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大家好，欢迎再次来到Rainy色香味英文课堂写作专栏。从本周开始，我们将分三期与大家深入探讨“如何撰写专业的英文商务邮件”。 商务邮件是一种对书写规范及格式要求很高的文体，参加过我们“五彩计划”线下活动的各位已经在讲座中对英文商务邮件的书写规范和逻辑有了较为系统和清晰的了解，没有参加活动的其他朋友们可关注公众号通过私信留言或添加我们个人微信获得相关讲解材料。 商务邮件常常被看作是组织或企业的名片，在一定程度上体现了组织或企业、甚至到具体团队及书写人的形象。因此，对英文商务邮件的用语习惯及用语规范给予足够的重视，写出不让外国人看了皱眉头的邮件，是很重要的。除了熟练掌握规范和格式，同时也需要把心思多花在语言风格上，使其简明、实用且自然，符合商务环境对高效率的追求。 水平较高的商务邮件通常具备三个优点：1、用语和形式准确、地道、规范；2、内容清晰，分点明确；3、撰写邮件的目的简明、直接。 今天，我会通过长期收集的邮件实例给大家讲解分析，这些实例都来自于现实生活中的商业工作场合，文体较为规范，涉及内容多元，非常实用且具有较高参考价值。希望各位多琢磨思考，尝试替换使用到自己的表达中，并逐步熟练运用。（邮件中公司名以各种水果名称代替） 实例一：传达我方意见并要求对方快速反馈 Dear Banana team， Please find attached our minor comments to the Consent Letter that the company received from Pear Bank. We would appreciate if you could discuss this with Pear Bank and revert as soon as possible. Many thanks! Regards, XXX 这是一封告知对方我方对某文件的修改意见、并期望对方快速反馈的邮件，语言简明扼要，诉求表达清晰完整。 文中 find attached XX 即“请查收附件中的 XX”。attach 意为“附上，粘上”的意思。如“我附上一份笔记供你参考”可表达为 I attached a copy of my notes for your information. Minor comments中comments 是“批注，意见”（复数）的意思，minor 这里指“微小，不重要”，与major（重大）相对。minor comments 是“细微的修改”的地道表达。 对某事物的“意见”通常用带有指向性的to，例如本句，comments to the consent letter；同时，comment 也经常与on搭配, 表达在原有文件“之上”进行评论，因此也可以说 comments on the letter。说到这里，带同学们积累一个商务场合常用的文件词汇 consent letter，意为“同意函”。 文末 We would appreciate if you could...，“如果您能……，我们将不胜感激”，这是向对方礼貌委婉的提出请求很常见的表达，在口语表达中也很实用。Would, could 均为虚拟语气表委婉、客气。 revert 是“回复、反馈” 的意思，revert as soon as possible“尽快回复”，这里的 as soon as possible 在正式文本中请勿缩写为asap。比较常用的“回复”还有 reply。我们常常听到的期待对方的回复 I look forward to hearing from you soon 在商务或生活中都可以用，但 look forward to 一般是一种预估对方反馈时间会比较长的“期待”，可能几天、几周甚至几个月，因此在高效的商务场合使用偏少。 实例二：商务谈判中对修改意见的接收及驳回 Dear XX， Attached please kindly find Pear Bank’s responses to your comments on the letter. In their responses, Pear Bank has accepted most of your comments. They have provided reasons for not accepting some other comments/deletions from your company’s Compliance, which as we understand should be acceptable. However, we are happy to discuss if you have any further comments on this. Thanks and regards, XXX 这是一封转述第三方对某文件修改意见的回复的邮件。同样，文章明晰地阐述了此封邮件的关键信息，即对文件的修改意见，第三方有同意事项，但也有驳回事项。 Response to our comments，意为“对我方意见的反应/反馈”。 针对comments（意见，评论）一词，邮件中还出现了多个地道搭配： accept your comments“接受您的意见”； further comments on XX“关于XX的进一步意见”。 第三组搭配中的further作为“进一步，之后的”意思也可以用在further questions“更多（其它）的问题”，further information“更多（进一步的）信息”。 接下来句子中的 they have provided reasons for XX意为“他们为XX提供了理由/依据”。其中的provide一词有很多用法，在商务信函中多作“提供，供应”的意思: “我们愿意为您提供更好的服务。” We would like to provide you with better service. “他们负责提供物流服务。” They are responsible for providing logistics service. 邮件中表达对对方反馈的态度： As we understand, the comments should be acceptable. “我们理解，这些意见应该是可以接受的”。 As we understand，“按我们的理解”； acceptable，“可以接受的”。 正文最后一句以However开头，表达转折，在说完第三方有驳回意见时，向对方表明我方态度：“然而，若您还有进一步的意见，我们乐意与您继续沟通”。通常说到转折大家可能更容易想到but，但是but不常用于句首表达转折，也不如however一词更为书面和正式。 积累词汇： compliance: 公司合规部，可以完整地写成the compliance department deletion：删除（名词，即指被删除的内容） 实例三：我同意你的陈述 最后，我们再来看另一封有关comment的邮件。 Good morning XX, Thank you for your email. I have commented beside your statements below in green. Thank you in advance！ Kind Regards, XX I have commented beside your statements below in green. “我已在您的陈述旁边评论并标注为绿色。”In green，表示”用绿色“标注。 另外，邮件结尾的 Thank you in advance. 表示“提前表示感谢。” In advance：“提前”。 |
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