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如何构建人生效率体系

 刘家良Louis 2020-02-07


作者丨相佩蓉

公众号丨共演 (coevolution_strategy)

阅读这本书时,我发现张萌具备一个非常突出的特质:系统性思考。

换言之,她十分擅长打通事物之间的联系,在创业的同时开展培训、写畅销书、投身公益……我认为这是实现“变道超车”的重要逻辑。引申到商业竞争,“降维打击”的概念与之有异曲同工之妙。

系统性思考

只有不断升级人生赛道,才会遇到更加优秀的对手,进而实现高水平的跃迁;当具备多赛道竞争力的时候,已经不能用单一业务维度去定义企业边界,因而能够在多业务领域内开展商业竞争,进而有能力实现“降维打击”——“我消灭你,但与你无关”。但究其根本,全局观、系统化思维必不可缺,因为它是我们构架竞争思维的底层逻辑。
另外,实干精神的重要性更是不言而喻,即:多说“我要怎么做”,而非“我应该怎么做”。在面对工作的时候,决策的果断性决定了我们的效率。如果把工作划分到了“应该或不应该”的范畴,就预示了我们正在拖延。与其拖延,不如“make do”。
坦白而言,这本书很适合我这样的“拖延症”患者。在处理任务的时候,我总倾向于把任务想得很复杂,老是想“应该在什么时间开始着手这项工作才能准时完成”,外加对于“一次达到完美状态”的期望,所以总是希望能够预留出一大块完整时间去处理任务。但在实际工作中,这种“完美假设”却很难达成,我们更多的工作条件是碎片化的时间,所以工作的拆解就显得尤为重要。我们应该首先建立目标,然后根据目标把工作拆解、设定相应的时间计划,同时注意根据自己能力预留出一定的冗余时间,这样利用碎片化时间也能有条不紊地完成工作,从而不至于拖延进度。而如果能够按时完成工作,对我们来说也是一种激励,通过这种反馈闭环,更有利于应对拖延的不良习惯。

反馈闭环

通读全书,构建人生效率体系的前提是“自律”,其核心是自我管理,具体分为五个方面:精力管理、认知管理、思维管理、人脉管理、健康管理。基于我的理解,我希望用如下五个问题来回顾全书内容。

如何节约而高效地使用时间
基于目标管理。管理学告诉我们:目标管理和时间计划是密不可分的。其中,目标管理具体包括目标建立、目标分解和目标实现。
关于目标建立,主要可以运用SMART法则和甘特图这两种工具。在我看来,目标建立的核心在于确保自己能够充分理解目标,并通过可视化的方法有条不紊地划分目标实现的阶段和优先级,为后续目标分解做好准备。甘特图在项目管理中的应用尤为广泛。面临复杂项目时,我们必须制定出具体的项目说明书,清晰梳理项目工作间的内在逻辑,并借助甘特图完整呈现和安排项目周期。甘特图是我们计算机动时间的依据,有利于我们找出并合理安排关键工作,减少项目进度滞后的问题。

甘特图

关于目标分解,主要涉及三种方法:分子分解法、重要性法则和目标排序法,它们的关注点各有侧重。分子分解法关注的问题是如何将大目标拆解为小目标,实施的关键点在于充分拆解目标并标记执行进度。重要性法则关注的问题是找出关键目标,其实施过程中的指导思想为“2/8原则”。而目标排序法则主要关注小目标实现的顺序,强调重要性与目标间内在逻辑的兼顾。不过,这三种方法是紧密结合,相辅相成的。
关于目标实现,主要有两大方法:使用激励手段、学会目标复盘,二者侧重点不同。激励手段侧重于提升自驱力,而目标复盘侧重于自我反省、进而将经验和教训内化为知识和能力。
在设计自我激励手段时,核心原理是心理学的“延迟满足效应”,即为了长远的利益适当控制自身行为,进而促进长期目标的实现。同时,我们还要学会借助外部期待,形成对目标完成的激励。目标复盘是一个闭环,可以总结为四个步骤:回顾目标、结果对比、思维训练、总结规律,阶段性的复盘有利于实施过程中的纠偏,而总结性的复盘有利于经验的总结。

目标复盘闭环

了解时间本质。时间投资涉及的一些概念与经济学原理极为类似,比如:价值时间、时间预算,在此不赘述。根据我的理解,在做时间投资时,基础假设是时间有价值、数量有限、且可以被分割。我们在制定计划时,首先需要了解自己的价值时间,然后再根据任务的轻重缓急进行排序,并适当预留出一定的时间,逐步实现计划时间与实际执行的一致性。
时间评估涉及的一些概念与投资学的关联度较高,比如:时间敏感度、时间品质、时间效率。在进行投资决策时,不同的人对于时间价值的感知是不同的,因此对于时间流逝的敏感度也有所区别。通过训练提升对时间价值的感知,能够促进我们发现自己在计划实施中的不足,进而提升后续时间利用效率。时间品质的概念解释了不同类型的时间产出率的差异,作为理性人,我们应该在高品质时间开展高价值的工作,形成资源与用途的匹配。当然,不可控的碎片化时间也是有价值的,这些时间主要适合处理细碎的工作,避免其累积之效。而时间效率则提醒我们,要用“做事的逻辑”去处理事情,当下定决心要完成一件工作,就应该避免决策过程中的优柔寡断而导致时间的浪费。
注重效率觉醒。效率可以用一个人单位时间的货币价值来衡量,单位时间完成的重要事情越多,那么其货币价值就越高。具体提升效率的方法主要有两种:限定时间、为意志力充电。关于限定时间,主要是指在完成任务或时间用完之前不能停止工作,这种紧迫感有利于刺激我们加速完成工作。关于意志力充电,则是指通过不断延长意志力集中时间的极限,提升单位时间效率。经过长期训练,我们可以养成高效做事的习惯。

限定时间
另外,我们还需要关注营造效率环境的作用,具体可以通过三种方法实现:心理暗示法、做出公开承诺、与高效能人士同行。第一,心理暗示法的原理是:良好的心理暗示有利于内啡肽和镇定素的分泌,这些物质能够使人平静。而基于这一机理,效率环境的营造避免了外部打扰,能够使人情绪稳定。第二,公开承诺即让他人知道我们的专注时刻和目标,形成外部监督的作用。这种方法有利于营造由我们自己掌握主动权的效率环境。第三,“近朱者赤,近墨者黑”,与目标一致且坚持实践的高效能人士接触,向他们汲取经验、避免懈怠,可以培养我们高效工作的习惯。

如何快速学习并真正掌握知识
确定知识边界。当下是信息爆炸的时代,我们每天都要接收大量信息,往往也会因为应接不暇的信息流而感到十分疲惫焦虑,陷入一种不知道要学些什么的迷茫状态中,而且这些信息似乎也无法助力我们解决实际问题。究其原因,碎片化的信息无法构成完整的知识体系,更谈何运用知识解决实际问题。
知识管理的第一步是确定学习的内容,有三条判定标准:区分知识和信息、区分知识与表演、从自己的实际出发。第一,知识与信息的主要区别在于,知识是经大脑处理的个性化、结构化的信息,没有时效性。对我们而言,只有经过体系化分类和解读后,形成的知识才有意义。第二,知识与表演的主要区别在于,表演的主要内容是缺乏生命力、没什么实际用途、碎片化的知识。而只有体系化的核心知识,才能够切实知道我们的实践。第三,我们需要结合自身需要,甄别出对自己有价值的知识。
搭建知识宫殿。在此之前,我们需要首先了解知识获取的四大原则:简化、速度、容量和深度。构建知识宫殿需要关注六大元素,分别为:总量(规模)、结构、程序(流程)、关联(关系)、内外和动态(变化)。第一,打好地基,即确定我们需要学习的知识总量。第二,了解宫殿的结构,即类似书籍目录的层级结构。第三,确定基本程序,即通过单点突破法和刻意练习法安排学习知识的流程。第四,打通知识关联,即确定每一层级内各细分模块知识的关联性。第五,了解知识的内外关系,即确定不同层级间知识的关联性。第六,适应动态变化,即跟随时代发展,不断拓展知识宫殿的内容。

知识结构化

有效管理知识。管理知识的第一步是学会使用知识,具体包括两个层次:学以致用、知识变现。学以致用只是将知识转化为生产力的第一步,强调的是我们作为知识工作者,对于知识本身的使用;而知识变现则是对于知识价值的充分挖掘,强调的是对知识价值发现能力的培养。
第一,学以致用涉及到两个小技巧:启动大脑、知识串联。启动大脑意味着我们不能仅限于把知识装入大脑内,而要通过真正使用知识,充分发挥知识的使用价值。而知识串联则意味着我们需要打通知识之间的关联性,通过调用不同领域内的知识,实现串联、组成完整实用的知识体系以完成一整件事情。
第二,知识变现是指将知识这种生产力转化为盈利能力,具体实现过程可以通过知识商业金字塔来解读。第一层是指知识工作者以雇员的形式,将自己的知识、技能、时间售卖给机构;第二层是指培训公司或中介公司,通过聚集知识工作者举办知识共享活动,以获得运营分成;第三层是指知识大咖借助自己的影响力,售卖知识产品版权给认证机构,通过版权和流量获得收益;第四层是指传统出版机构或知识平台,通过搭建和开放知识平台,提供知识服务;第五层是指独立投资人通过投资知识平台以获得回报;第六层是指投资人所在的公司在获取投资收益后,通过知识的再输入以影响他人,从而获得更大收益的良性循环。

知识变现层级

当然,学会知识应用还远远不够。随着时代变迁,知识创新才能使我们立于不败之地。知识创新能够促进核心竞争力的形成,主要有四种方法:扩大知识量、借鉴经验、跨界思维、总结笔记。我们需要注意的是,仅仅掌握这些方法还远远不够,唯有通过坚持将方法论付诸实践,才能真正实现知识创新,不断构建和丰富自身知识体系。
此外,知识管理的更高层次是知识共享观念管理。知识共享作为一种“主动学习”的方式,不仅能促进我们学习能力的提升,还能加深我们对知识的理解,发现和解决更多的认知盲点。而观念管理属于知识管理的最高层次,在习得知识的基础上,我们才能形成观念和立场,而知识的不断升级,也会迭代个人的思想和观念。那么如何进行观念管理呢?有三个方法值得借鉴:纠正对知识错误定价的偏见;反思、怀疑和推翻过时的或错误的观点;学习他人的思考方式。
对于任何领域的高手,“刻意练习”都是必经之路。“刻意练习”的闭环是:确定定义明确的目标、保持注意力专注、利用强化反馈、走出舒适区,这是它区别于天真练习和有目的的练习之主要特征。通过“刻意练习”的闭环,我们可以形成高度专业化的心理表征,有利于实现复杂的记忆、规律的识别和问题的解决。

如何训练卓越人士的思维模式
了解思维模式类型。书中提到了一些比较实用的思维模式,包括:单点突破法、番茄工作法、逻辑思维、换位思考、逆向思考、创新力、突破自我和罗森塔尔效应。并提出通过思维训练来充分挖掘个人潜能,包括自我发掘和他人发掘两部分,分别对应增值思维和杠杆思维。
单点突破法是作者对戴明PDCA循环的总结与改进,分为五个步骤:计划、实施、总结、评估和再次计划。它是极致思维的落地版,强调我们在不能同时解决多个目标的情况下,不如找准一个目标,集中全部精力把它做好,即所谓的“少就是多”。基于我的理解,单点突破法是一种“精准打击”的方法,其本质在于:在自己能力范围内做事,且把这件事做到极致。在商业环境中,如果处于竞争中的弱势地位,在资源有限的情况下,不如“集中精力办大事”。

单点突破

番茄工作法则是一种耳熟能详的方法,其背后的核心思维主要包括两点:简单思维、周期性思维。简单绝非易事,简单意味着取舍,象征着对本质的追求。只有清楚地了解自己的目标,才能真正做到删繁就简、返璞归真。而番茄钟需要与单点突破法结合使用,要求我们事前做计划,事后进行周期性的工作与总结,通过这种反馈闭环优化工作方法。
逻辑思维能力的培养主要可以通过三种方法来实现:习惯发问法、金字塔归纳法、分析和推理。习惯发问法要求我们培养“提出问题——分析问题——解决问题”的习惯,通过训练提升自己的思考深度。金字塔归纳法的步骤分为:提出论点、总结结论、给出论据、最后行动,其本质在于要求我们“想好再说”,首先确定自己的立场,之后搭建逻辑框架,并通过补充细节完善思路。
换位思考则需要将心比心、设身处地,真正理解当事人的处境,而非脱口而出“如果我是你,我会怎样怎样”,以自我感受为主导,强迫别人按照自己意愿去执行。书中提到的“六把椅子换位思考法则”为我们提供了6个看待问题的视角:主观视角、客观视角、相关视角、发展视角、积极视角、结果导向视角。说到容易,做到难。首先,我们必须保持开放包容的价值观;其次,我们需要学会聆听,了解当事人的想法;最后,我们还需做到共情,此即换位思考的本质。

六把椅子换位思考法则

逆向思考和创新力让我不由想起“Triz理论”,它聚焦于产品创新这一核心活动,提出了40种常见的思路,这些思路在人生决策情境下同样具有一定的适用性。逆向思维的主要构成维度有三个方面:方位、属性、因果。而创新性思维的训练则主要包括四种策略:加法策略、减法策略、乘法策略、除法策略。简而言之,我认为二者相辅相成,逆向思考更强调一种反事实的思维方式,能够让我们突破常理的约束,发现思维的盲点。而创新力的四种策略则为我们实现“变道超车”提供了一个思考方向,提倡我们用“巧方法”提升创新的速度。
罗森塔尔效应反映了正向激励思维的作用,其背后隐含了光明思维和激励思维。通过光明思维,我们学会自我肯定和积极思考;通过激励思维,我们学会建立对自己和他人的优等期待,以此作为激励。这与积极心理学的主导逻辑有异曲同工之妙:积极心理学研究的核心问题是人类的积极品质,关注积极情绪的激励作用。
提升自我格局。在打开格局之前,我们需要认清自己当下的状态,了解预期与现状间的差距,以及弥补差距的方法。解决了自我认知问题之后,我们还需要分辨和提升层次,书中为我们提供了两种可行视角:推倒城堡法、以长远视角看待问题,前者是指敢于放弃沉没成本,而后者则是指用“发展”的眼光辩证看待事物。
那么我们如何突破“人生的天花板”呢?首先,我们需要了解自己当下的处境,看到我们当前人生赛道的天花板;其次,要敢于把握决策自主权,坚持自己的想法,勇于跳脱自己的舒适圈;最后,我们要善于借力环境和平台,实现赛道跳跃。
圈层是与格局紧密相关的,其本质是人脉关系,决定我们了解的信息,影响了我们的格局。在打造提升自己格局的圈子时,我们首先需要确定自己的圈子服务目标是什么,才能针对性地选择圈子的价值成员,同时还要努力提升自我、缩小与圈层成员间的差距。
此外,逆商也与格局紧密相关,它是指与自己相处的能力。“胜败乃兵家常事”,失败不可怕,可怕的是沉溺于失败无法自拔,这样会使我们丧失逆风翻盘的机会。那么如何提高逆商?首先是要了解高逆商人士的特征,之后加强如下几个方面的训练:第一,凡是不抱怨,只解决问题,做到“即刻行动”。第二,锁定影响范围,不要放大挫折感。第三,先看优点,再看缺点。

如何经营成功的人际关系
提升吸引力。第一,遵循正向输出原则,做一个充满正能量的人。正面情绪能够在交往中给彼此带来安全、放松、亲近的情感体验。在正向输出的关系中,交往双方通常会交换彼此的同情心、同理心,感受到彼此的情感支持。因此,我们更希望和正能量的人交朋友。第二,遵循公平和谐原则,“己所不欲,勿施于人”。根据社会交换理论,任何人际关系,其本质上都是交换关系。只有这种人与人之间精神和物质的交换过程达到互惠平衡时,人际关系才能和谐。第三,遵循自我输入原则,充实自我,才能聚集更多资源。在与优秀的人交往之前,先努力成为一个优秀的人。
用心经营人脉。人际关系的永恒定律是平等交易,人际交往过程中遵循“黄金法则”,发生着镜面互动。书中介绍了两种管理人际关系的方法:“10/20/150分类管理原则”和“社会资本管理系统”。关于前者,10是指我们的至亲,20是指与我们年度目标紧密相关的人,150是指在我们一生中占据重要时间价值的人。关于后者,首先需要了解如何给别人打标签,其次要学会记录彼此间的互动往来。通过这些记录,我们能够有效甄别他们在“10/20/150分类管理原则”中的地位,方便随时进行动态调整。
此外,由于“弱关系”能够为我们带来重要的异质性资源和发展机会,因此我们同样需要注重此类关系的发展和维系。如何具体实施呢?第一,保持人脉圈子的多样性,保证我们在面临不同需求时,能够及时调动不同的人脉资源。第二,维护并加强现有的弱关系,及时记录、详细调查,筛选出有效名单。第三,积极认识“人脉王”,即“弱关系枢纽”,选择信任度高、积极正面、受欢迎的“人脉王”。第四,努力成为人脉关系的枢纽,为别人提供信息和资源,实现互相帮助的良性人际关系互动。
修炼处世情商。真诚 换位思考=情商。与人交往,无处不在考验我们的情商。情商是一个比较宽泛的概念,包括待人接物的礼仪、与人有效沟通的方法、尊重彼此的差异等。修炼处世情商,主要可以从两个方面着力:换位思考、积极表扬。
关于换位思考,我们需要摒弃以自我为中心的局限的思维模式,培养同理性和批判性思维,学会根据听众的反应,适当调整说话的内容。此外,在没有清晰理解问题之前,不要急着表达意见,否则会给人以草率之感。
关于积极表扬,它能够形成正向肯定,有利于提升被表扬者的自我认同感,形成人际管理的良性互动循环。因此,我们在沟通中要学会多表达对别人的肯定。不过,我们同样需要区分“表扬”与“谄媚”的区别,过犹不及。

积极表扬

根据我的理解,修炼处世情商的核心在于“学会沟通”。而沟通的基础在于尊重对方,事先准备要说的内容,并且在沟通过程中营造轻松的氛围和安全感,充分包容对方的见解。世界上没有完全相同的个体,因此“求同存异”就显得尤为重要。具体如何实现呢?第一,不要抱着辩论赛的必胜心理,学会包容别人不同的价值观。第二,避免人身攻击,不要将讨论的话题由问题本身转移到对对方人品和行为的指责上。第三,不要逃避不同观点;相反,应该把不同观点作为我们发现自身盲点的良好机遇。

如何认识健康管理的几个层次
做好情绪管理。首先正确认识情绪,其次及时识别情绪,接着尝试理解情绪,最后学会接纳情绪。常见情绪分为七类:惊讶、厌恶、蔑视、愤怒、恐惧、悲伤、愉悦。由于情绪并非一成不变,且不是非此即彼的极端值,因此正确认识情绪绝非易事。在识别情绪的过程中,我们需要对自己的情绪命名,并对情绪强度进行打分,找到情绪的根源并试图缓解。而理解情绪的过程则是与自己对话的过程,这一过程中我们需要明确情绪的指向,去检验自己的想法和情绪对象的真实性。情绪管理的最后一步是接纳情绪,其对象主要包括四种:未完结的情感纠葛、近来压力过大、经历生理上的变化、对自己和他人过于严苛。简言之,我们要学会爱自己、爱他人,以更加包容的态度对待情绪。
冥想放松
学会放松大脑。“冥想”是一种静心的好方法。“冥”即泯灭,“想”即我们的思维,它能够去除我们思维中的妄想和执着,帮助我们获得内心的平静,让大脑自由。当下人生活中总会面临重重压力,比如:从假期状态重返工作状态,业绩指标十分紧迫、工作压力巨大等。通过冥想,我们可以提升自己对注意力的控制,提升自信和正能量,从而能够更加专心于处理事情、解决问题,步入内心平静、身心放松的良性循环。
确保精神自由。第一,精神自由的要义是保持怀疑、理性思考,即重视对批判性思维的培养。正如陈寅恪先生所提倡“自由之精神,独立之思想”、哲人帕斯卡尔所言“人是会思想的苇草”,每个人都是具备思考能力的独立个体,人类的价值也在于此。基于对前人研究结论的怀疑,我们才会源源不断地产生科研发现和创新。第二,精神自由要求我们学会拒绝,不要过分在意别人的眼光,活出自我。我们不仅要学会解决别人的不合理要求,同时也要拒绝依赖性,培养独立能力。第三,精神自由还要求我们“保持求知欲,保持赤子心”。这是一种终身学习的心态,也是一种永不言弃的精神。
构建人生效率体系非“一朝一夕”之功,它是一套完整的价值观和方法论。表面看来,高效的时间管理是人生“加速”的催化剂,但其背后反映的格局、眼界和想象力,对于人生实现“变道超车”,更是起着决定性的作用。

··· END ···




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