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作为职场人士，最大的差别很大程度上在于对待时间的态度，那些站在金字塔尖的人往往是把时间用到了极致。 时间管理的本质是对外管理事务、管理合作关系，对内管理自己。 时间管理主要有三个目的，我们称为三效： 效果、效率与效能。 效果就是用最少的时间达到目标。 效率比效果更高一个层级，就是用最少的时间达到预期的效果。 比如我们出差去某地，坐高铁和坐飞机的价格基本差不多，单纯坐飞机需要一个小时，再加上我们出入机场、安检、托运行李的时间总共就要4个小时了。 如果我们改坐高铁的话，所有时间加起来只需要3个小时。所以，选择高铁是高效率的。 效能，就是三者之中最高的境界，也就是用最少的时间达到最佳的效果，做出最好的成果，这是时间管理的最终目标。 以最优解管理时间，是每个职场人士的必备技能。 今天我们就用思维导图四象限法的形式来高效管理你的时间。 01 什么是思维导图四象限法？ 思维导图四象限法的核心是把工作按照重要和紧急两个维度进行划分。 重要指的是对你而言很重要，比如你的事业、健康、家庭，以及长期规划的自我提升，它们关乎你的未来。 紧急就是时间比较紧迫的事情，一般是马上得做或是今天必须完成的事情。 比如：防火是重要的事，救火是紧急的事。如果平时不注意防火，就要常常救火。 又比如：锻炼身体是重要的事，而看病则是紧急的事。如果平时不锻炼不爱惜身体，不注重养生，就可能要常常去看病。 我们先来讲讲右上角的第一象限：重要、不紧急。所占的权重是65%——80%。 这一象限画的都是未到期的事情，都是一些对你未来会有重大影响的事情，它们会影响你的事业、健康、家庭等等，但不是马上非做不可。 比如职业规划、学习、锻炼身体、陪伴家人等等。 但凡重要的事情你一定要计划做、提早做、用心做，这里都有做字，我们可以把做字提前。 这个领域的事情不会对我们造成催促力量，但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更多的压力，在危机中疲于应付。 其次是左上角的第二象限：重要且紧急。所占权重是20%——25%。 这个象限画的是要到期的重要事情。这样的事情，会让人时刻有压力感，如果此类事情做得过多会让人心力交瘁。 其中80%是来自第一象限，必须马上做、立刻做。 比如今天上午要考驾照，今天下午要交设计稿，今晚母亲的生日宴等等。正确的处理方法是：立刻做，马上做。 这个象限的任务当然是越少越好了。 如果你是一个善于做时间管理的人，第一象限的事情就要提起布控好，按部就班地做。正常情况下是不会有太多重要事情跑到第二象限的。 左下角的第三象限：不重要但紧急，所占权重是15%。 这个象限画的是临时突发的不重要任务。这些事看上去紧急，但与你的大目标没有太多直接关系。 比如：家里的空调坏了，快递在门口等你签收，老公没带钥匙进不了门等等。大部分低效的时间管理者，就像无头苍蝇一样，哪里呼叫就去哪里，左突右奔，火急火燎，误把紧急当成重要。 这个象限的处理方法就是尽量不做，或交给别人做，即便不得不做也是要快速处理，不可深陷其中。 比如家人没带钥匙，让你从公司回去给他开门，你完全可以花点小钱，叫个闪送员送过去，避免占用你大量时间。 这类事情因为迫切的呼声会让我们产生”这件事很重要“的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。 很多时候，我们花大量时间在此象限打转，大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。 右下角第四象限：不重要也不紧急。所占比重不到1%。 这个象限画的是一些娱乐、休闲或是不紧急的琐碎杂事等等。比如看电影、逛街、吃喝玩乐、充话费什么的。 举个例子，你的同事邀请你中午一起吃饭，吃完后又顺便逛了逛，结果浪费了很多时间，耽误了正事。这类事情的处理方法是，适可而止。 这个象限的主要目的是用来放松和调剂的。虽然有时候，在我们很忙很累的时候，需要这样的事情来放松或缓解压力，但是如果将此类事情没有控制的去做，反而对身心有损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。 如果大部分时间都花在这个象限上就说明你缺少理智。不是被时间牵着鼻子走过度放纵自己，玩物丧志，就是做事没有大局观，被芝麻绿豆大的琐事牵着鼻子走，舍本逐末，浪费生命。 总之，在使用四象限管理时间时，为了不让脑满症给我们带来焦虑和压力，先要把大脑清空，并且清理出来的任务要按重要和紧急分为四大类做计划，同时为了避免换上“紧急麻痹症”，你的大部分计划都应该安排在重要且不紧急的第一象限，尽可能减少第二象限的任务。 02 思维导图四象限法要遵循的原则？ 现在，我们对时间管理的四个象限有了比较清楚的认识，那么，你认为这四个象限的事情应该分别按照怎样的方式处理呢？正确的处理方式是遵照4D原则。 1、对于第一象限的事情有计划的去做。（Do it a planned way！） 第一象限的事情，虽然不是那么紧急，但是如果你现在不重视它，它随时都可能发展成重要且紧急的事情。因此第一象限的事情要定好时间有计划地去做。 2、对于第二象限的事情立即去做。（Do it now！） 第二象限的事情，是我们压力和危机的源头，必须立即去做！否则后果非常严重。 3、对于第三象限的事情授权或委婉拒绝（Delegate！） 第三象限的事情，我们应该认识到它是我们忙碌而盲目的源头。对于这个象限的事情最好授权别人去做，或者通过委婉的拒绝减少这类事务的投入。 4、对于第四象限的事情尽量别做（Don’t do it！） 第四象限的事情，是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫时，你可以通过一些不重要不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入太多的精力，否则就是浪费生命。 03 如何应用思维导图四象限法呢？ 我们可以画一幅这样的思维导图，然后多复印几份彩色的，随时放在文件包里。我们看到这幅导图中分别画了4种颜色的灯泡，起到了提示的作用。 橙色的灯泡代表的是重要不紧急的事情； 红色的灯泡代表的是重要紧急的事情； 蓝色的灯泡代表的是紧急不重要的事情； 绿色的灯泡代表的是不重要不紧急的事情。 我们可以以月、周、天为单位进行时间管理。 比如说早上到达公司后你可以拿出这张空白的导图，将一天中你的工作事项根据轻重缓急以关键词的形式填写到相应的象限导图分支上。 一天工作结束后，你在完成的事项旁边打个✔，没完成的画个✘。 如果一天的工作任务你全部保质保量都完成了，看到这张导图后你将会非常有成就感。 没有完成的工作事项就属于“遗留事项”了，需要你继续填写在第二天的空白导图中，什么时候完成什么时候就不用填写了。 04 核心提炼 我们可以把要完成的事情用象限的方法来进行分类。 第一象限：重要、不紧急的事情，要计划去做； 第二象限：重要且紧急的事情，要立即去做； 第三象限：不重要但紧急的事情，授权或委婉拒绝； 第四象限：不重要也不紧急的事情，尽量别做。 05 应用案例 绘图 杨景涵 四象限法能理清任务的主次关系和轻重缓急，是非常好用的效率管理工具。用思维导图的形式表现出来更加直观具体，能更好的规划时间，减少焦虑，避免拖延。 重要不紧急象限的任务都是长期计划，从未来，事业，健康，家庭，自我提升五个纬度来规划时间。理想状态下，这部分时间安排应该占比65-80%，做计划的时候要考虑SMART原则。否则后期难以按计划行事。例如，导图中健康和家庭部分，我的时间规划都具体到时间，频率甚至准备旅游的月份。 我会将中心图和重要不紧急象限的内容画好后打印出来，其余三个象限按照天或者周为单位再做安排。这样既节省时间还目标明确，始终知道自己的主要精力应该放在哪些地方。 不重要不紧急的事情，学会拒绝和放弃。控制看手机的时间，集中处理各种消息等等。 紧急不重要的事情可以购买服务，利用工具，委托他人，节省的时间专注到重要不紧急的事务上。 每天都会有一些重要紧急的事务，可以采取小事合并，大事切割，组合起来在合适的时间做。比如，利用等车坐飞机的时间处理报销票据，网上采买必要品，听本书等等。 一目了然的时间规划，轻松掌控自己的生活。 第一象限 重要&不紧急 第二象限 重要&紧急 第三象限 紧急&不重要 第四象限 不重要&不紧急 06 运用思维导图四象限法的好处 1、采用思维导图模式的清单把事情或内容写下来会提高完成率。加州多明尼克大学教授盖尔．马修斯博士做过相关研究，发现只要人们把事情写下来最后完成的概率就会提升20%——30%。 2、有助于理清思路。做事没有头绪最影响工作效率。导图四象限的关键在于分类，按照它确定优先顺序，根据这个来处理事项进行划分，就很清楚应该将重点放在哪些事情上了。 3、运用思维导图模式的清单有助于减轻焦虑。人一忙就会产生巨大的压力，一旦有了压力就会出现情绪波动，经常处于焦虑中不仅影响身体健康，还会影响工作效率。当你把一项项工作内容都写下来之后，是不是瞬间感觉轻松了呢？不再需要试图记住每一项任务，而只需要按照导图清单去整理执行即可。此外，你每完成一项任务请一定要划掉它，这会让你感觉如释重负，随着被你划掉的工作内容越来越多，你的焦虑也会越来越少的。 4、有助于提升专注度。通过思维导图四象限法，你会很清楚地看到在某个时间段需要处理的某项任务，也就很容易集中精力应对当前任务了。即使是任务中断了，回来之后看一眼你所画的思维导图，仍然可以重新进入工作状态。 时间管理的核心目标：在于通过适当的工具建立工作计划系统，将一切繁杂的事务赶出大脑，放到外部的工作计划系统中，相当于你的外脑，从而缓解大脑的精神负担，让你始终用轻松愉快的状态面对眼前的工作。 |
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