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老司机的秘籍——我是如何用数据透视表搞定工作的

 hercules028 2019-09-06

1. 我的数据透视表学习历程

1.1 老司机出身
我叫杨彬,网名BIN_YANG168,Excel老司机,连续10年获评微软全球最有价值专家(MVP), 自诩Excel界大咖。1991年大学毕业后参加工作,正儿八经的会计专业,而且到现在还一直不离不弃在为成本和预算工作而奋斗。
从最初的账账本本到现在电脑和软件,工作内容一直围绕在折腾数、数据、账、报表。过如秋草芟难尽,学似春冰积不高,从Excel菜鸟小白一路走来战战兢兢,其中艰辛的学习历程不外人所知。过往历历在目,今有机会借助这个平台,希冀给奋战在Excel数据分析处理的小白们指引一条快速成长的捷径之路。
1.2 职业生涯提升历程
早在2005年处在菜鸟阶段的我吃过不少苦头,做成本核算工作连续一周通宵加班,想死的心都有,怎么办?改变吧,好在那时已经有了网络,虽然网速只有区区的几M,但很幸运遇见了ExcelHome,原来一个VLOOKUP查找引用函数结合数据透视表就能在几分钟之内搞定我所有成本核算的工作,当时大为震惊,决心努力学好Excel,特别是数据透视表。 
常在ExcelHome论坛流连的您,想必对我并不陌生。我的头像是不是很帅,当时迷倒了不少表妹,至今也没更换过,当然,真人更帅。在尝到学习Excel甜头之后便一发不可收拾,对Excel像着了魔,两耳不闻窗外事,平日除了提问解决工作中的难题之外,就是学习和积累、研究和整理、最后是学有所成后反哺和回馈网站。
如今,ExcelHome从当初几万,几十万会员发展现在拥有460万会员,且业已成为全球知名的Office资源学习网站,是国内外各路Excel爱好者交流切磋的大舞台。这里,每天都有一大批热心会员在论坛上纵横驰骋,助人为乐,留下许许多多名曰“大侠”的美名与传说
近15年以ExcelHome为家,我在论坛的身份也如升级打怪兽般,从初级→中级→高级→优秀会员→金牌优秀会员→版主→ExcelHome培训中心院长,一路进阶成长一路收获着知识,赢得了掌声也赢得荣誉。
在ExcelHome技术论坛,能获评精华主题及技术分是一个荣耀的象征,令无数痴迷于Excel技术钻研的会员为之戮力追求。目前我发表的精华主题13个,技术分227分,这双项技术指标在百万会员中名列前茅。
 
在2008年,我有幸成为ExcelHome图书编写团队的一员,至今参与写作并出版了近20本Excel书籍,特别是参与编写的《Excel 2016数据透视表应用大全》成为我的巅峰之作,此书历经了Excel版本的升级更迭而不断精进,自认极为经典,强力推荐之。

2. 闲庭信步:创建动态透视表模板,自己成甩手掌柜,秒出动态分析报表

做财务、做数据分析工作的同学都希望把数据和报表玩弄于股掌之中,那么怎么玩弄呢?且听我娓娓道来。 

分析数据源

一万多行数据啊,看着都害怕,我说先别怕,它是死的,我们日常主要去不断维护和添加数据就可以了,其他一概不管的。

对数据透视表布局以后,完成动态分析报表模板的创建。这时自己就已经成为甩手掌柜了,以后数据源再有变化,秒出动态分析报。

最大优势:
① 模板创建完成后,原始数据源表只需进行更新、添加或删除数据的操作,省心省力。
② 数据源数据变动后,你只需打开模板,刷新数据透视表,就能源源不断的得到最新的报表数据了,而且还是动态滴。

③ 数据源和报表模板分离,极大的减少了内存占用,绝不会出现在打开报表时的一脸茫然等待,所以说报表在响应速度上也是杠杠的。

3. 数据透视表经典问题解析

3.1 数据透视表元变万元
数据透视表内的数值太大,累计金额达到8位数,个、十、佰、仟、万…..,数晕了,反正我不能一下子看出金额有多大,更何况报表的阅读者呢?细节决定成败,我该怎么办呢?
解决方案:将Excel自定义单元格格式应用于数据透视表是个不错的选择,将数值变为以万元单位显示。在数据透视表值单元格上单击鼠标右键→【数字格式】→【自定义】,在类型中输入代码,最后单击【确定】按钮。
格式代码:0!.0, 

3.2 选定销售状元、榜眼和探花
现在我们可以一目了然的看数据了,但是我还想按销售金额从大到小排列,这对透视表而言,天空飘过5个字,“这都不是事”。
单击透视表要排序的任意一个数字,在【数据】选项卡中单击降序按钮,完活,快吧!
至于找出销售状元、榜眼和探花的事就更简单了,利用“值筛选”功能秒定,直接看图吧。

3.3 如何计算毛利
数据透视表中有了销售金额和成本金额,我是老板,我最关心利润啊,表里必须得有个毛利啊。好吧,这也难不倒我透视表,插入计算字段就完美啦,上图。


3.4 透视表化妆
数据透视表分分钟完成了,我现在是自信心满满了,以后再有大数据困扰我,嘿嘿,就用透视表应对,这是我的一柄利剑。
“不好看”,台下冒充了一个不和谐的声音,我去,您是处女座吧,要不您退票。嗯,您说的对,我还得再化化妆。
① 粉底:统一自己的风格,字体换为微软雅黑,字号:12号。
② 口红:条件格式,数据条呈现。
③ 再配个包包:图像化显示销售金额份额。
自己看图吧。

4. 花样的数据透视表

在此,我还要介绍一位多年的搭档,名叫,网名wxin0708,也一同参与编写了《Excel 2016数据透视表应用大全》。她是Excel界绝对的“女侠”,在数据透视表方面长袖善舞,处理数据手起刀落,令人啧啧称奇,这里她将为大家展示数据透视表令人惊艳的一面。

4.1 一键筛选数据

如果您的销售日报只需要在更新数据源后,轻轻的单击一下筛选,报表更新即可完成,那是一种怎样的酸爽。

当然,你的报告中还需要这样的图表撑撑场面,提升一下B格:

4.2 交互式图表

玩转这样的交互式图表也是点几下鼠标的事情。

4.3 综合展示

当然你还可以制作出这样亮瞎眼的销售综合看板。


结束语:
数据透视表是一位伟大的表格战士,集万千宠爱于一身;她是那么的平易近人,千百万数据之中,以至于你只需单击几次鼠标便能图文并茂的创建一张高端分析报表;让透视表做你的爱人吧,你爱上她,她就会给你千百倍回报的;一招鲜吃遍天,数据透视表是你我的良师益友。
学习完《Excel 2016数据透视表应用大全》之后,相信您不是老司机,就是在成为老司机的路上。

Excel老司机——BIN_YANG168


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