办公室的工作确实比较繁重，这也难免小李对工作抱怨。前几天，刚好单位领导请了一位工作了多年的办公室主任给大家讲课，主题是如何做好办公室工作。我对培训内容进行了梳理，总结了办公室工作的一些特点，分析了办公室面临的主要难题，并提出了做好办公室工作的几个原则，希望能够对小李有一些启发，同时供大家参考。 一、办公室工作具有哪些特点？办公室的工作性质决定了办公室就像大内总管一样，什么事情都要管，千头万绪，百事缠身，所以，办公室具有以下特点：
这些特点，决定了办公室工作复杂性和综合性，由于工作涉及面广，所以办公室工作也容易面临一些问题和困难。 二、办公室工作面临的主要难题办公室工作容易面临的难题主要有以下几方面： 1.事急。有时候，办公室会面对一些比较急的任务，比如领导临时决定召开的会议以及决定临时开展的一些工作。只要是领导的一句话，办公室就得抓紧准备。俗话说“不打无准备之仗”，面对一些急的事务，办公室准备不充分，就容易出现一些错误，容易让人手足无措。比如，有一次我们单位上领导决定召开一个临时工作会议，办公室中午加班准备会议资料，由于时间仓促，其中一份材料出现了错别字，刚好被领导看到，后来办公室被领导批评了一顿。 2.事多。办公室的事情多，可以说日理万机一点也不夸张。横向上，要和其他各单位有一些业务往来，一些工作需要其他单位的支持和配合，其他单位也会有一些工作需要本单位配合。纵向上，上级单位会安排不少的工作任务，需要接受上级单位的业务安排，而且这些工作安排都需要不打折扣地落实到位。单位内部，还要各种鸡毛蒜皮的小事，统筹处理好各科室之间的各项业务。 3.事难。有些事情比较难办，特别是一些需要综合协调的事情，找这里不行，找那里也不行。有时候一些工作容易产生变化，具有一定的不可控性，一时间难以找到好的解决办法，用一句网络流行语来形容就是“我太难了”。一位办公室主任在聊天时对我透露，一次他们单位筹备一次会议，由于领导比较多，单在参会领导的座牌顺序上就遇到了难题，因为涉及的职务比较多，根本不好排序。 办公室面对的这些难题，要求办公室工作人员必须具备较高的综合能力和素质，掌握科学的工作方法，这样，才能够更好地做好办公室工作。 三、掌握三个原则，助你做好办公室工作办公室其实是一个综合协调机构，可以通过“三个原则”来做好办公室工作。 第一，学会任务分配，减轻工作量。发挥办公室“中转站”的作用，将任务科学合理地分配给各科室或者办公室工作人员，不要所有的工作都大包大揽。比如，办公室要写年终总结，那么可以把框架或者提纲确定后，分配给各科室，让各科室完善数据和提法，然后再修改完善。这样写出来的总结不但更加全面、数据翔实，而且还减少了办公室的工作量。 第二，建立工作制度，细化工作职责。制定和完善办公室管理办法和制度，充分发挥制度的约束作用，规范大家的日常行为，用制度管人和做事。对工作职责进行细化，分解。把办公室过多的工作任务分解出去。比如办会一般办公室负责，但可以让涉及到的科室牵头负责会议，办公室配合做好相关工作。年初可以制定工作任务目标分解方案，将各项工作职责细分到个人的身上。 第三，分清轻重缓急，提升工作效率。办公室工作要分轻重缓急，不能眉毛胡子一把抓。对于紧急和重要的工作，要在保证质量的前提下，第一时间办理落实。对于不太紧急和次要的任务，要建立工作任务台账，对工作进行排序，一项一项落实，一个一个处理。 虽然办公室工作比较难做，但只要我们找对方法，不断提升工作本领，不断加强学习，最后还是能够把各项工作有效落实到位的。 关于办公室工作，大家有什么好办法？请在评论区支招！ 关注@杨阳职场，分享更多干货文章！ |
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