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在 Excel 中，过期或到期提醒可以用单纯的文字提醒，也可以文字加颜色提醒；后者可分为只用一种颜色标示过期的记录和用不同的颜色标示过期与还未过期的，例如用橙色标示过过期的，用绿色标示 7 天以内的过期的，用红色标示 3 天以内过期的。一般来说，文字提醒用公式完成，颜色提醒用条件格式完成。以下就是Excel过期提醒设置的具体操作方法，包含用文字、文字和颜色和多颜色加文字提醒三个实例 ，实例操作所用版本均为 Excel 2016。 一、Excel过期提醒情况一：用文字提醒1、假如有一个合同表，合同过期后用“过期”二字提醒，还没过期标示还有多少天过期。双击 C2 单元格，把公式 =IFERROR(IF(TODAY() -B2>=0,'过期','离过期还有'&B2-TODAY()&'天'),'') 复制到 C2，按回车，返回“过期”；选中 C2，把鼠标移到 C2 右下角的单元格填充柄上，鼠标变为十字架后，双击左键，则剩余合同根据过期日期返回相应的结果；操作过程步骤，如图1所示： 图1 2、公式 =IFERROR(IF(TODAY()-B2>=0,'过期','离过期还有'&B2-TODAY()&'天'),'') 说明： A、TODAY() 用于返回当前日期的序列号，例如当前日期为 2018-11-28，ToDay() 返回 43432；如果直接把 =TODAY() 写到某个单元格中，则返回日期 2018/11/28。 B、B2（2018/11/25）也返回日期的序列号 43429，则 If 的条件 TODAY()-B2>=0 变为 43432 - 43429 > 0，条件成立，返回“过期”二字。 C、当公式在 C3 时，B3（2018/11/30）返回日期的序列号 43434，则 If 的条件 TODAY()-B3>=0 变为 43432 - 43434 > 0，条件不成立，返回“'离过期还有'&B2-TODAY()&'天'”，即返回“离过期还有2天”，这里是用 B2-TODAY()，即用大日期减小日期，以免出现负数。 D、IfError 是错误判断函数，如果 If 返回错误，则返回空值，否则返回 If 的返回值。 二、Excel过期提醒情况二：用文字和颜色提醒1、假如要根据上例中的公式返回值标示颜色，返回“过期”的标示“橙色”，其它的保留”黑色“。选中 C2 单元格，确保当前选项卡为“开始”，单击“条件格式，在弹出的菜单中选择“新建规则”，打开“新建格式规则”窗口，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，把公式 =(C2='过期') 复制到“为符合此公式的值设置格式”下的输入框中；单击“格式”，打开“设置单元格格式”窗口，选择“填充”选项卡，再选择“橙色”，单击两次“确定”，则 C2 的背景变为所设置的“橙色”；同样用双击 C2 单元格填充柄的方法把设置应用到剩余的合同；操作过程步骤，如图2所示： 图2 2、提示：如果双击单元格填充柄的方法慢，也可选中要设置颜色的所有单元格 C2:C7（或选中 C 列），再设置公式和颜色，也可以获得同样的效果。 3、如果不过期也要求标示一种颜色，可以选中 C2:C7 单元格，单击“填充颜色”图标（即油漆桶），在弹出的颜色样式中选择一种颜色，例如“橙色，个性色 2，淡色 80%”，如图3所示： 图3 则 C2:C7 单元格用所选颜色填充，过但“过期”的单元格仍用“橙色”填充，如图4所示： 图4 三、Excel过期提醒情况三：多颜色加文字提醒假如要求过期的用“橙色”、还距离 7 天以内过期的用“绿色”、还距离 3 天以内过期的用“红色”加文字提醒（效果如图5所示），这应该怎么制作？同样先用公式返回文字提醒，然后给已有文字提醒的单元格设置三个条件，不同的条件设置不同的颜色即可，具体方法如下： 图5 1、仍以上面的例子为例，上面已经设置了“过期”的颜色（即“橙色”），再设置还距离 7 天和 3 天以内过期的颜色即可，操作过程步骤，如图6所示： 图6 2、操作过程步骤简单说明：按住 Alt，依次按 H、L、N，打开“新建格式规则”窗口，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，把公式 =(B2-TODAY()<=7)*(B2-TODAY()>3) 复制到输入框中，再单击“格式”选择“绿色”，点击两次“确定”后，继续按前面的方法设置，注意用该公式 =(B2-TODAY()<=3)*(B2-TODAY()>0) 和把颜色设置为“红色”即可；最后把单元格往下拖，将设置应用到剩余合同。 |
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