分享

数据出错被老板骂,这个表格实例教程救了我!99%%E7��职场人用得上!

 mishoushu 2019-08-18

数据出错被老板骂,这个表格实例教程救了我!99%的职场人用得上!

数据出错被老板骂,这个表格实例教程救了我!99%的职场人用得上!

WPS Office
已认证的官方账号

刚刚,我隔壁座的同事被老板骂哭了。

他是公司里一个很努力+勤奋的内勤同学,每天都需要统计公司的货缺情况还包揽了行政业务。

他靠加班熬夜努力工作,辛苦的付出但是却没有换到相等的收获反馈。

这次被骂,是把公司的考勤情况统计错了。

眼见老板要盘他,帮他重新设计了一个高效的考勤表。

他再也没出现错误且工作时间大大缩减,效率明显提升。


今天就把这套《考勤表完整制作过程》也送给你们,实例教程,外加Excel原理和技巧,一并送上!

做好考勤表的同时,分分钟把这些高频表格知识也全都Get了~

Part.1:考勤表的功能结构分解

要制作前,首先第一步就是得有构思,条件清晰才会有更好的作品产生。所以考勤表之前,我们也来想想需要啥样的?


现在是不是心里有数了,接下来看看今天学习的考勤表样式是怎么样的~



Part.2:定基调(选颜色+做考勤表框架)


方法:

点击“页面布局”颜色☞挑个主题色(示例为“气流”主题色)


简单画出考勤表一个基本的框架。

基本框架包含:姓名,日期,考勤类型,统计区,记录区等几部分。


不同区域不同颜色区分,会更加直观哦~

点击标尺左上角或按Ctrl+A全选表格☞选择居中方式☞调整行高列宽☞输入表头、考勤类型等内容☞并分别填充颜色


选中所有区域,按“Ctrl+1”打开单元格格式对话框☞设置框线为白色粗框线☞确定,可以分割出一个个小方格。


Part.3: 制作记录区下拉列表

方法:

选中灰色的记录区☞数据☞有效性☞序列☞“来源”里拾取考勤类型区域☞确定


Part.4:考勤表自动统计

表格如何统计个数?举个栗子

在下图C2单元格中统计蓝色区域里A的个数


C2用公式 =COUNTIF(A1:A10,B2);以上例子的公式。


COUNTIF可以统计某区域内满足条件的个数。

公式 =COUNTIF(区域,条件)

翻译:=COUNTIF(统计什么,满足什么条件)


方法:

我们到考勤表里来做一下考勤统计:

在AH5单元格中输入公式=COUNTIF($C5:$AG5,AH$4),右拉,再下拉


小知识补充

看到公式中的“$”符号吗?

$代表地址引用方式为“绝对引用”,在对引用的地址,在公式里不会因为拖拽发生引用改变。

比如说$A$1,表示绝对引用A1单元格,无论怎么操作都不会改变地址引用。

$符号无需手动输入,鼠标点击公式内的地址,按F4键,即可在前面轮换加$符号。


Part.5:间隔行对齐

为了美观且后续免维护好用,我们分区域用“条件格式”功能。

用条件格式,不直接填充颜色,好处是拖拽复制单元格时间隔样式不会改变,直接填充拖拽后变这样了


用条件格式做的话,怎么拖拽都不怕格式出问题啦~


方法:

选中灰色记录区☞开始☞条件格式☞新建规则☞使用公式☞输入=ISODD(ROW())☞设置格式底纹☞确定


再用同样的方法做姓名区和统计区,都是先选中要做间隔行的区域再设置条件格式


小知识补充

ISODD是判断一个值是否为奇数的函数,公式为=ISODD(值)

ROW函数,返回单元格所在行的行号,公式为=ROW()

公式=ISODD(ROW())组合起来就可以判断是奇数行还是偶数行。

条件格式里的公式ISODD(ROW()),为TRUE时,显示为所设深灰色,这就是实现行间隔底纹的原理。

以后只要做间隔行都可以在条件格式里用“=ISODD(ROW())”公式来做。


Part.6:动态今日列

上面间隔行大大减少了记错行的概率,考勤常常需要当天记,希望不记错日期

下面来看看怎么做“今日列”对齐,且能每天动态变化~


方法:

选中灰色记录区☞开始☞条件格式☞新建规则☞使用公式☞输入公式=DAY(TODAY())=C$4☞设置浅红色底纹☞确定。


方法:

选中绿色1-31日期行☞开始☞条件格式☞新建规则☞只包含以下内容☞单元格值等于公式=DAY(TODAY())☞设置深红色底纹☞确定


小知识补充

原理和上面的一样,都是满足所设条件时显示设定的颜色。

公式“TODAY()”返回今天的日期,公式“DAY(日期数值)”返回月份中1-31的日数值

如果今天是2019年5月10日,=DAY(TODAY())返回结果就是10。


Part.7:选择类型查看记录(黄色突出显示)

如果考勤记录了很多,选择后就可以直接看到有哪些记录,方便检查。


在右上角做一个下拉列表,用于选择考勤类型。


然后在记录区里设置,和右上角所选类型一样的都显示黄色,这也是条件格式实现。


方法:

选中灰色记录区☞开始☞条件格式☞新建规则☞使用公式☞输入公式=AND(C5=$AJ$2,$AJ$2<>"")——设置黄色底纹☞确定


Part.8:统计区隐藏0值

统计区一堆0不便查看,眼都看花了

简单操作就可以把0藏起来,只显示有统计的数


方法:

点击 文件☞选项☞视图☞取消“零值”勾选


Part.9:公式保护

之前我们用了一些公式,防止误操作损坏公式,需要把工作表保护起来,使用时只让填写区可以改动。


方法:

选中需要填写的区域☞审阅☞取消“锁定单元格”激活状态。


方法:

填写区都取消锁定后点击:

审阅☞保护工作表☞取消第一个“选定锁定单元格”勾选☞设置密码(可选)☞确定


最终

你是不是做成了一个


不会记错行记错列

自动统计

可高亮查询检查

任意月重复使用

任意拖拽不乱格式的

超级考勤表

☟☟☟

发布于 2019-05-20

    本站是提供个人知识管理的网络存储空间,所有内容均由用户发布,不代表本站观点。请注意甄别内容中的联系方式、诱导购买等信息,谨防诈骗。如发现有害或侵权内容,请点击一键举报。
    转藏 分享 献花(0

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章 更多