职场女王-如何写好英文商务邮件

江湖中流传着这么一句话：邮件是你在职场中的第二张脸。邮件的撰写不仅仅考验写作能力，更考验整体沟通能力和商务逻辑思维能力。而商务英文邮件的撰写，对于英语非母语的职场人来说，提出了更高的要求。

 

结合我个人的工作经验和商务英语学习积累，跟大家分享一些商务英文邮件需要注意的问题以及小技巧，让大家的职场第二张脸也变得精致起来~

 

文章篇幅较长，满满干货，大家笔记记起来~

 

1. 欢迎 Greeting

 

• 在不知道收件人是谁的情况下，可以使用：To whom it may concern, / Dear Sir or Madam，

• 给教授/博士第一次发邮件，或跟教授/博士比较生分的情况下，可以使用：Dear Prof. + 姓 / Dr. + 姓

  敲黑板：Prof.和Dr.后一定要加句号

注意：在西方文化中，教授或者博士代表一种社会地位，所以在已知对方是教授或者是博士的情况下，一定要称呼对方的Title（头衔）。如果第一次给对方发邮件，建议查一下对方是不是教授或者博士。

哪里查相关信息？

• 公司Org Chart或者通讯录：大多数外企的Org Chart或者通讯录都显示这个人是不是博士（毕竟是一种社会地位，Niubility）；

• 学校官网：会查到是否是教授；

• LinkedIn：他们会骄傲地把Dr. 放在最显眼的位置

• 给非教授、非博士的人发邮件，且已知对方姓名、已知对方性别的情况下，使用：

• Miss – 未婚小姐，后面跟姓+名，或者姓

• Mrs. – 夫人，一般随夫姓，后面跟姓+名，或者姓；

  敲黑板：一定要加句号

• Ms. – 女士，婚姻状况未知，后面跟姓+名，或者姓；个人建议对于女性使用这个称呼，因为绝对不会犯错

  敲黑板：一定要加句号，

• Mr. – 男士，对于男性的统一称呼，后面跟姓+名，或者姓

  敲黑板：一定要加句号

• 如果与收件人较为熟悉，有一定的交情，或者对方明确告诉你，你可以直接叫他/她的名时，可以直接用：Hi / Dear + 名

• 如果是群发邮件，可以直接用：Hi Team / Dear Team / Dear All

 

2. 自我介绍 Self-introduction

• 对于第一次给对方写邮件，一定要向对方介绍一下自己，自报家门：

I am is 名+姓 from XXX department (来自于哪个公司、部门等，我负责XXX). Hope this email finds you well.

敲黑板：hope this email finds you well – 可以意译为：见面如晤，愿君亲启，对于第一次写信的人的一种客套话。

 

3. 写信目的 Purpose

• 商务邮件中，在详细表述前，一定要告知对方这封邮件的目的是什么：

• I am writing this email to inquire… 我写信咨询XXXX

• I am writing this email in reference to... 我就XXX一事写信

• I am writing this email to confirm / enquire / inform you… 我写信要确认XXX / 询问XXX / 通知你

 

4. 邮件礼仪 Etiquette

• 如果是回复别人的邮件，一般情况下，开头需要感谢别人的来信，可以用：

• Thank you so much for reaching out to us regarding… 非常感谢就XXX一事来信

• Thank you so much for your email… 感谢你的来信

• Thank you so much for your quick / prompt reply 感谢你的及时回复

• Thank you so much for the updated information 感谢你的更新

• 如果邮件回复较晚，要记得道歉，可以使用：

Sorry for the late reply / Sorry for the delay 可以做一些解释（视情况而定），比如说：I was on a business trip in the past few days 等

• 如果别人发邮件提供信息给你，英文邮件可以简单回复一下：

Well noted / Received with many thanks

 

5. 正文 Content

• 介绍完写邮件的目的及背景后，接下来就要说明需要做的事情：
  

In order to achieve XXX, we need to… 为了实现XXX，我们接下来需要做XXX

• 如果是临时通知的情景，需要说：I am sorry for the short notice / Apologies for the short notice

• 如果麻烦别人做事情，为了表示礼貌和委婉，请用：

• If you could XXX, that would be great / that would be highly appreciated 如果你能XXX，将感激不尽

• By any chance, could you please help to …? 如果有时间/有机会，能不能帮忙XXX？

• 如果你的要求会给别人带来不便，请用：I am sorry for any inconvenience it may cause 给您带来不便，深表歉意

 

6. 结尾 Closing

• 在邮件的最后，一般会表示“有问题随时联系”，常用说法有：

• If you have any future questions, please do not hesitate to contact me / Please let me know if you have any questions. (商务邮件中，要用do not / does not不要缩写用don’t / doesn’t)

• I am looking forward to your reply / I am looking forward to hearing from you 期待你的回复

  敲黑板：look forward to后面要跟名词，动词一定要记得加ing！
  

• If you have any comments, please let me know and I will modify accordingly. 如果需要领导审阅文档，最后可以加一句：我后续会根据您的意见进行修改。

 

7. 落款 Signature

• 以下词汇在正式及非正式邮件均可使用：

• Best regards – 使用频率最高

• Best, BR – 适用于不是特别正式的情景，Best后一定要加逗号

• Sincerely, Yours, 一定要加逗号

• Sincerely yours, yours sincerely 此处就不赘述了

 

8. 有用的表述

• 抄送别人：put someone on copy
  

• 把邮件转发给别人：forward this email to someone
  

• 回复别人：I will get back to you tomorrow (get back比reply常用)
  

• 附件的英文是Attachment,一般直接用动词Attached / Enclosed：

• Attached/Enclosed please find the report

• I have attached the report just for your reference (just for your reference 仅供参考)

• 虽然说文件的英文是File，但是在邮件中很少用，而是用Document。有时，Excel可以用Spreadsheet，PPT可以用Presentation。

• 提建议：不要用Should，也不要用You’d better，太过于直接，而应该用It would be better if XXXX

9. 注意事项

• 强调重要信息 Highlight important information
  

拒绝五颜六色，只对最重要信息进行加粗或者红色字体（一般为时间），整篇邮件不建议超过3处

• 简化句子 Simplify sentences
  

在中国的应试教育中，我们从小被英语老师教育要使用高级、长句子。但是无论是在商务英语中还是日常生活中，外国人90%使用的都是比较简短的句子。所以在商务英文邮件中，忌用复杂的长单词与长句子，否则邮件内容会累赘冗长，应当尽量简化邮件中的句子。但这并不代表不能使用复合句，一定要保证长句是清楚易懂且没有语法错误的。

• 要用积极的词汇 Be positive
  

邮件作为职场中的第二张脸，为了体现Can-do的精神，一定要多使用积极的词汇，例如：helpful, good questions, useful, will do my best, successful。少用：等。

 

希望对大家有所帮助，职场的我们，也要精致起来！

文中如有不正确之处，欢迎大家指正，手动笔芯~