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内部控制常见的8大缺陷

2020-01-08  碧海云天...

1、出纳领取银行对账单、编制银行存款余额调节表

不相容职务分离是内部控制的一个基本原理,通常需要分离的不相容职务包括授权与执行、执行与审核、执行与记录、保管与记录,所谓“管钱不管账,管账不管钱”就是不相容职务分离原理的一个典型运用。

货币资金是最容易出现舞弊的一项资产,如果由出纳来负责领取银行对账单、编制银行存款余额调节表,出纳就有可能挪用或侵占公司货币资金,并通过伪造对账单或在余额调节表上做手脚来掩盖自己的舞弊行为。

2、内部控制制度文字描述性东西较多,清晰的流程图和配套表单较少

很多单位有这样一种现象,员工在某个岗位工作久了后就变得驾轻就熟,经验老到,工作起来游刃有余,而一旦这个员工因有事调离或辞职,后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况,重新摸索工作方法。

造成这种现象的原因是企业制度主要是文字性东西,缺乏清晰的岗位说明和工作流程图,执行的人往往凭借自己的经验和别人“言传身教”来做事,岗位新手在开始阶段工作不知从何入手,通常需要很长一段学习和熟悉过程。

因此,一套完整的企业制度应包括三部分:

(1)文字描述的支撑制度文件

(2)工作流程图或流程的文字描述

(3)相关凭证、表单、文件的样式汇总

通过绘制清晰的工作流程图,可以让每个人都能一目了然地知道办事流程、涉及的部门、人员和规章制度,而且能够将工作行程的好经验固化下来,并且通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点,从而有助于企业内部控制的持续改进。

3、领导“一支笔”审批,缺乏完善年内部控制制度和流程保障

领导“一支笔”,表明看起来似乎控制很严格,不容易出问题,但事实上这种“一支笔”控制反应了单位内部控制方式的落后。

首先,事无巨细都有领导来审批,溃于时间和精力,领导最后可能疲于应付,分不清主次,审批“一支笔”变成签字“一支笔”而已,控制流于形式。

其次,如果缺乏相关支撑信息,领导无法对收支合理性进行判断,“一支笔”就会失去控制作用,例如经办人员申请购买某种设备,而领导没有该设备经济可行性、价格合理性的相关数据,审批就会演变成一种过场。

第三,领导“一支笔”会造成高度集权,不利于对领导的制约和监督,可能导致腐败。因此,合理的内部控制应当按照重要性程度大小,适当分层授权,逐级审批。

4、内部控制制度“救火式”的较多,制度体系缺乏系统性和完整性,甚至政出多门,相互打架。

很多企业的内部控制制度都是在发展中逐步建立起来,经常是发现管理中出现了某种问题,于是相应地出台一个制度来规范。

例如今天发现电话费高了,就指定一个通讯费管理办法,明天发现办公用品浪费严重,就拟定出办公用品采购与使用方法。

这种“救火式”的制度往往只能规范已发生过的风险,而对未发生的风险则考虑不足。此外,这样的制度体系无论在内容上还是形式上,都缺乏系统性和完整性,没有科学合理的分类,甚至不同制度之间存在矛盾或重叠的现象。有的单位还有不同部门根据自身需要制定制度现象,政出多门,相互打架。

为此,企业应有一套规范的制度制定程序和形式规范,包括制度的编号、格式、分类、内容、审批程序、执行及其他应注意事项进行统一的规范化管理,并以书面形式予以约束。

5、人员招聘时注重笔试和面试的考察忽视背景调查。如果雇佣了不诚实的人,那么即使是最良好的控制也无法防范舞弊。

如果企业不仔细地筛选应聘者,应因此而雇佣了不诚实的员工,则很有可能遭受损害。很多企业在招聘过程中也非常强调应聘者的诚信,但较多注重于笔试或面试的考察。

“然而,税能知道在一份漂亮的建立背后有隐藏这什么”?背景调查则能有效发现应聘者有无虚构个人信息、是否存在不诚信记录、在以前雇主出工作情况,从而能帮助企业甄别应聘者,防止将不合格人员招进来。

而且背景调查本身并不需要复杂的技术,只需要向应聘者以前工作过的单位打几个电话或发封函件就能够了解一些非常有用的信息,实施成本也比较低。

6、员工临时休假或出差时,缺乏明确的工作交接制度

任何一个岗位,总会出现员工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形,很多单位在制度设计时都没有考虑到员工暂时离岗时工作由谁接替的问题。

实际操作中,在遇到员工临时休假或出差时,变临时指派一位相关人员来兼任,但事实上,这种急时抱佛脚的做法,稍有不当,可能给企业带来风险。

企业正常的工作安排中通常会将不相容职务由两个以上的人来担任,以便相互牵制,而临时指派某人兼任做法,可能会导致不相容职务由同一人担任。

7、关键岗位无强制轮换或带薪休休假制度。

企业员工在某一岗位工作时间长了,会比较熟悉内部控制漏洞所在,实施舞弊的可能性更大。现实中,有不少挪用或贪污等舞弊现象都是在工作交接时被发现的。

美国货币管理局要求全美的银行雇员每年休假一周,在雇员休假期间,安排其他接替人员做他的工作,就是为了防止员工长期在同一岗位工作可能产生舞弊。

对我国企业来说,对于一些关键岗位,例如财务、采购中的部分岗位,通过建立强制轮换或带薪休假制度,既可以提升员工的工作能力,同时是防范和发现舞弊的一项有效措施。

8、说一套、做一套、制度防空炮

内部控制制度是否得到有效执行是个老生常谈的问题,却又不得不谈,很多出问题的案例往往都不是因为制度缺乏规定,而恰恰是制度有文明规定缺未能遵照执行。

内部控制制度不能有效原因主要有二:

一是制度本身制定的不合理,或过于理想化,或随着新情况出现,员制度已不能适应缺没有及时修改,从而使得制度不具可操作性,自然也就不会被执行。

二是缺乏保证制度执行的机制,一些单位对内部控制执行情况既没有检查监督,有没有相应的奖惩措施,内部控制制度成为墙上摆设和一纸空文也就不奇怪了。

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