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《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

原创
2020-01-17  镜姐梦想...

文/镜晓娴

有什么方法可以10倍提升工作效率?答案其实很简单,就是清单工作法。

但一定会有人说:“清单好像没什么用。”我能理解你的感受,因为曾经我也认为清单没用,但当我按照《清单革命》这本书中的方法后,我的工作效率开始大幅提升。我才发现以前使用清单的方法,大都是无效的。

试想一下,我们是如何列清单的,是不是把所有的事情一一列出来,甚至排好时间?但有多少我们是能够按照清单计划完成的?为什么完不成?因为列清单有一个重要的核心要素。

在美国有个达美航空公司,有一架波音飞机在飞跃蒙大拿山的时候,飞机引擎发生了故障,而人在危急时刻总是难以保持清醒,连身体素质颇高的机长也不能例外。慌乱之下过于着急没能完整的启用紧急预案,导致飞机失事,结局让人遗憾。

飞机失事后,达美航空让全员都读了《清单革命》这本书,管理层在一起并且研究了一套飞行清单。

随后同样是一架波音777客机,从上海飞往亚特兰大,载客247人。在飞机飞临蒙大拿大瀑布的时候,距离地面12000米,飞机的引擎突然失去动力,飞行员立即按照紧急清单操作。不久后飞机就恢复了正常工作,可以说是一本书拯救了247条生命。清单不仅在航空业有用,在建筑业、医学界同样有效。

北京人民医院院长王彬看过这本书,在医院全员推行了清单后,说了这样的话:“一张小小的清单,就让一家医院原本发生的中心静脉置管感染比例从11%下降到0,避免了43起感染和8起死亡,为医院节省了200万美元的成本,同时,清单还让医院员工的工作满意度上升了19%,手术室护士的离职率从23%下降到7%。本书不仅给医院管理者一个强大的思维工具,更带来了一场深入人心的观念革命。”

试想一下,建筑业、医学界和航空业,都是非常严谨的行业,清单不仅帮助他们提升了工作效率和业绩,而且还大幅降低了失误率。所以,提升我们日常工作效率和业绩,那就真的是一件小事了。关键是你必须要正确使用清单策略和原则。

所以,今天我们解读的《清单革命》,就是帮助我们学会如何使用清单,10倍提高工作效率。本书的作者叫阿图·葛文德,被美国《时代周刊》评选为全球100位最有影响力人物之一,而榜单里他是唯一的医生。葛文德的这本书被誉为全球思想家必读的20本书之一。

葛文德说:“人在面对复杂的流程和高度压力的情况下,很难不失误,即便是专家和某个领域的行业高手,但如果正确制作清单,使用清单,那我们就可以在任何情况下把事情做对、做好。”

那么,我们如何才能掌握10倍提升工作效率的方法呢?

方法就是根据《革命清单》这本书中的核心内容,制作一张只适合你的清单工作法。让你也体验一下清单工作法提升工作效率后的酸爽,制作高效率工作清单的方法一共有7个策略:

001 清单的作用,是优化工作的一种流程工具

清单事实上就是一种“认知防护网”,能提醒每个人的认知缺陷和操作失误

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

在当今信息爆炸的时代,我们承认,从各种渠道狂袭而来的知识,让我们应接不暇,开心之余更是焦虑。因为我们不知道到底该抓住哪些,才能让自己不断精进,人生顺遂。

在这个时候,如果你有一张清单就不同了。为什么呢?清单跟学习也有关系吗?当然,清单适用于任何事物,因为清单它是一种优化工作,避免失误的一种流程工具。

我们都知道投资大神巴菲特,就连这样的投资大神,他也是清单的忠实粉丝。巴菲特有一张投资清单,上面有15条投资策略,有一条不符合,巴菲特就不会投资。其中包括:低于安全边界的不投,不懂的不投,没有价值的不投等等。自从使用了这张投资清单,巴菲特投资几乎没有输过。

事实上,很多人之所以使用清单无效,就是源于对清单的认知。清单存在的目的,是防止遗漏流程和遵守原则的“认知防护网”。清单的存在,不仅提高效率,更重要的是避免失误。我们很容易在紧张或者冲动的情况下,做出错误的决定,这时候的认知已经无法拯救我们,而清单却可以。

002 清单应该尽可能的简单,而不是较为简单

大道至简,人们天生就喜欢简单的东西,越是简单效率越高

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

爱因斯坦曾说:“凡事应该尽可能的简单,而不是较为简单。”

试想一下,一张清单的长度如果让你感觉到复杂,你使用的概率有多少呢?我们人类天性身体里都藏着懒惰,所以简单的东西,总是让人趋之若鹜,就像苹果,清单亦是如此。

清单存在的目的,是为了提高效率、减少失误、认知防护。所以,清单制作时候忌含糊不清,冗长有余。

在我们制作清单的时候,一定要考虑可行性,而不是走形式主义。清单制作必须遵守三个要素:一是必须简单;二是可测量;三是高效。

众所周知,德国人非常注重品质,我们来看看德国人在管理餐厅的时候,如何用清单来管理后厨的?

就清洗碗碟而言,他们的清单是这样的:在第一个装有洗洁精的40度温水槽里,用擦布正面擦洗三遍,反面擦洗三遍;然后再在第二个清水中,用第二个水槽中的擦布,正面擦洗三遍,反面三遍;最后再用第三个水槽中的擦布,用流水正反擦洗三遍。

试想一下,这样的流程,碗碟能不干净嘛?虽说这个清单没什么技术含量,而且很简单,但是简单有时候就是一种力量。

003 清单的力量,取决于操作者的权利范围

有多少权利就会有多大的责任心,清单发挥力量就在于权力下放

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

书中有这么一句话:“每个人都是清单的主宰者和参与者”。使用清单如果还要受到他人的牵制和管束,清单就会失去作用。

2005年8月29日,新奥尔良遭遇了卡特里娜飓风,80%的市区被淹没,两万多难民滞留超级体育场的圆顶上,食物和水严重缺乏。医院也因电力被切断而处于瘫痪状态,人们得不到基础的安全保障,开始发生暴动,抢劫伤人事件开始持续上升。

当地政府发放物资因需要层层上报,电力又不通,也一直无法和灾区取得联系。灾民们望眼欲穿地等待政府救援,最终却越来越绝望。让人意向不到的是,沃尔玛因为有126家门店被淹,2万多员工和家属被困。沃尔玛得知政府救援情况后,在救援自己员工的同时,决定把权利下放到每个店长。

店长可自行决定发放救援物资的数量和种类,以及可动用公司的一切资源。仅仅2天时间,政府还没反应过来,沃尔玛已经把生活所需全部送到了灾民的手中。难道政府的办事效率比沃尔玛的差吗?我想未必,其根本原因就在于权利问题,谁也不会做超出权利范围的事情,因为需要承担必要的责任。

所以,权利多大责任有多大,信任就会有多大。使用清单者就是事情的主宰人,就如将在外,君命有所不受是同一个道理。

004 制作清单要找关键点,并不是要大而全

找到最核心的问题,在核心本质上下功夫,要比大而全效率更高

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

不仅仅是清单需要找到问题的关键点,所有事情都需要找到其关键点,才能够从本质上解决问题。提高效率,如果力气花在了不对的地方,那么你越是用力,可能越是吃力。

有个叫卡拉奇的贫民区,住着400万人。由于居住密度高、卫生差,条件也极差,居住在那的孩子10个中就有一个活不到5岁,主要死因大多都是腹泻和急性呼吸道感染。

导致这种问题发生的,不仅是当地的供水系统和排污系统不完善,还与居民不识字也有很大关系,他们不懂得基本卫生常识。由于当地政治不稳定,一时之间也无法解决这么大的问题。

但无论如何事关生命,政府还是在想办法积极解决。无奈区域太大,即便管理修缮,也需要几十年的时间,或许更长。最后,一位年轻的卫生工作者想出了一个主意,他说:“儿童出现死亡的关键原因在于,不讲卫生而导致的感染。如果能倡导大家吃饭、厕所前后用香皂洗手,那感染就会大幅降低。”

于是,日用品消费巨头提供了赞助25个居民区的香皂使用量,然后工作人员再用一张清单告诉人们,6种情况下要使用香皂:1、每天洗澡;2、大便前后;3、擦拭婴儿;4、吃饭做饭前。就这样一个措施,在人们使用香皂的时间里,儿童感染率降低了48%。

香皂能够在这次事件中起到作用,关键是那位卫生工作者找到了关键点,这时清单才起了作用。如果找不到事情的关键,清单再强大,也是无济于事的。

所以,我们在制作清单的时候,不需要大而全,最重要的是要找到一件事最重要的地方,在关键点上用功夫,才会事半功倍。

005 一张清单一个目标,一个目标一张纸

猴子的钟表多了,就不知道真正准确的时间了,目标多了,清单也就失去作用了

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

有一则寓言故事,说的是一只猴子在森林里捡到一只手表,于是它就知道了时间的概念,成了猴子们的王。可是没多久这只猴子又捡到一只,这时候,猴子不知道该以新的表为准,还是旧的。最终,因为两块表而失去了时间管理的能力,同时也失去了王位。

在生活中,我们是不是经常会遇到这样的事情呢?我们心里想做的事情很多,但是真正做的时候发现,不知道该如何下手,始终感觉心有余而力不足。其问题根源就是目标过多,我们精力有限,一次做一件事,效率是最高的。无论你是学习技能,还是工作,都是如此。

众所周知富兰克林是拥有13个好习惯非常自律的人,那么他的13个习惯是如何养成的呢?《富兰克林自传》一书中提到,富兰克林每周只培养一种习惯,等到这个习惯养成了,再培养下一个。伟人如此,何况我们。

一张清单它只能有一个目标,只能为一件事情服务。目标多了,事情多了,就会像猴子手里的两块表,最终两块表会让时间失去了标准和价值。

006 清单要持续完善迭代,才能确保力量不衰

所有事情,不可能在刚开始就做的很好,都需要从丑萌的婴儿长成靓男美女的

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

所有的婴儿生下来都是皱巴巴的,不好看的。所以,做产品的人一直说产品就像刚出生的婴儿,好不好看要等到他长大了才知道,清单亦是如此。

我们总希望在开始的时候,就能够做到完美,可惜这不大可能。没有谁一开始就能把一件不会的事情,做的很好。大家都是从不会,慢慢经过失败和完善,以及持续的迭代,最终才慢慢熟练的。

我们在制作清单的时候,也不是一蹴而就的。刚开始可能感觉清单作用不大,那么你就找到作用不大的关键点,然后在关键点上调整和修改。直到你慢慢感觉,清单真的帮助你提高了效率,这时候的你才真正算是掌握了清单的使用方法。

在这个世界上,我们经常体谅别人,可是我们很少体谅自己。我们对自己一向期望过高,所以当我们的收获与期望不符时,我们就会感到沮丧和失望,也会失去自信心。事实上,期望过高就是我们失去自信心最重要的因素之一。

一生很短暂,不要对自己那么苛刻。无论什么样的经历,在你回头的时候,它都会成为你的一抹记忆,一生都伴随你。待你老时走不动时, 它们无论好坏,都是你最美的记忆。

007 把清单变成刚需,让你的人生更简单

清单写在心上,比写在纸上更有力量,刚需改变习惯,习惯改变人生

《清单革命》:收入提升200%、10倍提升工作效率的7个策略

我们都知道人有刚需,比如吃饭,睡觉,喝水等等,但可能我们不知道,刚需是可以培养的,可能会有人觉得不可思议。当然,在数年前,我也不相信刚需可以培养。可事实证明,刚需不仅能够按照每个人的意愿培养,我们还能通过刚需改变习惯、培养习惯。

比如,之前我有个朋友,他每年必须献血,如果不献血他就浑身不舒服。其原因就是因为每年献血的习惯,被身体默认为是一种刚需。到了这个点,你不去做的话,你就会跟饿了没饭吃一样难受和渴望。

习惯久了就变成了刚需,而刚需又带动其他的行为。比如献血后需要养生、锻炼,那么养生和锻炼,就成为了献血刚需后的衍生习惯。

李笑来曾经说过一句话:“你有什么样的刚需,就有什么样的生活。”想来真是如此。

我们如果想让清单发挥更大的力量,不妨把清单印在我们的心里,让清单成为我们的生活方式,而非只是偶尔使用的工具。因为任何东西印在心上的,都要比写在纸上的更有力量。

最后的话:

阿图·葛文德说:“人类犯错主要分为两类:一无知之错;二无能知错。无知者无罪,无能是因为我们有能力掌握正确的做事方法,我们却没有使用,而犯下的过错,是不可原谅的。”

俗话说不知者无罪,但不知者不学就是对自己人生的一种犯罪。既然能够让各大企业都奏效的方法,我们何不也来尝试一下?因为只有不断尝试,才能不断精进,也才能不断无限接近我们的理想人生。

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