|
成功举办会议的神奇因素是什么？参与者建立关系，交换想法，挖掘洞察力，做出决策并获得推动工作所需的信息的会议？我们都知道，没有准备和努力工作就没有“魔力”。但成功会议有五个基本原则。在整个会议周期中纳入这五个会议原则，并观看您的会议绽放。 原则1：每个声音都很重要 不同的观点丰富了对话，加强了团队，并通常可以带来更好的结果。良好的会议领导者建立一个安全和开放的环境，参与者可以表达他们的关切。您无需改变整个组织的会议文化，即可在会议中记录每个语音。 通过仅邀请需要观点的团队成员来实现会议目标，使团队保持小规模和可管理性。让其他参与者可选，并确保他们收到会议记录的副本，以便他们保持循环。 尊重人们不同的沟通方式和喜好。使用满足内向和外向的需求的策略。传递信息的不同方式可以吸引不同的学习方式。优先考虑的是使小组中的每个人都能清楚地了解信息，以便优化参与度。 原则2：每个人都应该做好准备 会议准备通常从会议负责人开始，但不会在那里结束。团队成员还需要为会议做准备。作为会议策划者，您可以在会议之前制定周到的议程，以促进会议准备。但是，如果你是唯一准备好进行对话的人，你可能会在会议期间花费额外的时间设置上下文，对话漫无目的地游荡，团队成员感到迷茫，不需要，或者他们浪费了时间。最重要的是，目标未达到，您发现自己安排另一个会议继续此对话。 将会前工作作为议程的一部分包括在内，并提前与参与者分享。预先工作是会议参与者的一项任务，因此他们确切地知道在会议之前要做什么。它通常会建立背景或提示反思，因此会议时间可以花在更深入的对话上，以推动工作向前发展。 通过在议程创建过程中寻求帮助并向他们发送关于完成前期工作的提醒来影响他人为会议做准备。制定团队准备规范将有助于加强这种行为。 原则3：以意图开始和结束 如何开始和结束会议对其成功的影响可能比您想象的要大。人们在他们的脑海中进入房间与其他主题。在一整天的会议中，他们甚至可能都不记得他们正在参加哪个会议。 为了支持心理过渡到会议对话，开始会议是至关重要的。同样，会议的结束通常是匆忙的，有些人在这次谈话完全结束之前偷偷溜到另一次会议。以意图结束会议有助于参与者感觉他们的时间花得很好。 首先提醒参与者你为什么在那里以及你打算完成什么。要求参与者留出诸如手机和电子邮件之类的干扰，并参与会议内容。使用快速登记程序帮助您的团队专注于对话，并迅速让每个人都参与会议。 通过总结会议结束会议，该会议将审查会议期间的任务和决策。这确保了下一步和结果是明确的，有关闭，团队感到成就感。 原则4：将您的会议视为发布点 无论谈话效率如何，如果会议结果未得到落实，会议在某些方面仍然是一种浪费。后续步骤落后，决策被遗忘，使得很难继续保持这种势头。那么，如果他们只是被抛弃，为什么要花时间澄清后续项目呢？ 记录笔记，想法，学习，决策和其他信息，以便将来可以轻松共享和访问。在会议结束后的24小时内发送会议记录，并确保包括应通知的非会议利益相关者。 确保某人对每个操作项负责，以便完成。将您的任务转移到您的个人任务系统，以便这些项目不会破裂或使用自动将您的会议任务放入待办事项列表的系统。 原则5：再次创建，迭代，然后迭代您的会议流程 花点时间开发适合团队会议的流程。创建共享流程将使每个人都更容易支持有效的会议。您花在开发系统上的时间将会有所收获。当你有一个流程到位时，不要让它变得陈旧;相反，不断反思和迭代过程。 每隔几个月举行一次团队审查会议，以审查您当前的会议计划，促进和后续流程。 如果您的组织没有现有的会议流程，或者您正在尝试彻底改变团队文化，那么让像把事情做完方法或会议独木舟这样的模型激发您的流程。 您的团队是否遵守这些关键原则？你今天可以开始实施哪些？
|
