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word数据处理:如何快速对文档中的数据进行核算

 部落窝教育BLW 2020-01-09

编按:工作中,如果Word文档中有数据需要计算时,该怎么办?这时候,大家第一时间想到的就是用Excel。难道用Excel计算完成后,再复制到Word吗?同样也麻烦。它们都是办公软件,其实在Word中当然也可以用公式进行求他、平均值、最大值等等运算的啦!如何操作?下面就为大家分享几个实用方法。


小优,把这个文档里边的数据都核算一遍,十五分钟后给我!”领导发来一份大小接近5MB的文件。

时间紧任务重,小优用上洪荒之力,马不停蹄地开始核算环节。

但是,看到数据后,小优却犯了难!

不仅数值大,加、减、乘、除全都轮番上,虽然大部分是简单计算,但……,按计算器怕漏按出错;用Excel软件核算,数据算完还要来回搬,费时费劲真难办!

眼瞅着领导要求的时间就要到,小优在工位上哀嚎:“谁来救救我呀!”

路过的阿羡很直男地用上“感冒就要多喝热水”的语气,轻飘飘来一句:“你直接用Word计算,不就行了!”

you can you up!”小优没好气地指着她的“烂摊子”挑衅道。

“上就上,今天小爷心情好,教你巧用Word计算!”傲娇阿羡如是说。

下面,我们大家也一起来学学怎么使用Word计算吧!

01、表格外的计算技巧:Word计算器

Word的简单计算,一般可以选择快捷访问Word的【计算器】。

事实上,Word是有自带【计算器】功能的,只是被隐藏起来,这个时候为了提高效率,咱们可以“解除封印”,让它现身!

具体操作方法:

打开Word文档,点击左上角的“倒三角”图标,打开【自定义快速访问工具栏】,选择点击【其他命令】,打开系统设置的页面,找到【快速访问工具栏】,选择“所有命令”,在列表找到自定义功能区里的【计算】,选择【添加】到快速访问工具栏,点击【确定】按钮。这样【计算器】就出现在我们的快速访问工具栏上了。

我们测算一下:选中需要计算的公式,点击【计算器】,然后在公式等号的后面直接粘贴。Look,成熟的Word君就自己把计算答案给出来啦!Cool

02、表格内的计算技巧:公式为王

Word文档里面添加数据表格,不仅能能有更直观地体现数据信息,而且图、表、文有机结合,使得文档的档次提升好几个level

只是,对于文档里的表格内的较为复杂的计算,很多朋友是选择开多一个Excel,把复制粘贴过去,输入函数公式进行计算,算好后再复制到Word上粘贴。

来回搬换,眼花缭乱,一旦不小心漏了一行,数据全错,十分的麻烦。

这里,咱们就来学习一下,直接在Word表格中用公式数据计算的方法,非常便捷!

具体操作方法:

1.初阶版:设置公式,自动计算

①将鼠标光标定位在计算结果的单元格中,在【表格工具栏】选择【布局】里【f x公式】,打开“公式”对话框。

② 这个时候我们可看到,默认自动匹配左侧单元格相加的公式“=SUM(LEFT)”,如果刚好是要计算总和的话,就可以直接设置编号格式。

③这里我们要留小数点后2位,编号格式即设置为“#,##0.00”,点击【确定】按钮就可以得出结果!

如果不是对左侧的单元格数据进行求和,那么,我们可以在【粘贴函数】下拉列表框中选择相应的函数选项,比如,这里选择平均值函数(AVERAGE),并更改公式,点击【确定】按钮。

或者如果要跨单元格计算,可以在公式文本框中直接输入自定义公式。比如,计算不相邻两个单元格的差,输入“= B4-D4”,即可求出“1月和3月的差值”。

小窍门:公式中的()用于指定要计算的单元格区域,比如:以公式“=AVERAGE(LEFT)”为例。① 当要计算结果的单元格在左面时,=AVERAGE()括号中显示为“LEFT”。② 当要计算结果的单元格在右面时,“=AVERAGE()”括号中显示为“RIGHT”。当要计算结果的单元格在上方时,“=AVERAGE()”括号中显示为“ABOVE”。④ 当要计算结果的单元格在下方时,“=AVERAGE()”括号中显示为“BRLOW”。
以此类推!另外,PRODUCT(求积)、ABS(绝对值)、COUNT(计数)、MOD(余数)、MAX(最大值)、MIN(最小值)等计算方法与上方相同,如下图所示。

2.进阶版:公式结果的全自动,填充计算

在“初阶版”的基础上,设置公式进行计算,得出结果后,马上选取其它单元格,按下【F4】键,公式就在新的选中单元格中进行自动填充,计算出结果。


3.高阶版:巧用“域”代码,随“数”应变

如果需要保持公式跟随数据的变化而变化,那么我们可以用上“域”代码的概念。将求和结果复制粘贴到下方其它单元格,然后选中这个单元格,按下【F9】键,这样就完成了域的更新,当表格里的数据发生变化的时候,只要选择这些有公式的单元格并且按下【F9】键,这样就能得到最新的结果。

以上就是咱们的超实用的Word计算技巧,是不是觉得打开了世界的新大门。从此以后,再也不用ExcelWord双开了。

所以,赶紧学起来吧!提高工作效率,让领导对你刮目相看。

****部落窝教育-word数据计算技巧****

原创:时予/部落窝教育(未经同意,请勿转载)

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