时间管理:通过事先规划和运用一定的技巧、方法与工具实现对时间的灵活以及有效运用,提高效率,从而实现个人或组织的既定目标的过程。 作为拖延症患者,我非常想要改变拖延的状态。羡慕那些自律的,能合理分配时间,完美完成任务并又能自我提高的人。 所以,我尝试过很多方法和时间管理工具,但都没有坚持下来,最长的也就持续2个月而已。 不甘心,我决定花时间好好总结失败原因,并从中找出适合自己的最佳时间管理方式。 以【番茄工作法】为例,我的3个主要失败原因: 番茄工作法的每个时间段太固定,我总会或多或少的延长或者减少这个时间 意志力不坚定,每当要执行第3、第4个番茄钟时,特别容易被诱惑去做一些能让我立马开心的事情 很多突发情况,导致后续的所有番茄钟都被打乱
经过一段时间的实践,我给自己整理了3条时间管理建议,能帮助我养成时间管理的习惯 制作明日清单,确定工作时间+缓冲时间,以及完成任务内容 以事件时间点为基准,去规划每一个任务的开始和结束时间 让清单随处可见,培养【有意识选择】的意识
一、制作明日任务清单PS: 工作时间:完成工作上具体任务的时间 缓冲时间:自我提高,技术优化的时间(包含碎片时间) 不同于平常的任务清单制作,这里的清单制作分为3个步骤 第一步:确定你明天在公司的总时间(去除吃饭、休息时间) 【case1:上午9点到公司,晚上9点离开,刨除吃饭/休息的3小时,我的总时间是9小时】 第二步:根据现有的任务情况确定明天的工作时间和缓冲时间 【case1-1:我最近任务比较繁重,我确定明天的工作时间是6小时,缓冲时间是3小时】 【case1-2:我最近任务还行,我确定明天的工作时间是4小时,缓冲时间是5小时】 第三步:确定的工作时间以及缓冲时间内要完成的任务 【case1-1-1:我在工作6小时内完成任务A、B、C、D;在缓冲3小时里完成自我提高A1、A2】 【case1-2-1:我在工作4小时内完成任务A、B;在缓冲5小时里完成自我提高A1、A2、A3】 好处是: 提前确定工作时间和缓冲时间。可以让你把时间花在那些重要并紧急的任务上,又能有一定的时间去思考工作、提高自己。 当你发现完成任务D的工作时间不够时,可以从缓冲时间里借出一部分去补充你的工作时长(PS.如果每次都需要借用缓冲时间,则需要回头看看自己制定的工作时长是否合理)
你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多的时间
二、Match Time —— 用事件时间点去制定你任务的开始结束时间PS:事件时间点:完成任务A的时间点;看完这篇文章的时间点;解决这个问题的时间点… 番茄工作法,把25分钟工作+5分钟休息作为一个周期,如此循环。但我们完成任务所需的时候可不是固定的25分钟(或倍数)。 如果我完成任务A只需要15分钟,那么我在剩下的10分钟里是不是应该直接开始任务B呢? 又或者任务A需要40分钟时间,我是否应该在25分钟的时候停下来,休息5分钟再花费15分钟继续完成任务A呢? 而这正是打乱我番茄钟执行的原因!我需要一个更好的方式去制定任务的开始和结束时间。 简单的说我们以一个事件点来替代具体的时间,在一个时间段里去完成一件独立的事情。我称这个方式为Match Time,最佳匹配时间。 下面的例子可能更加直观: 完成任务B预估需要2小时,对我来说太长了,我不可能专注2小时,所以我会把任务拆分成: 任务B(2H) = B-1(20min)+ B-2(50min)+B-3(30min)+ B-4(20min) 那么我的时间点可以这么设置 开始 ~ B-1+B-4 ~ 结束【40min】 开始 ~ A1-1(看A1相关文章)~ 结束【20min】 开始 ~ B-2 ~ 结束【50min】 开始 ~ 休息/开小差 ~ 结束【10min】 开始 ~ B-3 ~ 结束【30min】
好处是: 每一个时间段里专注完成一件独立的任务 由自己去制定开始时间,而不是机械式的固定时间点,能更好的调动积极性,迅速展开任务 利用碎片时间去完成自我提高的任务
三、培养自己的“有意识选择”时间管理失败的很大原因是忘记: 忘记自己正在进行时间管理 看电视剧的时候,忘记自己还有更好的选择替代电视剧
所以,我们要培养自己的“有意识”: 意识到自己是有一个任务清单,需要按照任务清单去进行一天的计划 当看电视剧的时候,意识到自己其实还能看书、总结来替代
而我现在的做法是: 买了块白板,写上重要的事情,放在工位上 每当想看电视剧的时候,有意识的在心底问自己3遍:xxx是不是比看电视更好!
简单总结确定每日工作时长,指定任务清单 根据自身的情况,合理的去制定每个任务的开始时间和结束时间 当你打算看电视剧的时候,是不是有更好的选择?看书、写文章后的满足感是不是比看电视剧更强烈?
求助如何解决以下场景,提高效率容易被(不知道是否重要/紧急的事)打乱当前工作节奏。容易被别人跑过来带偏。 容易被突然问题引起焦虑和烦躁,失去了继续当前任务的心思。工作效率受到当前心情影响。 和别人很好的互相协作情况下,如何能做到不会打扰到别人。
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