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职场中人，都参加过形形色色的会议，据《开会的革命》一书中所讲：普通职员一生中用以开会的时间至少在9000小时以上，中层管理者每周大约有35%的时间用来开会,高层管理者可能超过50%；从财务数字来讲，每家公司直接花在会议上的费用占行政预算的7%-15%，这还不包括以会议为名义的其他开销。花费了如此多精力和财力的会议，却很少有能真正到达预期效果的，有的甚至招致了参会人员的抱怨。 某公司办公室给各部门下了通知，要求大家去会议室开会,特别强调了一句：“各部门员工必须全员到会,否则一律按旷工处理。”为什么要强调这么一句呢?因为往常各部门员工一听到“开会”二字，都是想方设法，能躲就躲，能逃就逃。“会议”在大家的心目中，已经变成了一种浪费时间、折磨心灵的代名词。 何以如此呢？原来，这家公司每次开会不外乎两种情况： 要么是总经理一个人在会上口若悬河、滔滔不绝地一口气讲上两个小时，大家或鸦雀无声、冷漠以对，或该干什么干什么。两个小时以后，员工们常常不知总经理这次会议所言何事。会后大家也没有讨论，时间一到马上一哄而散。 要么就是几个主要领导轮流讲话、互相讨论，其他人只能当旁观者，除了玩手机、上厕所和私下聊天外，实在无事可干。 参加这样的会议，大家往往是走也不是，留也不是，只能默默祈祷会议快点结束，好赶紧回办公室干自已的活。 自从强调“必须全员到会，否则一律按旷工处理”以后，员工们都不敢擅自找借口不去开会了，但心中的不满却越积越多。 没有一个公司是不开会的。从表面上看，成功公司和倒闭公司开会形式基本上大同小异，流程也都基本相同，但如果仔细比较，二者还是有区别的。 01企业开会不可不知的开会技巧开会时应注意的几个重点: 第一，开会之前，会议组织者应该先告诉与会者会议的主题是什么资料要在会前发，以让大家有个准备。很多时候是开会的人都进入会场了，才知道要开什么会，而且资料往往也是在会上发。这种做法不太正确，因为，开会的人事前没有任何准备，你在会上给他们发资料，他们可能会一直埋头看资料，就没有人专心听你讲话了。 第二，避免开会的时候大家都不太吭声。如果什么事情都是总经理讲，就失去了沟通和交流的意义，所以我们应该事先指定几个发言的人通过他们的带动来活跃议题。这些人，最好是对会议主题比较熟悉的在他们的踊跃发言中，会议氛围慢慢就被烘托出来了。 第三，开会的时候要集中话题，避免主题模糊、涣散。应该把话题拆分成几个板块，碰到什么板块讲什么话题，否则，很容易模糊焦点离题千里。 第四，与会者不要太多，不要动不动就把大家统统叫过来。与会议有关系的人可以参加，无关的人最多只能旁听，否则，无关的人听着也没有意思，何必参加呢? 第五，要掌握开会时间。如果其中一个发言者超过了规定时间却还没有讲完，就应该暂停，让下一个人先讲，没有讲完话的人留到最后再把话讲完。否则，会议会无限制地拖延下去，会导致有的人想要沟通却没有时间，而有的人却讲了一大堆无关紧要的话。 有一次公司开会，我把闹钟带进了会议室。我跟所有参会人员说：“各位，我今天带了闹钟来，11:30准时散会。”结果会开到11:30，闹钟响了起来，会却只开了一半。我说：“闹钟响了，我们散会。”这时有人说：“会还没有开完呢。”我说：“我不是告诉你们11：30散会吗?各位主管，会明天再开。散会!” 第二天，我又把闹钟带进会议室：“各位，今天我们重开，11:30散会。”结果，会议在11：28就结束了。 第六，会议结束后，一定要解决两个问题：一是,今天的会议有没有结果，有没有解决问题的方法，如果没有，今天这个会就是白开了；二是，这个会所交代的事情最后由谁负责，没有人负责，今天这个会也白开了。 总之，开会最重要的就是明确会议的目的：让大家坐在一起共同协调和处理公司的问题。如果会议在程序、发言、资料、监督和方法上最终没有形成一个结果，这个会就失去了沟通的意义。 那么，会议既然是为了沟通，就应该是双向的：既有传达,又有反馈；上面的人要讲，底下的人也要讲。如果底下的人只是在听，就不叫做沟通，而叫做政令宜达，那何必要开会呢？只要把内容在网上或是公告栏上公布就可以了。 02关于会场设计在这里，我想讲一下我对于会场设计的想法(见下图)。 这个会场设计是双U字形的，里层和外层的区别在于：里层就座的必须参加人员，外层就座的是随意参加人员。必须参加人员一定要发言，不能坐在那里只是听；随意参加人员可以只听不讲话，也可以举手发问。随意参加人员来不来都没有关系，但必须参加人员一定要到。 引言人是会议中最重要的角色，通常就是经理，由他来跟大家交流。 引言人的后面通常是副总，也就是会议主席，他负责维持秩序、控制发言。打个比方，如果每个议事流程限时为半小时，那么四个流程就是两小时，一旦某个流程的时间到了，主席就应该提示引言人暂停，宣布下一个议程开始。 总经理坐在引言人和主席的旁边，是会议的观察员。总经理为什么坐在旁边呢? 第一，他的话不必太多。 第二，他的话不是先讲的。 第三，总经理最重要的事是听大家的意见，给自己的决策找依据，所以要不断地做笔记。在会议议程中，总经理是做总结的，当会议在指定的时间完成以后，总经理要做总结发言。 综上所述，大多数公司往往只是把会议当做一种形式，当做领导发挥权力的地方，当做政令发表的场所，当做一个没有秩序、随便讲话的工具；而做的比较成功的公司不会没有目的地开会，开会发言一定有顺序、有节制，开完会一定会有人监督，开会一定会有结果，也一定不是看总经理一个人表演。这中间有很大的区别：一种是会沟通,一种是不会沟通。 |
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