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时间管理手册至时间的误区

 逸香阁居士丽人 2019-11-27

管理不好时间?你该注意这几个误区        9.7

1. 喧宾夺主,本末倒置

时间管理的本质,并不是管理好「时间」 —— 这压根就不重要 —— 而是高效地完成该做的事情。

这才是核心所在。

记住:永远是工具来为你效力,而不是你要去适应工具。

所以,最合适的工具,必须能够如臂使指、圆满自如,成为你身体和大脑的一部分。而不是需要你时时刻刻提醒自己「我得去用」。

你必须确保,当你需要用到它们的时候,它们能立刻在你身边出现,用你最舒服的方式去使用。

很多人热衷于 APP Store 上五花八门的时间管理 APP,其实,这些没有太大意义 —— 很简单:我们绝大多数工作是在什么地方完成的?是电脑,而不是手机。

所以,时间管理工具的第一个条件是什么?

必须能够全平台使用,呼之即来,用完即走。

我自己体验过一些 APP,从打开,到进入正式功能,就要好几秒钟,点击五六次按键 —— 这究竟是在帮你管理时间,还是浪费你的时间?

更重要的是,一款工具,如果不够轻便、自如,它就会在你潜意识里留下这样的印象:使用它,是一件很麻烦的事情。

那么慢慢的,你就会倾向于把它搁置,放在一边。

这就是「学了很多方法,却从来都用不上」的真相。

那么,什么样的工具,才是适合自己的呢?  对时间管理的新手来说,一款笔记加待办清单即可。

前者推荐:印象笔记,有道云笔记,为知笔记,Onenote,Bear(苹果专用)。

最有效的方法,永远是简单的。

2. 追求「完成所有事情」

结果就是:我们连待办清单都不愿意打开,因为看了就心烦。

有两个事实,可能是我们需要直面的:

1)我们往往都高估了自己的能力;   2)事情往往是做不完的,做多少来多少。

如果你把所有的事情都写入待办清单,会有另一个后果:在权衡「要做什么」的时候,你可能会选择去做那些简单、但没有太大价值的事情 —— 因为做完了可以立刻勾掉。

而那些真正重要的事情呢?也许就会一直拖着,直到 deadline 才开始拼命赶工。   这就完全反其道而行之了。

正确的做法是什么呢?待办清单上面,只写真正重要的事情。其他不那么重要的,按照如下方法处理:

1)放入 Dessert 清单中,等碎片时间、工作间隙、状态不佳时处理。快速给自己恢复精力。

2)用其他方式快速解决。譬如:交付给别人,聘用外包,使用在线工具,等等。

3)拖着不做

是的,不要觉得「拖延」十恶不赦,拖延其实是一件好事。关键是什么呢?我们不要被「拖延」主导,而是要自主的、有意识地去选择「拖延」。

简而言之:正确的做法是,优先做最重要的事情,其他事情能拖即拖。

很可能,拖着拖着,这些事情自己就「被解决」了 —— 尤其是对于尚未完全明确、需要反复沟通和确认的事务,繁琐而机械的操作,以及「不做也不会死」的事务。不要让它们挤压你宝贵的时间和精力。

依赖番茄钟

可能有同学不清楚番茄钟,简单介绍一下:

番茄钟,又称番茄工作法。它的使用很简单:定一个25分钟的闹钟(称为「一个番茄」),在这段时间里心无旁骛地工作,拒绝任何打断(一张便签、一个耳机可以帮到你)。

等25分钟结束了,关掉闹钟,休息5分钟,再开始下一个番茄,循环往复。

为什么是25分钟呢?因为基于认知心理学的研究,人集中注意力的时间,一般不会超过25-30分钟。

当然,这个时间可以根据实际情况调整,通常以20-30分钟作为一个番茄。

一般来说,使用番茄钟,以「番茄」来计数。我们会说「今天完成了5个番茄」,指的就是不受干扰、心无旁骛地工作了5个25分钟。

那么,番茄钟真的有各种时间管理专家所说的那么神奇吗?

为什么呢?很简单,因为太机械了。

人的精力曲线波动是非常频繁的,会根据时间和任务而异。每一次都要求集中精力25分钟,常常会带来两个后果:

1)坐立不安,心烦意乱,明明做不下去,但是又不能分心;

2)好不容易进入心流状态,正热火朝天的时候,一个闹钟立刻把思绪打乱了。

尤其是对于像我这种「坐不住」的人,更是明显。

究其原因,它的根本问题在于:先设定好了时间,再往时间里面装任务。

也就是说,番茄工作法的本质,在于培养你「规律工作」的习惯。

这对于精力曲线平缓、作息极其习惯的人来说,是可以的。但对于我这样的人,基本没有任何作用。

那我是怎么做的呢?很简单,反过来:先给自己设定任务,再根据任务指定时间。

我会告诉自己:接下来,让我们试试,能不能在5分钟内,完成这个小任务。然后,开足马力去解决。

完成了,就再给自己分配下一个新任务。

简而言之,这是两种完全不同的思维:

我无需要求自己「规律工作」,不是让我去适应工作 —— 而是让工作来适应我。

对我来说,工作就是一个个挑战的小片段,每一天的繁忙,其实就是针对这些小片段,一个个予以攻克。

这样,就能将工作变成一段愉快、自由又富有挑战性的体验。

4. 错误理解四象限法

四象限法,应该是时间管理里面,最广为人知的方法了。

它将一天里所有任务,按照紧急性和重要性两个维度,分为四个象限:

重要且紧急:立刻去做。重要但不紧急:安排固定时间去做。紧急但不重要:尽量请别人去做。不紧急也不绝大多数时间管理教程,都是这样教的,大家也都是这样学的。很少有人对这套分类方式提出质疑,但不知道你有没有意识到:这其实不是很科学。试思考一个问题:为什么在我们的待办清单里面,会出现「不重要」的事项呢?

换言之:不重要的事情,哪怕它很紧急,又怎么样?一件事情如果「不重要」,那不做也不会有什么后果(否则就是重要),为什么要考虑它呢?

问题在于:这里的「重要」是一个很模糊的概念,它真正的意思是「有价值」。

什么是有价值?简单来说,如果一件事情,做完之后,能帮你增进经验、获得提升、收获回报,那就是有价值的。否则,就是无价值的。

把上面四象限里的「重要」换成「有价值」,是不是立刻清晰多了?

四象限法的本质,其实是这样的:紧急,代表「别人希望/需要你去做」,而有价值,代表「我自己想做」。

最好的情况当然是两者重合,但如果不是,那就尽量在不影响结果的情况下,「以我为主」。

当然,有价值 - 紧急的分类(术语叫做艾森豪威尔矩阵),本身也未必是最好的分类方法。这一点,以后有机会再详谈。

不过,至少,这比广受误解的「重要 - 紧急」要更好。

5. 用日历来做待办事项

之前写时间管理的文章,有不少读者在后台留言,说:

我一般用日历做时间管理,很好用。

日历确实很好用,像 Google日历,或者苹果自带的日历,都不错,但用日历做时间管理,其实是效率很低的方法。

为什么呢?很简单。考虑一个问题:现在突然来了一个任务,没有明确的时间要求,你要怎么把它记到日历里面?

这就是问题所在:待办清单也好,笔记也罢,是「任务导向」的,时间只是任务的属性。我完全可以把一个任务记下来,而不指派具体时间。

但日历不行。日历一定要先明确一段时间,再安排任务。

这会造成什么后果呢?每记一件事情,你都要先思考:把它放在哪一段时间里?

更别说,大多数任务,往往不会按照时间执行。那么,就又得重新安排、设置。

在时间管理领域,有一句俗话,叫做:日历是神圣的。什么意思呢?记在日历上的事情,一定是「雷打不动」的。

简而言之:日历不是用来记录任务的,而是用来「锁定时间」的 —— 在日历上写下一件事情,就意味着:这段时间被占用了,当我安排事务、整理工作时,我必须将其考虑在内。所以,什么事情适合记在日历上呢?一般是严肃的会议,固定日程,当天会发生的事件,等等。

它是用来参照的,辅助我们对工作进行安排,而不是用来管理时间的。

如何用好碎片化时间,让思维更有效率? 9.4

在很多时候,阅读,是吸收效率最低的一种学习方式。因为人的眼球扫视和认知速度,远远超过理解和记忆速度。

也就是说:我们读完一篇文章、一段章节,以为自己理解了,但实际上,只是「读完」了而已。我们的大脑根本没有做好接受它们的准备。

据研究,单纯进行文字阅读的吸收率,大致只有20% - 25%。

也就是说,你读完一本书,过了一个月,能记住里面四分之一的内容,其实已经算是不错了。

既然如此,为什么我一直呼吁大家读书呢?如何才能提高阅读的吸收率呢?

答案也很简单:加工。

单靠阅读,是很难记住知识的;你必须在阅读的同时,让大脑参与进来,进行深度加工,才能提高对知识的吸收率。

什么是加工?简单来说,就是对所读到的信息,进行思考。

举个例子,当我问「你如何利用通勤时间」时,不急着往下看,而是抬起头,回忆自己通勤时的状态,想一想自己通常都在做什么 —— 这就是一种加工。

同样,当你看到「加工」时,先回忆一下,调取你的知识,来猜测这里「加工」的含义,这也是一种加工。

神经科学认为,我们对知识的储存,是以「点」和「线」的形式,储存在记忆之中的。

当我们接受到任何一个外来的新信息时,进行回忆和沉思,从脑海中「提取」出相应的节点,将它们跟新信息联结到一起 —— 这就是「加工」的整个过程。

我们思考得越多,「提取」出来的节点越多,建立的新联结越多,加工的深度也就越深,我们对于一个新知识,也就能记得越牢。

这就是学习最本质的过程。

当我们利用整段时间(1-2个小时)读一本书时,我们会在一个安静、舒适的环境下,摒除外界干扰,沉浸到书的信息里面。

我们会反复阅读晦涩的内容,会将不同章节、不同页码的知识点联系起来。读到有趣的地方,会掩卷沉思;模糊的地方,会回过头来重读;甚至,会猜测下文,联系起自己的经历。诸如此类。

这些,都在不知不觉地,强化我们的「加工」过程。

但是,碎片化时间,往往比较短(15-30分钟),也容易受到打扰,并不利于我们集中精力,进行沉浸阅读。

在这种情况下,我们的阅读效率,其实是较低的。大多数时候,我们只是匆匆一瞥,告诉自己「我获得了这些信息」,但并没有真的学会它们。我们是在满足自己的信息焦虑,而不是真的在学习。这会造成什么后果呢?

我们对所有的信息,都是惊鸿一瞥。心理上,我们认为已经「读过了」,不再愿意去看它们。但实际上,我们并没有真正获取里面的价值。

所以,我经常听到这样的话:这本书我读过了,感觉没什么价值,不推荐看。

其实,是真的没有价值吗?很多时候,是你的阅读方式不对,没能激发出它真正的价值。

明白了这一点之后,我采取的方式是什么呢?

我不再在通勤路上读书,而是相反,我尽量利用在办公室、家里的时间读书,并将「阅读」和「加工」分离,将「加工」,留到碎片化时间去做。这就是很多人做时间管理所忽略的地方。许多人会认为,时间管理,就是最大化利用每一段时间。于是,即使只有10分钟,他们也要把它利用起来。不能读书,就读文章;不能读文章,就听音频。总而言之,不能让自己觉得「这段时间被浪费了」。

所以这几年,这一类「帮你把碎片时间用起来」的知识服务,才如此盛行。

但实际上,最有效的碎片时间利用方式,不是阅读,而是思考。

等到碎片时间,没有紧急的事情需要做时,我就打开这个清单,从最上面开始,找到需要思考的问题 我会调动起自己的知识积累,去进行逻辑推理,思考彼此之间的联系、架构,尝试找出问题的答案。

与此同时,打开笔记软件。当我找到任何一个问题的答案时,或者产生任何有意思的灵感和想法,我就把它们记下来。

这种做法,不但可以提高加工深度,增加对知识的吸收率,而且,可以不断地丰富我的选题和素材库。

我写出来的文章,有相当一部分的素材,都来源于这种方式。

那么,在碎片化思考的时候,有哪些方法,可以使用呢?

这里面非常重要的,是发散思维。人的大脑有两种模式,一种是专注模式,另一种是发散模式。当人处于专注模式时,主要活跃的脑区是前额叶皮质 —— 也就是负责逻辑思考和推理的地方。

这时,我们的注意力聚焦在问题上,试图对它进行理解、分析和推理。我们激活的神经元是集中的。

而当我们处于「发散模式」时,脑成像显示,没有哪一个脑区特别活跃,它「弥散」在我们整个大脑中。所以,它不利于对问题进行复杂的理解,但激活的神经元会更广泛、更多元。

也就是说,在发散模式下,我们能够联系的「节点」会更多。那么,针对新信息,能够进行重构和联结的机会,也会更多。

所以,最好的方式,是在阅读时,先利用「专注思维」,理解文章所表达的含义;接着,再调到「发散思维」,从文中的知识点出发,漫无边际地想象、漫游,让知识点尽可能多地跟脑海中的「节点」建立联系。

这里,前者可以在整段时间、系统阅读时做;后者,则不妨放到碎片时间来进行。

有一个方法,叫做 TEC 架构法,可以帮你训练这种模式。

什么是 TEC 架构法?

假设你现在有 5 分钟的碎片时间,想弄清楚一个问题,你可以这么问自己:

1)我要思考的焦点和任务是什么?(Target & Task)

2)我能想到多少跟它们相关的信息、线索、可能性?(Expand & Explore)

3)这些收获中有哪些是可以进一步利用的?(Contract & Conclude)

简而言之,TEC 的操作步骤就是:先澄清问题、确定自己要解决的核心问题;然后发散思维,让大脑放松,想象出尽可能多的可能性和线索,把它们逐一记下来;最后,再从这些记录之中,筛选出能用的,进行下一步的分析和推理。

一次 TEC 练习的标准时间是 5 分钟,亦即分别分配 1 分钟、3 分钟、1 分钟到三部分上。

当然,你可以根据自己的状态和习惯来调整。不宜太长,否则很容易感到疲倦。

我们知道,人有这么一种特征:当你脑海里想着一种事物时,无论你遇到什么东西,碰到什么事件,你都很容易把它们,跟脑海中的事物联系起来。

通过 TEC 架构法,把需要解决的问题放在大脑里,过一遍,不但能理清思路、扩充节点,还能帮你保持对问题的敏感性。

这样一来,你就会下意识地,将这个问题,跟见到的事物建立联结。

举个简单的例子。倘若你是设计师,需要构思一个海报的排版,一时没有头绪。你日思夜想,走路时都在思考。这时,你看到的任何图案,包括店铺的招牌、商场里的海报,都会被你纳入意识中,代入设计需求里。你会想:咦,这个排版能不能用?这个细节很有意思,能不能拿过来?这个字体不错,回去马上买……所以,我跟专业人士打交道的时候,注意到,他们都有一个共同点:

无论聊到什么、看到什么,他们都会下意识地联想到自己的业务,思考「这个东西可以怎么用?」

原因很简单,无非是他们对自己的业务十分热忱,无时无刻不在脑子里构思而已。

在心理学上,这就叫做「敏感化技术」。

很多人会有这种体验:被一个问题长久困扰,一直不得门径,突然间某一天灵光一闪,瞬间想通了之前的关隘,所有迷雾一扫而空。

这些时刻,背后往往都是「敏感化技术」在起作用。

那么,如何调动自己的「发散思维」,将碎片时间利用起来呢?

最关键的,是要保持放松。

可以试试,聚焦在自己的呼吸上,一起一落,减慢速度,使心情平静下来,将脑子里的杂念和思维清出大脑。

如果有条件的话,拿出纸笔,花上30秒,将脑海中的念头写下来,不需要成文,也不用管内容。写上三五行,会感觉很舒畅。另一个有效的方法,是换个环境。去一些新奇的、陌生的环境,走一条没走过的路,都可以刺激我们的大脑,让我们从「专注模式」切换到「发散模式」—— 因为在这种情况下,我们需要更多地去收集周围环境的信息,建立模型。这可以帮助我们,将注意力从内部转移到外部。这样一来,在减轻压力的同时,也能有效地刺激和活化思维。

总抱怨没时间,你缺的究竟是什么?  9.5

一个员工,一个工作日里,能够集中精力高效工作的时间,平均只有 2 小时 53 分钟,不到 3 小时。

其他的时间呢?大多都消耗在各种无意义的边边角角,以及状态低落、分心、走神的区间。

这说明什么呢?无论我们如何去规划时间、压榨时间,如果我们无法改善自己的状态,即使能够省下大量时间,也未必能够有效利用。

做好时间管理,不仅仅是要管理「时间」,更重要的,是管理好「精力」。

这才是时间管理的本质。

很多人在高强度的工作之后,喜欢瘫在床上,一动也不想动,认为自己在休息。

其实这是错的。

除非是从事高强度的体力劳动(比如搬砖),否则,躺在床上,哪怕睡一觉,对消除疲劳也起不到太大作用。

因为,休息只能消除肌肉疲劳,无法消除大脑的疲劳。

导致大脑疲劳的因素,有非常多,比如压力、焦虑、紧张、不良情绪……但归根结底,它们都跟同一个因素挂钩:认知资源。

我们感觉到「累」,是因为我们的认知资源,被耗尽了。

那么,什么是认知资源?

但如果我问你 783+482 呢?

你就必须计算了。3+2=5, 8+8=6进1, 7+4+1=12,再排列一下,得到1265。

在这个过程中,你的前额叶皮层被激活,神经元变得兴奋,突触电位改变,神经递质产生并被接收,信息不断在神经元之间传递 —— 在那么几秒钟里,这些部位协同活动,完成了一次三位数的计算。

这些进行计算的能力,就是认知资源。

这就是一次对认知资源的占用。

在日常生活中,只要我们有意识,上述过程就在不间断地进行着。

甚至很多时候,当我们聚焦在某项工作时,大脑还在处理着别的信息。这时,这部分认知资源,就被占用了 —— 尽管我们可能没注意到。

我把前者称为「显性认知」,把后者称为「隐性认知」。

们的「显性认知」,绝大多数时候都不会是100%,而是60%、80%,甚至很可能是50%、30%。

为什么呢?很简单。在日常工作中,我们会不断切换手上的事情。做一会表格,查一会材料,刷一下知乎,走神一下,思考今晚吃什么……诸如此类。

每一次切换时,我们的大脑都会切换一次思考的内容,从上一个工作过渡到下一个工作。在这个过程中,大脑并不会清除掉所有内容,而是将一部分放在后台,继续进行思考。

这种机制的本意是好的 —— 它可以使我们在复杂的环境里,提高大脑处理信息的能力,一次同时处理更多的信息。

但是,在这个信息爆炸的时代,它很容易带来一个后果:我们「隐性认知」的占比,会越来越大,直到挤压了「显性认知」。

就像用电脑时,退出一个程序,它所占用的内存并不会完全释放,而是继续保留着几个线程,留在后台。

所以,电脑开久了会感到卡,就是因为内存被后台程序耗尽了。

大脑也是一样的。

想一想,当你感到特别疲劳时,是不是有一种感觉:

你觉得大脑里装满了东西,导致思维转得很慢,却又说不出是什么东西。

这就是因为,认知资源被「隐性认知」占用殆尽,不足于进行「显性认知」了。

那么,怎样才能释放这些被占用的认知资源呢?

有一个非常简单的办法:把脑子里想的东西,写下来。

我们的大脑,之所以会把信息保留在「后台」,是因为:大脑认为这些信息是重要的。

它会想:我一定要记住它们,免得它们被遗忘了。

尤其是对于什么呢?未解决的问题。

因为,未解决的问题,意味着不确定性,也意味着不稳定的状态。而我们大脑,本质上是不喜欢「不确定」的,它会倾向于把这个问题弄清楚。

你一定有过这种感觉:当大量问题悬而未决时,哪怕你强迫自己专心下来,也做不到。你会不由自主地想起这些问题,渴望着立刻解决它们,或是得到一个确定的结果。

这种状态,表现在外部,就形成了压力。

这就叫做「契可尼效应」。

而将这些信息记下来,就相当于给大脑释放一个信号:

这些信息已经被记住了,它们不可能被遗忘,你就放心吧。

这是引导大脑清空「隐性认知」,释放认知资源最好的方法。

这种幸福感来源自哪里呢?很多方面,包括亲手制作出一本精美手帐的成就感。但最关键的因素,是通过记录手帐,将思维复位、大脑清空的那种「神清气爽」的感觉。

你会发现,她们身上,似乎有用不尽的精力和活力。

哪怕工作再忙、生活再累,也能见缝插针地得到恢复,保持对生活的热爱。

这就是坚持写作和记录所带来的效果。

那么,我们可以采用哪些方法,来释放认知资源呢?

1. 压力记录

如同前文所说,把担忧的问题、造成压力的原因写下来,能非常有效地帮助你缓解压力审视自己的「自动化思维」:

这份工作在项目里占多大比重?它的结果对项目有多大影响?我对结果的担忧合理吗?别人会不会根本就不在意?

2. 灵感记录

另一种需要记录下来的东西,是脑子里盘旋的念头、想法和灵感。

我想,许多人应该都有过这种经历:阅读、休息、漫步时,突然灵光一闪,产生了某个碎片的、不成型的想法。

这个时候,会发生什么情况呢?要么,你毫不在意,那么它倏忽而过,立刻消失,不留下痕迹;要么,你觉得有点意思,想把它记住。那么,它就会一直留在「隐性认知」里,占用着这部分资源。

最好的方法,是立刻把它记下来。既保留下了这个想法,又减轻了大脑的负担。

我是这样做的:平时在碎片时间里,我会让思维进入发散状态,无边无际地蔓延。突然发现有趣的点,就立刻把它记下来,到晚上再整理、归档。日积月累,就成了我的选题库。

写作的时候,再随机在选题库里挑一个。加以思考、推演和完善,就是一篇文章。

3. 自由记录

这种方式,有两种适用场景。

一是在起床之后。在整晚的睡眠中,我们会由深度睡眠,慢慢过渡到快速眼动期(REM)。在后者的阶段中,我们的部分大脑细胞是活跃的,它们会产生大量信息(亦即做梦)。

所以,有时起来之后,会感到大脑还没有彻底清醒,思维转得很慢。这就是因为,这部分信息占用了太多的资源。

这时,可以铺开纸笔,把脑子里能想到的东西全部写出来,不用受到任何规则、字体、逻辑的约束。

只需写上几行,就能逐渐恢复思维,调适到工作状态。

二是在犯懒的时候。

比如下班回到家和周末,经常会什么事都不想做。这时,随手拿起纸笔,把大脑里的想法写下来,记录今天工作的心情、描述通勤路上看到的事物……诸如此类。也可以给自己一个既定的主题,比如:刷手机时随便看到的一个话题,把它写下来,以它为中心,进行发散思考,将脑子里的想法串起来。不需要很长,也不需要逻辑通顺,只需如实记录下想法,写上几百字即可。

这样,就能快速让自己恢复精力,从而重拾起既定的计划。

4. 日志记录

我们为什么会失眠?很大的原因,是因为,在我们准备睡觉时,脑子里还有太多的想法,没有得到安定。当「显性认知」空置时,它们就从后台切换到前台,充斥在意识中,让你久久无法入睡。

一个有效的方法,就是做睡前日记。把这些想法写出来,把一整天的困惑、心得、经历,以及第二天的计划,全部写下来,将它们外部化。

你会发现,虽然很多问题仍然没有得到解决,但单单只是把它们写下来,放在一边,告诉自己「明天再说」,也会心安很多。大脑是用来思考的,请好好对待它。

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