文/小爽 旭华是96年出生的,今年刚大学毕业进入职场。职场新人出错是很正常的事情,可没想到,在领导出差的短短5天里他就被批评了5次! 因为领导出差不在办公室的缘故,他只能用微信向领导汇报工作,可是这一汇报吧,就出不少岔子:
领导出差回来后,单独找旭华谈话,把他责骂了一顿。旭华感到很委屈:“哎,做好工作就很不容易了,没想到汇报也这么多讲究!”还自暴自弃:“我真蠢!我再也不想用微信汇报工作了!” 汇报工作是一件非常重要的事情,追随松下幸之助30年的江口克彦在书《我在松下三十年》中指出:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度......如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。” 向领导汇报工作这么重要,而微信又成为一种普遍使用的社交工具,我们难免要用微信和领导进行沟通。但是很多职场新人,在用微信进行工作汇报时经常出错,我们有哪些要注意的事情呢? 一、需要用微信汇报工作的2种情况工作汇报的形式多种多样,可以是当面汇报,可以是书面表达、电话又或者是用微信,那么哪些情况是适合用微信来汇报工作的?主要有以下两个: 1.领导出差、不在办公室 这种情况下,我们和领导没有办法进行直接沟通,要汇报工作就不得不采用微信这样工具。 2.小事情可以用微信简单说明 一些小事情如告知电话号码、汇报买办公用品的花销等可以用微信简单说明,如果是很重要的事情,如负责一个完整的项目,那就需要当面汇报,说明工作的进度、细节,以及需要解决的问题。 以上是2个我们需要用微信汇报工作的场合,那在用微信汇报时要掌握哪些原则呢? 二、用微信汇报工作的4个原则(一)多用文字,少发语音之前有一个重庆小伙,因为领导出差在外,给领导汇报工作的时候2天之内发了6、7条语音,领导回来后在开会时点名批评他工作态度有问题。 很多网友都站在领导这一方,表示用微信语音真的很不好。为什么这样说呢?因为发语音有这样的几个弊端: 首先第1个领导不方便听。环境嘈杂的时候,语音听不清楚,或者像这位领导在开车的路上没办法听语音; 第2个是没时间听。明明用1秒钟就可以看完的字,非要变成10秒钟的语音,这样很浪费领导的时间; 第3,即使是有语音转文字的功能,但也要保证前提是普通话很标准,如果有些人普通话不标准,转出来的文字也完全看不懂。 伦敦大学学院心理学博士表示,文字输入虽然缓慢,但是表达效率更高,发送语音时间虽短,但对方理解的时间却大幅增加。 用微信语音给领导汇报工作,方便了自己却浪费了领导时间。所以,最好能用文字的就尽量用文字,避免给领导发语音。 (二)分段排版,减轻阅读压力有人可能觉得很好奇,这不是写公众号文章,也不是做海报设计,要排版什么呀?可千万别小看排版,虽然只是1条微信消息,但是它也非常重要。 要注意2点: 1.一件事情用一条信息发完 领导在出差的时候,给旭华发微信,咨询下是否有客户陈总的微信:
领导当时回复了句“好的”,过了1小时领导才又弹出1条信息:“你1件事情发好几条信息给我,我总是被你的信息打断。下次能不能整理好了再一起发?” 旭华感到很受挫,不过领导说的的确有道理,1件事情用1条信息发完,要么就2条连着发,隔一段时间来一条很容易给别人带来困扰。 2.3行之后就分段空行 给领导发微信要条分缕析,有条有理。如果信息太长,在3行之后就要换行,分成几个段落,减轻领导阅读的压力。在每一段的首句标上阿拉伯数字(1、2、3、4)或是用中文表达(第一、第二、第三、第四),重点内容用中括号(【xxx】)标出。 (三)逻辑清晰,详略得当如果是简单的问题,那直接回复就好,但如果是比较复杂的问题,怎样把内容组织好表达出来就非常重要。 1.用金字塔结构保证逻辑清晰金字塔结构来源于巴巴拉·明托的书《金字塔原则》,是说在写作、撰写方案时用到的逻辑结构,保证条理清晰,其实也可以用这种结构来进行工作汇报。 金字塔结构具体解释就是:先说结论,再说原因;先说重要,再说次要;先说全局,再说细节,像一个自上而下的金字塔形状。 举个例子,旭华最开始是这样给领导汇报项目进度的:
这样的话你能看懂吗?知道现在活动有哪些已经完成,还差什么没有做好,有哪些需要和领导确认吗? 完全不知道!这样的汇报会让领导觉得像一团乱麻,要自己动脑去思考会不会有哪一步遗漏,哪里没有做好。 而如果用金字塔结构汇报,则是这样的:
这样是不是就会清楚很多?用金字塔结构来进行工作汇报,领导也能清楚知道目前情况,方便领导掌控全局。 2.突出重点保证详略得当根据工作内容及领导要求,选择重点内容向领导汇报,不需要面面俱到。有人会问:什么才是重点呢? 重点没有具体的评价标准,但是一般来说这样3个方面可以作为重点来进行汇报: (1)领导的目的是否已经达到; (2)个人成就有哪些; (3)目前棘手的问题是什么; 详细突出重点,而细枝末节部分则可以省略,细致末节的内容不会对工作产生影响,告诉领导反而是在浪费他的时间。 3.用KPT汇报法表达目前问题旭华遇到1个问题:做引流活动时宣传语上写着会给用户发199元大礼包,可是他不知道礼包发什么比较好。于是,他发微信向领导求助:
旭华迟迟不敢回复,心想:我也不知道送什么呀,我要知道了还用问吗?这时欢哥又发来一条信息:
这就说明,遇到问题向领导请示时,要自己准备解决方案,让领导判断方案A或者B哪个更好。我们可以使用KPT汇报法,在书《不会汇报工作,还敢拼职场》中有提到。这是来自日本的一种工作记录方法,由3个部分组成:
用这个方法能让我们在汇报时不止提问题,更要思考想出解决办法。让我们从信息接受者变成主动思考者,逐步实现从被动的执行者向管理者的角色转换。 为向领导说服自己的解决方案是可行的能被采纳的,可以使用演绎法,也就是苏格拉底的三段论:大前提、小前提以及结论。
|
|