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学会这几招,提升图表表现力才是王道!

2019-11-29  暮秋残阳

Excel图表几乎是每个职场人必备的工具,工作中我们制作好的图表,会发给领导看、发给员工看或者发给客户看,能做出美观的图表尤其重要。

今天我们分享的内容将通过图表布局、坐标轴设置、字体设置及细节处理介绍如何提升图表的呈现力,实现数据可视化。

01

突破Excel图表布局

在Excel中创建的图表,其默认布局都大同小异,主要由图表标题、图表区和图例组成,如下图所示。

在默认布局的基础上,用户可以使用【添加图表元素】按钮为图表添加元素,也可以使用【快速布局】按钮 快速更改布局设置,还可以通过【图表样式】快速应用不同的布局和效果,如下图所示。

一般情况下,图表默认结构并无太大问题,也可以满足基本使用要求,但对图表有更专业或更高要求时,就显得不够完美。如简单的标题,无法传达更多的信息,图表区留白过多,图表呈现过于分散等。左下图所示为一个专业的信息图表,右下图所示为图表组成结构图,可以看到,其主要由主标题区、副标题区、图例区、绘图区和脚注区组成,从上到下竖向构图,结构紧凑,在很小的空间内却呈现了很多数据。 

专业图表组成的5个部分,在布局上可以注意以下几点。 

(1)主标题区。可以删除默认标题,使用文本框代替,以方便编辑。在字体上建议使用大号字体,突出标题区。 

(2)副标题区。可根据情况对图表数据呈现的结果进行提炼,方便阅读者快速掌握数据信息。 

(3)图例区。可根据数据系列情况,进行取舍。

(4)绘图区。绘图区不宜占的面积过大,图表数据清晰即可,否则就会显得粗糙。 

(5)脚注区。主要用于注释数据来源或者特别注释内容。

02

合理地设置坐标轴

在Excel图表中,主要分为分类轴和数据轴。分类轴用于表示图表中需要比较的各个对象,而数据轴则是根据数据的大小来自定义数据的单位长度,它们都是极为关键的部分,如果不能合理地设置坐标轴,不仅影响读者观看,而且容易扭曲数据要表达的意思。 

❶ 分类轴的设置

图表设计中,如果分类轴中的数据标签显示过于拥挤或设置不当,都会影响数据的正常阅读和图表美观。 

(1)倾斜标签要不得

在制作图表中,有时会遇到分类标签文字过长,而图表宽度太长,导致X坐标轴上的数据标签倾斜显示,给阅读者造成不便,如下图所示。

此时,可以使用【Alt+Enter】组合键,在数据表中对分类标签文本进行强制换行,如左下图所示。如果标签很长,可以进行多次换行。调整分类标签后,图表效果如右下图所示。如果标签还是倾斜,适当调整一下图表长度即可。 

如果不希望使用换行符,将柱形图改为条形图,也可解决此类问题。更改图表类型后效果如下图所示。 

另外,将轴标签分类为有规律的文本,如连续的年份、日期,不要写成“2017、2018、2019……”,可以简写成“2017、18、19……”,这样不但看起来简单,也很清晰明了。

(2)合理安排条形图类别名称位置

制作条形图时,原始数据中包含有负值,如左下图所示,数据标签会显示在条形图内,看起来不美观,如右下图所示。

可以更改数据源格式,添加辅助列,之后更改图表格式。

(3)数据点落在横坐标轴刻度线上

在用折线图和面积图表示时间系列数据时,如果数据点落在了两个时间类别中间,容易误解数据日期,如左下图所示。因此,各个数据点一定要落在横坐标轴,即时间轴的刻度线上,如右下图所示。

创建图表后,选择横坐标轴,打开【设置坐标轴格式】任务窗格,在【坐标轴选项】下【坐标轴位置】选项组中单击选中【在刻度线上】单选按钮即可,如下图所示。

❷ 数据轴的设置

数据轴影响着图表的数据呈现效果,如果设置或处理不好,很容易呈现出错误的视觉效果。例如,体育比赛记录、卫星轨道偏离度等,这种“敏感型”数据,差别微小,在坐标轴的处理上应体现数据的微小变化。

下图为两个销售额的柱形图,使用了完全相同的数据,左下图则无法体现各组的销售额差异,而右下图则更能体现“四组”销售额的领先程度。 

由此可以看出数据轴设置的重要性,下面介绍几个数据轴的设置技巧。 

(1)数据轴起始值从“0”开始

如果原始数据差异不是很大,Excel会默认调高纵坐标的起点以突出差异性,但这种差异会导致同样的数据呈现的效果不同,引起错觉。所以将纵坐标轴设置为从“0”开始能更准确地展示数据之间的差异。下面两个图表,左下图以“75”为起始值,很容易让人误认为4季度比1季度销售额增长了500%,但右下图以“0”为起始值,可以看出仅增长了25%。 

如果要更改纵坐标显示效果,可以在数据轴上右击,在弹出的快捷菜单中选择【设置坐标轴格式】选项,如左下图所示。然后在【设置坐标轴格式】任务窗格设置坐标轴的最小值和最大值即可,如右下图所示。另外,可以通过设置“单位”,调整纵坐标轴间隔。 

(2)纵坐标数据格式

纵坐标列数值较大时,特别是十万、百万等数据,难道要让大家费力地数有几个0,如左下图所示。这时就可以设置纵坐标的数据格式,提升图表的可视效果,让图表更简洁,易于阅读,如右下图所示。 

在【设置坐标轴格式】窗格中,设置【显示单位】,并选中【在图表上显示单位标签】复选框,如左下图所示。

另外,也可以通过添加单位的形式,使数据更易读。在【设置坐标轴格式】窗格中选择【数字】选项,在【类别】中选择【自定义】选项,然后输入自定义代码,单击【添加】按钮,如右下图所示。

此时,图表即可以以自定义的单位进行显示,如下图所示。

(3)主次坐标轴刻度线要对称

在Excel图表中,主次坐标轴是图表中较为常用的呈现方式,由于两种数据对比不同,无法在同一数据轴上体现,通过次坐标轴就可以清晰、直观地展示数据的变化。

下图所示为一个双坐标轴图表,其中主坐标轴有7个刻度,次坐标轴有11个刻度,它们的刻度和网格线都不对称,看起来很不方便,因此需要对次坐标轴的最大值和刻度单位进行调整。

此时,设置次坐标轴的最大值为“0.12”,刻度单位为“0.02”,如下图所示。

即可得到一个主次坐标轴对称的图表,如下图所示。 

03

使用更为简洁醒目的字体

字体也是影响图表美观和专业度的因素之一。新建的图表一般采用Calibri、宋体或等线字体,Excel版本不同,默认字体或稍有区别。一般情况下,很少有人会想到去修改它,在这种设置下,做出的图表,很难呈现出专业的效果。

在字体设计中,文字分为衬线体和无衬线体。其中衬线字体是在字的笔画开始、结束的地方有额外的装饰,而且笔画的粗细会有所不同;而无衬线体是没有这些额外的装饰,而且笔画的粗细差不多,下图所示为衬线体和无衬线体的区别。 

通过上图可以对比看出,衬线体字体的优势是易读性高,而无衬线体的优势是清晰醒目。在专业图表中,多采用无衬线字体,无论中英文。在设置图表的字体时,数字和英文可以采用Arial字体,8~10磅,中文可以使用黑体,下图所示为有衬线和无衬线图表效果的对比。

这些小技巧,你都了解了吗?   

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