|
推进企业质量体系管理信息化 文/01一线 （2009-12-17） 信息化是企业管理的提升。按照质量管理体系建设要求，为确保可获得必要的资源和质量目标和工作任务信息，以支持这些过程的运作和对这些过程的监视，加快信息技术应用就应该对企业在生产与管理、质量体系基础管理等环节的技术手段和管理模式进行提升和创新，对各类信息资源进行整合和优化，以信息集成取代资源集成，带动企业管理的创新、企业管理模式的创新、企业间协作关系的创新，实现ISO9000 强调的领导作用和全员参与，从而达到质量体系管理的系统化要求。 一、项目实施背景 对于现代烟草企业，研发系统、生产系统和质量系统构成了企业管理的三大系统。质量系统作为研发和生产过程的监督和质量保障，在企业中具有举足轻重的作用。质量第一、以质量为生命成为许多企业的经营方针。然而，在今天的企业信息化的，质量及其体系管理信息化的薄弱已经严重地与其他系统的发展失衡，主要质量管理过程信息化、工具的缺失和质量信息孤岛的存在已经使企业的质量及体系管理部门在信息化的平台上无法与其他部门对话。为弥补这种现状，如何充分利用现有公司研究和开发的适合企业发展战略的OA协同办公管理平台，实现企业的数字化质量及其体系管理，是当前我厂质量体系信息化建设的重要课题。 1、推进企业质量体系管理信息化是进一步注重行业提出的夯实企业基础管理的需要 推行ISO9000国际质量管理体系标准进行企业管理，是烟草行业严格规范的总要求。对于重组规模不断扩大的烟草企业，质量管理所涉及的范围越来越广，深度不断加大，质量系统与相关系统的集成度要求越来越高。由此，对企业质量管理和质量管理体系运行效率提出了越来越高的要求。 国家烟草专卖局强调，“卷烟上水平”是当前和今后一个时期行业的主要任务，基础管理上水平是“卷烟上水平”的重要保证，也是转变行业发展方式、实现可持续发展的重要支撑。在行业改革与发展的新阶段，如何加强基础管理、提高管理效率成为十分紧迫的工作任务。通过体系建设构建管理平台，同时能够在夯实基础管理方面发挥更加积极作用。国家烟草专卖局在去年行业企业管理工作会议上，要求把基础管理综合成五个方面，就是通过体系建设形成有效的规章制度、清晰的岗位职责、健全的标准体系、顺畅的信息传递、严格的绩效管理。这五个方面的基础管理，其中：有效的规章制度包括两个方面，一是规章制度体系要完整；二是规章制度要有效执行。既要有完整的制度体系，也要达到有效的制度执行。 2、推进企业质量体系管理信息化是改变全员日常工作习惯的需要 质量体系管理需要信息化，信息化可以促进质量体系管理。质量目标是质量方针的具体化。确定质量目标，搞好工作策划是建立ISO9000标准的前提，也是提高贯标有效性的因素之一。只有确定了工作目标，这样工作才有动力，身上才有使命感，工作干的好与差、是否有效就比较明确，在体系运行时各部门根据厂部质量目标进行层层分解，确定好本部门的贯标目标。确定了质量目标，还必须做好工作策划，任何工作都要按照 PDCA程序干，根据我们对工作确定的目标，进行分析，策划这项工作由哪几个过程结束，每个过程由谁去做？怎么做？什么时间去做？在哪里做？等等，编写一个程序或计划。实施之后对其工作实施效果进行检查。在检查时分两步，第一步对其工作效果是否符合目标、程度进行检查。第二步对所确定的目标、程序是否合理进行评定。最后进行总结分析，这项工作还存在什么问题需要改进？分析问题产生的原因，采取纠正措施。这样一项工作才算完成了一个PDCA 循环，工作才算干完了。而这一系列工作完全可以利用公司OA协同办公系统完成。过去，我厂涉及体系运行的一些部门在体系运行过程中没有很好地发挥 OA协同办公系统的作用，所以整天地工作看上去很忙，其实很盲目，工作干的好与差也无法衡量。由此，借助OA协同办公信息网络平台并依靠绩效考核激励机制，进一步明确并日常落实全员质量工作目标，扭转和改变全员过去日常工作无矢无序的盲目习惯很有必要。 二、主要采取的措施和对策 我厂目前作为公司管控下的一个小企业，规模小、技术低、装备水平落后，在制造硬件和软件没有得到升级换代之前，因而面临的市场压力更大，更需要通过贯彻实施ISO9000标准，依靠管理和技术创新来实现与公司制体制下的管理接轨。而贯彻实施ISO9000标准，精细和创新管理，提高质量是企业寻求发展的出路。 ISO9000在质量方面特别强调满足客户要求，它可以使企业更加贴近市场，提供了一个“你要以什么样的产品和服务满足客户需要”的理念。另外，ISO9000提倡全员参与，借助标准管理和信息化可以改变一些人为的、随意性的规定，使企业管理合理化、制度化，达到一个穿针引线的作用。依此目的，借助OA系统作用，根除传统的工作习惯、创新体系管理方法和工作制度流程。为达到利用OA系统解决质量信息共享，实现企业质量体系管理部门在信息化的平台上与其他部门对话，促进质量信息系统体系管理协同，实现企业全员的数字化质量管理，我们主要实施了以下信息化管理的初步应用。 1、过去我们只是站在信息的单一视角上来提出解决方法的，这样势必造成为了管文档就建一个文档目录、为了管流程就建一个流程等等。现在关键问题是企业内部人、流程、知识、资源、事件、物和财务这些要管理的要素都是相互强关联。这七大要素在系统中并不孤立存在，而是相互之间存在强关联的，同时，这些要素可以在企业组织内部的各个部门之间进行有效流转。基于OA办公系统自动化的这种好处或功能，我们应用到质量及其体系建设和管理上，一是梳理人员组织，设定职责权限。为此，年初，根据组织机构调整现状重新调整了质量体系建设工作领导小组，同时，重新确认了各部门贯标负责人、体系内审员和文件员。在系统中结合体系要求，对全员设定了相关的组织权限。二是统一梳理工作流程，体系目录结构和存储要求。针对过去存在的问题，我们主要在促使流程规范运作下功夫，征求各方意见，整合革除了不适当的流程，将适宜流程纳入到《井冈山卷烟厂流程使用手册》管理。另外，我们在体系建设和管理中规定，文件管理必须遵循公司体系文件规定的审批流程，其它过程和日常工作遵循企业规定的方法和内部流程在OA办公系统中流转。通过与员工培训沟通，大家清楚了流程操作和使用范围。同时，把这些材料放在固定目录下供全员共享。 2、围绕目标绩效，实现质量管理体系信息化任务的跟踪与反馈。我们在日常督导检查和推广应用过程中，总是认真贯彻了这样一种思想：作为一个企业或单位的层次领导对信息的要求必定是全方位的信息获取。通过质量及其体系管理信息化，现在每个领导都能从OA办公系统平台了解一个员工在企业参与质量及其体系管理的情况，他必定关注：该人在自己企业的所有任务完成情况，该人在企业的知识贡献和积累情况，该人在企业所负责的项目情况，该人在企业所参与发起和审批的流程情况等等，最终可以得出这个人在企业内部的所花费的费用和为企业带来的收益情况。所有这些信息都是领导在关注一个员工的时候会关注的信息。OA办公信息系统把人在企业工作的痕迹都记录了下来，企业依此完整的评价一个员工的绩效。 对于质量及其体系管理日常工作，以OA协同办公系统为基础平台，强化质量信息收集与共享，强化内部执行力和持续改进，认真开展质量体系建设总体策划、过程策划和质量改进活动，确保质量方针的贯彻落实和质量目标的实现，确保质量体系的持续改进和有效运行。同时，依据《井冈山卷烟厂质量体系管理考核细则》，我们每月按期召开贯标工作例会，做到月月有检查，月月有考核，月月有部署、月月有通报。同时，通过工作例会和OA办公系统平台，大家充分讨论与交流，及时掌握体系运行状况和持续改正方向。 三、实施效果 ISO9001标准全面规范了企业内从原材料采购到成品交付的所有过程，牵涉到企业内从最高管理层到最基层的全体员工。OA办公系统的自动化具体体现在事务处理上更快、更准确、更全面。OA不再强调“无纸化办公”，更注重协同发展，它可以产生巨大的效益，为节省信息交流的时间和空间提供了意想不到的好处。
由于合理分配了质量及其体系管理人力资源，合理规范了管理流程，工作变被动为主动，有效配合了质量及其体系管理运作。具体工作中，结合标准信息化要求，抓好第一责任人，第二是技术负责人，第三是产品的质量检验验证人员，第四是作业区和生产线等人员，同时，认真抓好全员的培训和指导工作，实现了层层按标准管理，人人照标准工作，事事用标准规范，处处照标准考核。 我厂ISO9001：2008质量体系自运行以来，通过不断查找发现问题和及时纠正改进完善，取得了一定成效。经上海质量体系审核中心外审专家现场审核，并通过推荐认证。
四、今后打算 质量体系建设是一项长远而艰巨的任务，需要不断地持续改正。下一步，我们将按照李克明副局长在全国烟草行业管理体系建设现场会上的讲话精神，探索并形成一些富有特色的管理体系建设的做法和经验。确保贯标工作真正达到管用好用实用的目的，成为构建企业基础管理的系统平台，成为夯实基础管理的抓手和载体，使管理体系建设真正富有效率、充满活力。使之与公司和企业的战略发展计划相匹配，确保全面落实烟草行业“严格规范、富有效率、充满活力”的总体部署和“工作上水平、税利保增长、企业促发展”的总体要求，实现江西中烟又好又快发展。
不可否认，推行ISO9000标准体系管理信息化是有一定难度的，但是，把它作为提升企业管理业绩的重要措施和一项长期的发展战略，我厂正在稳步推进。信息化管理按照企业的具体情况进行周密的策划和应用，ISO9000终究能在企业里生根结果。 （于2009-12-17夜）
作者简介：罗余作，男，汉族，1965年11月出生，江西吉安永和人，中共党员，高级工程师，网络与信息管理师，中国知名专家学者，著名科技工作者。1982年考入江西工业大学（今南昌大学）机械制造工艺与设备自动化专业学习。1986年7月毕业并荣获工学学士，8月听从国家分配参加工作后，长期从事设备技术、企业管理、网络与信息技术。现任某央企信息部门主任，吉安市制造业信息化指导专家。个人辞条列入大型文献《走进大家》、《中国知名专家学者辞典》、《世界优秀专家人才名典》、《百度百科》、《世界名人录》等大型文献。目前系中国通俗文艺研究会，中国作家（交流）协会等十多个学会会员；系全国科监委行业发展战略委员会副理事长，全国品牌委行业调查委员会副理事长，全国高科技创新品牌产业发展研究课题组区域理事长、专家团成员。
日常爱好探索写作摄影，作品主要有专业论著、科技论文、讲义（课件）、调研报告、案例、QC成果、创新成果，文学杂文、小说、评论、散文、游记、诗词、格言、评论、新闻及摄影。在国内重要学术期刊、交流会议和网络媒体上发表论文50余篇。在报纸书刊、文学期刊、大型文献和书籍媒体发表新文学作品300余篇。在自媒体和文学网发表作品500余篇。在专业领域，曾多个年度荣获“江西省青工双增双节建功赛先进个人”、“江西省质量管理小组活动卓越推进者”、“江西省企业信息化工作先进个人”等荣誉称号，十多项科技和创新成果、技术改正重大成果荣获省部级和市级表彰。在文学领域，50多篇作品应邀参赛获奖，曾荣获 “中国诗词名家”、“中国当代实力派作家”和“当代百强才子”等荣誉的称号。
作者自述：我的业余只想静守自己的内心，做岁月里的宁静人。起名“01一线”网络昵称，故名我是一线的设备技术、网络与信息化工作者。平时喜欢随笔写点人生经历和感悟文字，用以调理白天强于工科的头脑。
记得在我40岁生日那天，一位朋友给我发过一条短信：“你，一口气在人生的跑道上跑了N圈。今天，又到了起跑点。累了吧？休息一下吧。明天你又将开始新的一圈。而我，将一如既往的站在跑道边为你呐喊助威。”我回复朋友说：人生是一场自我完善的修行，所有的经历，无论悲喜，都为塑造更完美的自己，待那时，即使青春不再，年华已逝，也终究会遇见最美的自己。如果把人生比作一次旅行，降生人世，我们就坐上了生命的时光列车。如果按生命83年计，我们的人生时光也就只有3万天。可是，仔细想想，我们会发现，这些日子，我们没有多少是属于自己的豪迈之行。
感念之余，我回顾了过去，检讨了自己。认定了两点体会：一是要把人生奉献给那些永恒不变的事物，因为生命的伟大用途，是要把它花费在比本身寿命更为长久的事物上面。二是要决心为年岁增添生命，因为思想得最多，感受到最高尚的东西，做出最佳行为的人，生活得最丰富。
|
|
|
