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简单4步运用结构思维法,提高70%工作效率,助你加薪不加班

2019-08-27  天下小粮仓

01、没有结构,再漂亮的面子工程也没用

“最近张总怎么了?是对我有意见,还是他自己心情不好?这个PPT我熬了两个通宵才做出来。今天递上去三次,他都说再改改再改改!简直无语!”张杰委屈地发牢骚。“是呀,阿杰的PPT做的挺好的,很美观。张总怎么就看不中呢?”“那就是内容不行,华而不实。张总是个务实派。”组长李姐说。“我敢保证我在内容上绝对没有敷衍了事,核对数据,还做了图表。”、、

“原来是内容太混乱太繁杂了,毫无逻辑可言!难怪张总不想搭理你呢!”

李姐一边检查PPT一边分析:

向领导作报告,最重要的是逻辑清晰。排版是否美观,这是次要的。

理由很简单:第一、逻辑清晰、条理分明才能说明你真正的用心工作了,让人感觉你很专业,而且会更容易接受你的观点;

第二、领导们很忙,所以他们更注重效率与结果,只有观点明确,层次分明,才能快速的进行判断;

第三、我们不是设计师,不需要搞设计,我们只需要做自己专业的事情,分析市场和案例才是我们应该做的。

总之,对我们的工作来说,不管是汇报还是沟通客户,逻辑清晰才是取得好结果的先决条件,其它只能是小小的附加值。下次做PPT的时候一定要记得多花时间进行内容梳理及构建逻辑框架。

李姐这个组长也不是白当的,分析事情简直是头头是道、直击核心。

简单4步运用结构思维法,提高70%工作效率,助你加薪不加班

02、内耗大的原因是逻辑思维不清晰

其实我们在工作和生活中,很多时候都在逻辑不清这个问题上栽了跟头还不知道原因。

比如:跟领导汇报方案,他总是让你再想想再考虑考虑;

跟同事或者客户沟通一件事情,明明已经把你所知道的事情全部都说出来了,但是他们还是一脸蒙地问你:到底是啥情况?你想表达什么?能不能说简单明白点呀?

就像有一次我们做团建自驾游活动,我亲眼见到行政部门的小助理用一番话直接把我们张总给绕晕了,她是这么汇报的:

阿玉说她周六不能参加活动。李哥说他能参加这个活动,但是得带着孩子,最好是早点出发。王总的助理说,王总也想参加,但不知道她出差回来能不能赶得上…大家有的同意周日去,有的同意周六去,嗯,好像是周日更合适一点。另外,如果周日出发的话,公司的车还需要再想办法落实......张总,您看您有什么想法?

犹记得,当时张总听完这番话之后的表情简直扭曲到极点。

的确,这种劳心费力的沟通,简直太让人抓狂了!真的不明白谈话的重点在哪里?甚至他说过的内容,若不拿笔记录,恐怕一条也记不住。

其实,我们大部分的时间和精力都耗在这种无意义的事情上。不单影响了沟通效果也影响工作效率!

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03、什么办法可以让沟通更高效起来呢?

那就是运用结构化思维调整谈话内容。结构思维可以把你想表达的意思变得逻辑明晰而简练。

什么是结构思维呢?

就是在解决问题、交际沟通甚至是写作等过程中,运用框架将提炼的观点和相关的因素等零散信息加以整合或分解并一一罗列,从而让人一目了然的看到你的理由和结论。这个过程就是结构思维。

因为人的大脑处理不了很多零散而复杂的信息,只有像建造房子一样,先构建一个框架结构(房屋地基墙壁),再将一些零散的内容(壁纸家居等软装)填补进去,最后才能打造出一个温馨的房屋。

还记得我们从小学习的作文文法吗?处处通用的总~分~总结构,就属于结构思维模式。

拥有结构思维,可以为我们带来至少3大好处:

1.碎片化信息时代,用结构思维建立自己的知识体系框架,可以在遇到相关信息时直接分类归纳;

2.用结构化思维可以高效解决工作学习和生活中的问题、提高沟通的准确性。

3.结构化思维可以让我们的思考更有条理性将复杂的问题简单明了化。

关于结构思维的方法也很多。在这里分享一个最简单的结构思维法:PRES方法。这是一个底层思维方法,容易运用而且多场景通用。

简单4步运用结构思维法,提高70%工作效率,助你加薪不加班

04、何谓PRES方法?

P~Point(主张):“我的观点……”

第一步、经过对于全面信息的梳理,可以提出一个自己的观点直接在谈话开头的时候抛出来,以便吸引对方的注意力。

R~Reason(理由):“我的理由是……”

第二步、简单阐述,你提出这种观点的理由。表明你这种观点不是无的放矢。

E~Evidence(事例):“举例来说……”

第三步:用具体的事实进行论证,把重点部分详细突出出来。递进式的证明你的论点。

S~Summary(总结):“总之,我想说的是……”

第四步、再次强调你的观点,把自己最想说的那个意思,再一次重复地凸显出来。

我们在平时的沟通和汇报工作过程中,可以按照以上框架来进行观点的提炼、内容的罗列和事实论证,进行清晰表达,来彰显自己的说服力与影响力。

比如上文的团建自驾游活动汇报,就可以这样来进行构建框架和梳理:

张总,关于周末的团建活动,我建议把日期定在周日那天。这是大家经过投票而最终筛选出来这个最适合的时间。具体情况是这样的:1~2~3~,因此,周日上午8出发是最合适的…。

这样说起来就显得你的汇报条理清晰,表现出你做事很走心,给人让领导瞬间抓住重点,直接思考方案同意还是不同意,而不需要再花费时间精力去考虑方案可行还是不可行。如此便节省了双倍的时间和精力。

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注意事项:

1.开门见山直接说出目的。结论先行可以迅速把对方拉到你的频道上,以便对方调整自己的状态,跟着你的思路进行沟通。

2.事实论证的时候要注意层次理性,把同类内容进行归纳;

3.语言简洁,一个字能说清楚就不用俩字。因为职场要的就是效率,争的就是时间。

4.只表述最想表达的信息,突出重点。

我们在跟别人交流的时候,总想把自己所有知道的东西全部传递出去,但是人注意力都是有底限的。内容太多反而等于没有传达。

5.所有的话都是为了自己的目的来服务的。

6、注意谈话时间,控制得当不拖延。

总结:

简单4步运用结构思维法,提高70%工作效率,助你加薪不加班

在职场和生活中,不妨在每次谈话时都刻意练习PRES结构思维方法。这不是什么难得的天赋,只要练习多了就能炉火纯青。

它不但可以运用于人际沟通和工作汇报,还可以运用于写作及生活聊天、聊天教育等需要理性发言的场合,可以让你迅速整合所掌握的信息,以明朗的逻辑框架来增加你的说服力,展现你的职场影响力。

叶小鱼跑跑跑,《文案变现》《新媒体文案创作与传播》作者,在这个账号上,由她和她的文案训练营的小伙伴为大家写作。本文作者:杨君,文案训练营第3期学员,曾任知名企管培训公司高管,8年管理培训经验。立志用文字升华人生。

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