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工作中、生活中我们时常会听到这样的抱怨： 不知道为什么工作总是难以进入状态，领导交代的工作总是拖到最后一刻才完成，做了很久的项目进度却停滞不前，工作效率低所以经常要加班...... 无论是职场老司机还是职场菜鸟，似乎都难以摆脱“工作低效，加班常态”的魔咒。 每一个职场人都希望掌握高效工作的“秘籍”，因为这意味着你可以获得领导更多的赏识，有更多升值加薪的机会，你可以按时下班，更好地享受八小时外的放飞自我，你可以有更多的精力陪伴家人和朋友，一起度过温馨惬意的休闲时光。 最近两年，时间管理在职场非常火热，“番茄工作法”、“工作清单”、“四象限法则”等等。但是，很多人试过后还是觉得工作总是多的做不完，时间总是不够用。 如何摆脱工作中的拖延和低效呢？推荐大家一本好书——《零秒工作》，作者赤羽雄二，曾在全球最知名的管理咨询公司——麦肯锡公司担任顾问14年，一个人同时负责7-10个项目。独立创业后，同时参与数家企业的经营改革，每年举办的演讲超过50次...... 面对海量工作，为什么赤羽雄二能应对自如呢？ 法宝就是一句话，速度决定一切。 那么，如何向大神一样做到高效工作呢？首先，要全面分析工作效率低的原因，对症下药。 一、工作效率低的原因大盘点 工作效率低，原因不能一概而论，既有外部原因，也有自身原因。 外部原因： 1.众多的管理层和部门领导人无法自己做决定和推进工作：很多企业、政府部门由于管理层级较多，想要推进一项工作，要走很多审批流程，需要很多领导签字，这样就严重影响了工作进展的速度，有时还会贻误一些重大的机会。 2.领导安排工作任务不清晰，造成重复工作：很多人都有过类似的经历，有时候领导布置给你一项工作，交代的很模糊，就让你去做，完成以后又说不合格，重做，可是又没有给出明确的标准，就这样反复多次修改。这种情况多为领导自己也不是非常清楚想要的到底是什么。 3.繁多冗长的工作会议：不论是企业、政府部门还是其他组织，都不同程度存在名目繁多、效率低下的会议，无形中占用了很多完成工作的时间。 以上三个原因，我们个人基本上是没有办法改变的。但是，我们可以改变自己，从自身原因着手改进。 自身原因： 1.有工作拖延症，总是不能快速投入工作状态，无法按时完成工作。中途打断，就会打乱既定的工作节奏，无法按照优先顺序解决更重要的工作。 2.工作缺少计划性，没有进行任务分解，没有把握关键的时间节点。 3.工作中犹豫不决，不能及时做出决断。 4.业务不熟练，整理材料、写文案的速度缓慢。 5.在刚刚接受工作时，没有和领导充分沟通，明确上司的准确意图，结果交出的文件被要求返工。 二、提升工作速度的8个原则 原则1 形成整体印象 若想提升工作速度，首先要对这项工作有一个宏观的整体印象，明确要达到的结果。然后以结果为导向，倒推出要考虑的要素，工作的步骤流程等。 从整体把握，才会分清轻重缓急，搞清楚哪些环节是重要，哪些是次要的，将主要精力集中在关键环节，同时全面把握风险因素。 原则2 工作不要过于细致 请注意，是工作不要过于细致，而不是不要细致哦。工作首先要确保按时完成，如果过分追求细节的完美而影响到整体的进度就得不偿失了。完成比完美更重要。 对于真正重要的核心部分的工作必须认真细致地完成。也就是打造细节要挑重点，不必过于纠结次要环节的细枝末节。 原则3 掌握工作的要领 掌握工作的要领，就是把握住工作的要点。在接到领导交办的一项工作后，不要急于马上去做，而是应该先全面思考一下如何一步步完成，每一个步骤在什么时间完成、要做到什么程度，中间要找哪些人来协同完成，预估一下哪些地方容易出现问题，如何避免和解决。 原则4 形成良性循环 所谓良性循环，是指推进工作时，要努力确保工作朝着良好的方向发展。若要达到这种理想的状态，一定要与推进工作过程中所涉及的部门、涉及的人员建立良好的沟通。整个工作链条上的人员通力合作、形成合力，才能全力推进工作的完成。 原则5 对改善方法本身做改善 想要有效提升工作效率，必须不断对工作流程、具体环节进行细致的分析，努力找到可以提升的点，在实践中不断摸索经验，对工作流程和方法进行优化。 电视剧《我的前半生》中，大家都非常厌恶插足上司家庭的“心机婊”凌玲，但是我们抛开心机不说，职场中的凌玲工作能力还是可圈可点的，比如经她整理过的文件条理清晰，还会用便签制作成索引方便查阅，后来她的文件还被贺涵拿给罗子君作为效仿的模版，这都是对工作细节进行优化的体现。 改进本身是永无止境的，正所谓没有最好，这有更好，只要坚持不懈，业务能力、工作方法和技巧日益精进，工作效率一定会不断提升。 原则6 凡事提前 所谓凡事提前，是指对于所有的工作，无论是计划中的还是正在做的，都要尽力提前完成。 不要拖到实在不能拖了才行动，那样就难以预留足够的时间对工作进行对照检查和修正，出现差错也来不及挽回。长此以往，会陷入被动的境地，形成巨大的心理压力。在单位，也会给人一种“不靠谱”的印象，甚至对会今后的职业生涯造成不利的影响。 如何才能提前完成工作呢？简要概括一句话就是，把握整体流程，适当委托授权，专注核心工作，其他逐步提前。 原则7 凡事先行一步 凡事先行一步，就是指别人早一步思考和采取行动。先行一步的人，总是担当着“领跑者”的角色，其他人则更愿意向“先行者”请教。所以，先行一步的人，更容易获得领导的赏识、同事的认可，职场发展的机会也更多。 不要惧怕做第一个吃螃蟹的人，即使失败也是一种收获，经验是最宝贵的财富。 原则8 尽量避免返工 返工的情况在工作中时有发生，工作已经取得了一定进展，突然意识到方向性的错误，这种情况是无法完全避免的。返工不仅浪费人力、物力、财力，还容易打击团队士气，拖慢项目进度，甚至造成无法挽回的损失。 那么如何才能避免返工呢？ 如果是初次接手这类工作，不妨虚心向周围经验丰富的前辈和同事请教，理解工作整体流程，了解容易出现问题的环节，这样才能少走弯路，降低出现疏漏的几率。 要在工作中不断回顾和总结，学会事后复盘，对结果进行评估。及时排查工作中的盲点，补齐能力的短板，避免工作中出现类似的偏差和错误。 那么，究竟应该如何有效的提升工作效率呢？ 三、提升思考速度的方法 工欲善其事，必先利其器。我们的大脑就像一部机器，帮我们处理各种问题，设法让这部机器“提速”，学会快速思考，才能有效提升工作效率。在《零秒思考》一书中，赤羽雄二给我们提供了几个非常有效的方法。 第一，通过“A4纸做笔记”来实现零秒思考 “A4纸笔记法”被赤羽雄二称为“全世界最简单的头脑灵活度训练”，是他所著的《零秒思考》一书的核心，具体做法如下： 将A4纸横着摆放，在左上方写标题，右上方写日期，正文写4~6行，每行20~30字。花1分钟的时间写完1页，每天写10页。 A4纸笔记法最大的作用，就是通过日积月累持续锻造你的思考能力。想要成为高效工作的职场达人，必须有快速的、深入的思考能力作为支撑。 A4纸笔记法适用于任何问题，无论是工作的还是生活的，凡是你在意的、令你困惑的，甚至是你厌恶的事情，都可以通过这种方式来整理思路。 比如： 为什么领导没有让我负责那个新项目？ 领导为什么总是针对我说许多严厉的话？ 如何向男朋友（女朋友）道歉？ 坚持每天做A4纸笔记，可以更好的掌控工作和生活，让头脑更加清晰，沟通更顺畅，压力得以释放，思考深度不断加深。得益于此法，你会越来越从容，思考力、做决断的速度明显提升。 第二，大胆运用假设性思考，不断进行验证和修正假设，直至得出正确的结论。 假设性思考，是指面对某个问题先做一个总体上大致的判断，据此做出一些假设，在解决问题的过程中不断的验证之前的假设，直至得出正确的结论。 假设性思考听起来有些复杂，但事实上，假设性思考在日常生活中的例子比比皆是。比如，感觉天要下雨了，出门的时候在身上带把伞，这就是假设性思考。如果明明感觉天要下雨了却不带伞出门，最后就会被淋成落汤鸡。 运用假设性思考，从步骤上来看 从变化过程来看 掌握假设性思考要把握以下要点： 一是应该随时随地都保持高度的敏锐，对任何事物都要有自己的理解，设定自己的假设，这是一个重要的大前提。 二是假设之前，要熟悉如何做出假设，这就需要具备一定的专业知识，否则会出现偏差。可以找一位业内资深人士，通过采访的形式一口气询问对方很多问题，快速获取相关知识和信息。 三是一旦开始采访和进行数据分析等验证步骤，脑中便会不断涌现出新的假设，从而修正现有的假设。 四是如果无法跟上这个过程的推进速度和变化，那么大脑会越加感到困惑。可以通过搜集信息、咨询他人等方式，进一步进行修正假设和验证，直至最终接近正确的答案。 第三，学会零基础思考，摆脱思维束缚，重构达成目标的步骤 零基础思考是指，对于“本来应该如何解决“或者是“本来必须如何解决”之类的问题，不要拘泥于先例和现状，而应该从根本上重新思考。 零基础思考让我们排除既定影响，摆脱思维定势，从根本上去思考解决问题的办法，是一种更高维度的思考。通过零基础思考训练，才能更好的把握问题的本质。 曾经看到过这样一个小故事，日本有个“东洋人造丝公司”，在生产中遇到一个难题，合成每根纱的5根线粗细总是纺不均匀，技术人员想尽了各种办法，始终解决不了这个难题。大量的次品严重影响了公司的效益。后来一个生产线的班长建议，何不索性就生产一种表面粗糙的面料，给穿惯了光滑闪亮衣服的顾客制造个惊喜呢？他的建议得到了公司的采纳，结果这种表面粗糙、质地柔软的新型面料投放市场后，大受顾客的喜爱。 一样的商品，通过转换营销思路，化被动为主动，收到了意想不到的效果。 做到零基础思考，应该把握以下要点： 一是从根本上思考应该如何解决问题。 二是有意识地将组织内部的约定俗成的前提条件、制约条件，以及个人的厉害关系考虑进去，深入思考原本应该是怎样的状况。 三是“幼稚的”“纯粹过激的”或“无视现状的”思考方式是不可取的。必须深刻理解现状和大胆构想，清晰地规划出理想的成果和达成目标的步骤。 如果你想早日成为职场效率达人，又快又好的完成工作，那么一定要读读这本《零秒工作》。当然，成功和机会=好方法+努力，“纸上得来终觉浅，觉知此事要躬行”，想要提升工作效率，最重要的还是要实实在在地实践。希望你也能像麦肯锡精英赤羽雄二一样，学会零秒工作，速度解决一切。 |
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