂得和员工“对话”的HR才是好HR

在互联网经济时代之下,市场竞争加剧,企业内部的矛盾往往伴随多样化的表现方式,员工和员工之间、部门和员工之间、部门和部门之间、员工和领导层之间、领导层和领导层之间、领导层和部门之间……如果再加上合作伙伴和客户等矛盾来源,则情况经常会更加复杂,面对如此错综多样的形式,HR必须抓住“理解员工”这一黄金法则,站到共情的高地上去,才能找到和员工正确对话的方式,并确保通过和员工的对话,形成更加稳定扎实的沟通。

举个案例:

某员工在接到公司调令之后,感到迷茫,在和HR的谈话中,他这样说道:“公司派我去国外进行调研,一去就是两年,可我从大学毕业之后,就没离开这座城市,家人、女友、朋友都在这里,现在一下去国外,一点准备都没有。公司能不能派其他人去呢?”

在这种情况下,HR应该首先在情感上理解和关怀对方,如果你的回答是:“不对啊,出国工作是好事情啊,很多人想争取还争取不来呢,你太傻了。”这种答案根本没有考虑对方的情感态度,谈话自然也就起不到应有作用。

你不妨采用这样的谈话方式:“是的,你以前学业和工作都很顺利,但都是局限在这个城市,现在突然要出国,在异国他乡开展工作,的确不容易,我非常能理解。当时许多同事也曾经面临过这样的问题……现在我们可以来分析下,你目前遇到的问题包括哪些,有家庭方面、社交方面和事业方面的,公司又能够给你提供哪些方面的援助,如果你选择出国,你会在面对挑战的同时,获得哪些机遇,如果你放弃,那么你失去的将是未来哪些可能。等我们做好这些分析,相信你再做决策也不迟。”

在这种谈话的氛围引导下,员工首先会在情感上得到补偿,感到自己是被理解、尊重和接纳的;其次,在理性上,他们也感觉自己获得了良好的思路支持,具备了进一步思考和尝试的勇气。这样,HR就能更高效地解决问题,变“对抗”为“对话”,变“消极”为“积极”,变“不可能”为“可能”。

写在最后

总结一下,HR不直接与公司产品打交道,核心工作就是和人打交道。

面试时,需要和应聘者进行问答;

入职时,需要招呼新同事,给对方留了一个好的印象;

培训时,更要回答学员们提出的各种问题,需要应对想象不到的挑战;

留人时,更要动之以情,让对方心悦诚服……

所以,用好自己的嘴巴,是一个人的情商,也是一名优秀HR必备的能力。

顺便说一句,无论你从事什么职业,能懂得如何说话,那么你在职场、生活中都会如鱼得水,进退自如。

所以,不妨好好检查自己,平时是不是一个会讲话的人?

作者:丁路遥,今日头条优质职场领域创作者,三茅网专栏作者,环球人力资源智库、猎聘、智联等多家头部平台签约作者,高级人力资源管理师,二级心理咨询师

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