“钻”，比动笔更重要&会前不妨列列“待办事项”

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“钻”，比动笔更重要！

文 \ 李 珣

插画：祝呈平

翻着手机上的日历，看着屏幕上一片空白的文档，小蔡不禁有些心慌。坐在对面的老马看到小蔡的神情，打趣道：“小蔡，碰到硬骨头了吧，这几天要熬夜了？”

小蔡挠挠头，满面愁容地说：“马哥，我还真不怕熬夜，只是第一次主笔这种大稿子，心里有些发怵，不知道从什么地方着手。哎，憋了一上午，也没敲几个字。”

这不，市里要开全市工作部署动员大会了，主任把为郑书记起草大会讲话的任务交给了小蔡。像这样的大稿，小蔡还是第一次担纲。压力越大，越没思路，小蔡都打开文档一上午了，一句话也没有敲出来。

桌上的电话响了，电话那头是主任：“小蔡，今天下午市委开务虚会，你去旁听一下。”

小蔡迟疑了一下，随后鼓足勇气说：“主任，我正在写您布置的讲话，还有不到一周就要开会，时间已经很紧了。您看，要不我就不参加了，专心写稿子？”

“你啊，磨刀不误砍柴工。让你去旁听，就是想让你好好领会一下领导们的思路，对今年的重点工作有一个全面把握！”主任笑着给小蔡解释了一番。

小蔡恍然大悟，原来让他参会另有深意：“多谢主任，我一定按时参加！”

老马热心地叮嘱道：“主任是让你听会吧，赶紧把录音笔找出来带上，领导一开讲，你就开录，尽量原汁原味地把领导的话记下来。这对你写稿子的帮助可大了。”

下午的务虚会一直开到晚上七点多才散会。小蔡的肚子饿得咕咕叫，内心却充实极了。会上，领导们畅所欲言，提了很多对市里工作的设想，谈了不少重点工作。听完这次会，今年的动员会讲话稿怎么写，小蔡心里已经有谱了。会上领导们语速快，小蔡有不少地方没记清楚，还好听了老马的话带了录音笔，小蔡准备赶回办公室，趁热打铁把录音稿整理出来，再琢磨研究一番。

主任叫住了他：“小蔡，来我办公室一趟，有东西给你。”

回到办公室，主任先是问小蔡：“怎么样，听会收获挺大吧？”小蔡眼睛都亮了：“主任，太受启发了，我之前闭门造车对着电脑憋稿子，路子完全不对啊！”

这时，主任递给小蔡一个优盘：“看来你找到点感觉了，再给你一个宝贝，这里面是郑书记一年来大会小会讲话的录音整理稿，还有公开发表的文章。回去好好研究一下，郑书记讲话的风格和焦书记不太一样。”

第二天一大早，主任的电话就追过来了：“小蔡，你研究郑书记的讲话，有哪些心得？”

“郑书记讲话就像拉家常一样，娓娓道来，比较平实，重数据分析，喜欢用数字说话。另外，郑书记比较喜欢谈问题，在这方面我可能还要多下功夫，把目前市里经济社会发展面临的问题重点梳理一下。”

主任在电话那头笑出了声：“小蔡，你这次学习蛮有成效嘛。给领导代拟讲话稿，一定得符合他的风格，这绝不是坐在办公室里拍脑袋就想出来的。我个人体会，写稿子得学会‘钻’：一是‘钻’到会里面去，尽可能多地参加一些领导出席的会议和调研活动，作好记录；二是‘钻’到文里面去，多研究领导之前的讲话和平时撰写的一些重要文章。在‘钻’的过程中，感受和贴近领导的思维、逻辑和文风，这样才能‘适销对路’……”

挂了电话，小蔡重新打开了昨天的空白文档，默念：“‘钻’，比动笔更重要！”

会前不妨列列“待办事项”

文 \ 杨 涿

插画：祝呈平

小白所在的秘书科近期正忙着筹办全局的工作会议。局长的讲话稿主要由办公室起草，陈科长的精力重点放在了文稿上，把办会方面的准备工作交给了小白。

虽说平时没少参与会议组织，可那都是小型的，这次可是年度重头的工作会议。陈科长看小白愁眉苦脸的，赶紧给他吃颗定心丸：“怕什么，大会小会道理都差不多，想想平时我们怎么做的，肯定能很快上手！”

小白仔细想了想，陈科长平时常讲，办会关键在十二个字——人员齐、材料全、现场顺、收尾好。大意是会议相关人员都确定好、通知到，会议材料都早准备、摆放全，现场流程确保衔接顺、无纰漏，会议结束后注意及时总结。这些小白都明白，可是前期到底该怎样谋划呢？小白脑子里闪过陈科长之前常做的一张表格。

陈科长在接手办会任务后，通常会画一张名叫“待办事项”的表格，科里的老同志都说那是他的“独创”。这个表一般分几项内容：序号、具体事项、联系部门、完成时限、完成情况、备注。

小白赶紧从共享文件夹里找到几次会议的“待办事项”，很快就发现了其中的奥秘，关于谋划这次工作会议的思路也一下子打开了。

第一件当然就是要知道会议究竟在哪天开。这需要办公室与局领导沟通，越快确定越好，以便后面开展其他工作。

第二件是确定会议场地。工作会议参会人员虽多，但毕竟是内部会议，在局机关大会议室召开即可，需要提前与服务中心确认好。

第三件和第四件就是会议通知的起草和发放。通知的起草需要讲清会议主题、时间、地点、参会人员以及联系人等。通知的发放需要估算好提前几天发出，便于各部门、单位安排工作。

以上是初期的准备工作，接下来，需要明确会议议程，由哪位局领导主持，有哪些局领导讲话，都得提前确认好。当然，也包括每项议程使用的会议材料，必须及时与陈科长沟通，要了解文稿起草进展，确定什么时间完成印刷，什么时间完成装袋、摆放，等等。

再接下来就需要统计参会人员情况了。掌握多少人参加或请假，以便布置会场主席台和摆放台下的座椅……

小白越写越觉得待办事项多。比如：今年的工作会议内容应该会涉密，那么会场外就需要配备手机存放柜；会议现场如果需要电子显示屏显示会议名称，就得由服务中心提前准备，按时播放；主席台上需要摆放话筒；会议现场需要摄像和拍照；京外和远郊的几个部门参加视频会议等，这些都需要提前与相关部门一一联系确认……还有人员方面，现场服务到底需要多少名工作人员？每个人的任务有哪些、流程是什么……

细细梳理下来，没想到已经深夜了。小白的“待办事项”表单越来越长。

第二天，小白拿给陈科长看，陈科长毫不吝惜地点了赞：“不错不错，把这些‘待办事项’一项项完成，到时参会的、办会的人员就都齐了，加上我们这边材料全了，会议现场自然就顺了。”

小白正得意，陈科长又补了一句：“不过小白，办会还有三个字‘收尾好’，你这事项表里还没有列上啊！”小白一拍脑门儿：“我怎么把这茬给忘了，这就补上！”

很快，小白在表格的最后添了几项：“起草会议简要情况报给部里，上午开会，下午就完成；起草会议情况消息稿，搭配挑选的照片，报审后在局机关网上发布；整理此次会议相关档案，做好移交工作。”

陈科长看了完善后的表格说：“嗯，不错。‘待办事项’表就好比剧本，按照剧本，一个镜头一个镜头地完成好、衔接好，后面的‘演出’才会精彩！”

来源：《秘书工作》杂志