悟空问答

大家好，今天雷哥跟各位分享下Excel审阅修订功能，很多朋友是不是都听过这个功能？但是估计用过这个功能的朋友非常少，是吗？

雷哥的女朋友小西瓜，最近遇到一个困惑：

她从老板那里拿到一份Excel数据表。老板让他进行核对，并对异常的数据进行修改。提出了一条要求： Excel表格中必须要有修订记录，即在Excel表格中能很清晰的看到修改前和修改后的数据。

小西瓜一想，这不是把Word中的审阅中的功能吗？ 可是Excel里貌似没有修订啊。

这可咋办？

她赶紧给我打了电话咨询，雷哥我哈哈大笑。

office三件套 PPT, WORD, EXCEL很多功能都是想通的，既然Word可以有审阅修订模式，为何Excel不能有呢？

可以清晰看到修改用户，修改时间，修改前的数据，修改后的数据。

既然Excel中有修订模式，那么如何调出修订模式，如何使用呢？

如何实现Excel修订功能

1- 调出共享工作簿(旧版)

Excel2016以上的版本，默认状态下，审阅功能如下图所示，“取消共享工作簿”是灰色的。那么如何调出共享工作簿（旧版）呢？

Step1: 删去【审阅】选项卡中的【保护】。

单击【文件】——【选项】——【自定义功能区】——单击【保护】，删去即可。

Step2：调出共享工作簿（旧版）

在第一步基础上，如图所示，单击【审阅】——新建组（重命名为“共享工作簿”）；

改为“所有命令”——找到“共享工作簿（旧版）”，添加到新建组——共享工作簿组即可。

调出共享工作簿（旧版）

问：添加“共享工作簿(旧版)”命令时为何要新建组？ 不可以直接添加吗？

答：不可以直接添加哦。Excel中的各种命令相当于一条条小鱼，而组则相当于一个大水池。只有把鱼放到水池中，它才会有生命力。只有鱼，而没有水，鱼是无法生存的哦。因此，命令必须放在组里才可以。

2- 取消勾选【保存时从文件属性中删去个人信息】

当我们单击“共享工作簿(旧版)”后，发现会跳出一个错误提示。

原来，默认情况下Excel保存时，是会删去个人信息。而，共享工作簿是需要保留个人信息的，这样才可以看出来是哪个同事对表格进行了操作。

那么如何使得“共享工作簿(旧版)”可以正常点击呢？

Step1: 单击【文件】——【选项】

Step2：【信任中心】——【信任中心设置】——【隐私设置】，取消勾选【保存时从文件属性中删去个人信息】

设置完成后，单击【共享工作簿】，发现我们可以正常点击了。

Step3：单击【共享工作簿】——勾选【编辑】中的使用旧的共享工作簿功能，而不是新的共同创作体验；同时，设置高级中的保存参数（保存修订记录等）

3. 调出跟踪修改(旧版)功能

为了显示出修改前和修改后的数据记录，必须调出跟踪修改(旧版)功能。

方法：单击【文件】——【选项】——【自定义功能区】——【所有命令】——找到【跟踪修改(旧版)】功能——添加到【审阅】选项卡的【共享工作簿】组中。

这样，跟踪修改(旧版)的功能就被调出来了。

相应的菜单已经被调出来了，如何在Excel中显示出修改记录呢？

设置突出显示修订功能即可。

最终的效果图如下：

可以清晰的看到： 修改用户，修改时间，修改前的数据，修改后的数据。

是不是很神奇呢？

总结

为了实现Excel的数据修改记录，需要做到以下2点即可：

① 设置共享工作簿(旧版)，取消勾选【保存时从文件属性中删去个人信息】。 这是为了显示不同的用户；

② 设置跟踪修改(修改)。这是为了记录修改记录；

做到以上2点，女朋友的Excel数据修改记录表也做好了，老板看到后，也是对Excel的这个功能惊艳到了，对她赞赏有加~