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对于公司的HR来说，每月需要统计的数据非常多，如公司招聘情况、公司人员的考勤情况、员工每月的工资等。当然，在统计的过程中肯定需要借助一些函数公式来协助HR快速而又准确地获取结果。 但Excel中包含的函数多达500种，记住和掌握每个函数的使用方法肯定是不现实的，对于HR来说，只需要掌握工作中常用到的函数即可。 1 快速求和，SUM函数 SUM函数在计算各种费用、员工培训成绩、员工工资和考勤等方面都会用到，它用于对所选单元格或单元格区域进行求和计算。 语法结构为：SUM(number1,[number2],...) 使用SUM函数时，最少为函数设置一个参数，最多只能设置255个参数。需要注意的是，如果参数是文本、逻辑值和空格，都将自动被忽略，如下图所示。 但不会忽略错误值，参数中如果包含错误值，公式将返回错误，如下图所示。 2 按条件求和，SUMIF函数 SUMIF函数也是求和函数，与SUM函数不同的是：SUMIF函数是对区域中满足条件的数据进行求和计算。 语法结构为：SUMIF (range,criteria,[sum_range]) 其语法结构也可以理解为：SUMIF ( 条件区域 , 求和条件 , 求和区域 )。 举个例子，在计算加班费时，计算员工的加班费只需要简单的公式或SUM函数就能实现。当要计算各部门结算的加班费总额时，就需要使用SUMIF函数来计算，具体操作步骤如下： Step01 选择J2单元格，单击【公式】选项卡下【函数库】组中的【数学和三角函数】按钮 ，在弹出的下拉列表中选择【SUMIF】选项。 Step02 打开【函数参数】对话框，在参数框中分别输入参与计算的单元格引用，单击【确定】按钮。 Step03 计算出项目部加班费总额，向下拖动控制柄，计算出其他部门的加班费总额。 3 判断是与非，IF函数 IF函数在人力资源管理中使用频率非常高，如判定是否上缴个人所得税、判定培训是否合格、判定绩效是否达标、判定是否被录用等。通常用于判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值；如果不满足，则返回另一个值。返回的值可以是字符串，也可以是逻辑值（false & true）和数值等。 语法结构为： IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) 也可以理解为：IF( 判断的条件 , 条件成立时返回的结果 , 条件不成立时返回的结果 )。使用IF函数既可以从多个结果中选择符合条件的一个结果，也可以结合AND函数判断是否同时满足多个条件或结合OR函数判断是否满足多个条件中的某个条件。 从多个结果中选择符合条件的一个结果 IF最简单的用法就是在两种结果中选择符合条件的一个结果，如根据笔试成绩来判定面试员工是否合格，评定的标准为：如果分数达到60分，则评定为合格；否则评定为不合格。公式为“=IF(B2>=60,'合格 ',' 不合格 ')”。 一个IF函数只能执行一次选择，当需要面对两次选择时，就需要用到两个IF函数，而第2个 IF 函数将用在第1个IF函数的参数位置。例如，当需要对员工的培训成绩进行优、良、差评定时，就需要面对两次选择，第1次选择是满足什么条件评定为优，第2次选择则是满足什么条件评定为良，否则评定为差，公式为“=IF(F2>90, ' 优 ', IF(F2>80,' 良 ',' 差 '))”。 结合AND函数判断是否同时满足多个条件 当需要使用IF函数同时对多个条件进行判定时，就需要与AND函数嵌套使用。 AND函数用于检测是否所有参数都为TRUE，如果所有参数均为TRUE，则返回TRUE；如果有一个参数为FALSE，则返回FALSE，它相当于“并且”的意思。 其语法结构为：AND(logical1,logical2, ...)。其中，Logical1, logical2, ... 表示待检测的1~30个条件值，各条件值可为TRUE或FALSE。 例如，使用IF函数嵌套AND函数来同时对面试人员的笔试成绩和面试成绩是否都在60分合格线内进行判定，公式为“=IF(AND(B2>=60,C2>=60),' 是 ',' 否 ')”。 结合OR函数判断是否满足多个条件中的某个条件 OR也用于多条件的判定，但与AND函数刚好相反，只要满足多条件中的某一个条件，就会返回TRUE，只有当所有条件都不满足时，才会返回FALSE，它相当于“ 或” 的意思。其语法结构为：OR(logical1,logical2,...)。 例如，对员工是否可以申请退休进行判定，可申请退休的条件为年龄到达55岁或工龄达到30年，其判定公式为“=IF(OR(B9>=55,C9>=30),' 是 ',' 否 ')”。 4 按指定的条件计数，COUNTIF函数 COUNTIF 函数用于统计满足某个条件的单元格的数量，经常用于对学历人数、男女人数、部门人数、职位人数等进行统计。 语法结构为：COUNTIF(range,criteria)，如下图所示，可以简单理解为：COUNTIF( 单元格区域 , 计数条件 )。 例如，对各部门的人数进行统计，公式为“=COUNTIF($C$2:$C$24,E2)”，最终效果如下图所示。 5 查找符合条件的值，VLOOKUP函数 在工资薪酬表、出勤统计表及福利津贴表中，经常需要根据关键字进行数据的查找与引用， 而VLOOKUP函数则可以在某个单元格区域的首列沿垂直方向查找指定的值，然后返回同一行中的其他值。 语法结构为： VLOOKUP((lookup_value,table_array,col_index_num,range _lookup) 如下图所示，可以简单理解为：VLOOKUP ( 查找值，查找范围，返回值所在的列，精确匹配 / 近似匹配 )。
6 计算两个日期之间的差值，DATEDIF函数 在人事数据表中，经常需要计算两个日期之差，如通过出生日期和当前日期计算员工年龄、利用参加工作时间来计算员工工龄等，这时就需要用到DATEDIF函数，它用于计算两个日期值间隔的年数、月数和天数。 语法结构为：DATEDIF(start_date,end_date,unit)，可以简单理解为：DATEDIF( 起始日期 , 终止日期 , 返回值类型 )。其中，Start_date 参数和 end_date 参数中的日期可以是带引号的字符串、日期序列号、单元格引用及其他公式的计算结果等；Unit参数表示要返回的信息类型，共有6种，如下表所示。
例如，在员工信息表中通过出生年月和系统当前的日期计算员工的年龄，公式为“=DATEDIF(G2,NOW(),'y')”，效果如下图所示。
7 数字格式之间的转换，TEXT函数 在制作考勤表、员工信息表时，经常需要将数值转换为指定格式的数字格式，这时就需要用到TEXT函数，其作用是将各种形式的数值转化为文本，并可使用户通过使用特殊格式字符串来指定显示格式。 语法结构为：TEXT(value,format_text)，如下图所示，可以简单理解为：TEXT( 数值 , 单元格格式 )。
下面对函数进行一些举例说明，让用户更容易理解，如下图所示。
这些函数你都会了吗？ |
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