 题图@ https://www./ 作者：橙子虾 今天文章的核心就是围绕着第四代日程管理。 那，什么样的日程才叫做 “第四代日程” 呢？ 而第四代日程管理的实践步骤又是怎么样的？ 最后第四代日程管理发挥作用的核心思维是什么？ 如果你熟读《高效能人士的七个习惯》，会发现我所讲的和书籍原文有少许出入，那是正常情况。 因为当中有些是我个人的实践经验和思考。 1 为什么叫第四代日程管理 我写的初稿原本是直接进入“如何上手第四代日程管理”的。 不过自己阅读下来，发现不铺垫第四代日程的由来，是有点难理解为什么是叫第四代日程管理，而重点又在哪里。 所以，这里花几百字来讲明白每一代日程管理的方法和核心，以便大家区分和理解。 如字面的意思叫第四代，那就存在第一代、第二代、第三代。 第一代：着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。核心：把事情写在纸上是用于抵抗遗忘的，生怕自己忘记做某件事情。 第二代：强调备忘录与日历结合，反映出时间管理已注意到规划未来时间的重要性。核心：给上面写好的备忘录，加了一个时间限制，让自己知道某件事情应该在什么时候完成。 第三代：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再制定逐日实现目标的计划，将时间、精力根据计划来分配，争取最高的效率完成目标。核心：事件和时间都有了，增加一个事件紧急程度的原则，就可以所有重点地工作。 第四代：以个人为出发点为最高原则，明确自己在社会中的所有角色，以角色要达到的目标来指导日程的安排，实现平衡自己生活中的各个方面。核心：利用人生各种角色的目标指导日程排序，能使每件日程最大限度地与自己的价值观一致。 将以上的各代日程管理概括起来就是： 第一、第二代都是工具性指导原则。先是用纸和笔记下来，再放到日历中，明确一件事在什么时间完成。 第三、第四代则是思维性指导原则。除了依然会用到第一、二代的工具之外，主要是区分事件的重要程度，再用个人的目标价值和事件紧急程度结合，权衡取舍，在生活和工作之间取得平衡。 理解什么叫第四代日程管理之后，下面开始讲解有效上手第四代日程管理。 2 还是从模仿开始学习第四代日程管理 书中原文是这样说的： 第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。 作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以写下自己在家庭的角色：丈夫或妻子、父母或母亲、儿子或女儿…… 列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己再教会或者社区事务中的角色也写出来。 按照这个说法我们可以试着把自己身处工作中的职位写出来：新媒体编辑、平面设计师、程序员、部门主管、副总经理…… 还有一些我们家庭中扮演着的角色：儿子、女儿、男朋友、父母亲…… 如果是我自己的话，目前的身份是这样的：  @印象笔记的思维导图明确好自己目前的关键身份角色后，就可以根据每个角色建立相应的事件收集箱，这和GTD公开的收集箱相似。唯一的区别是我们预先就知道这个事件，将会是由哪个身份来完成。 这里使用的收集箱形式，可以是纸笔、笔记软件、日程软件、清单软件…… 而我的习惯是使用笔记软件，为何是笔记软件？因为我有时候会有大量的文字编辑。如果你甚少编辑，更注重的是提醒与执行，建议使用清单类软件。 下方是我最近一直在使用印象笔记的清单视图：  @印象笔记清单视图除了印象笔记清单，你还可以选择微软ToDo、嘀嗒清单、ios的提醒事项等等。 分类收集事项看似平淡无奇是吗？不就是一个分类收集吗？这有啥呢？ 来到这里依然是工具性的指导原则，还停留在收集的阶段。而收集通常就是这么枯燥无味的，因为还没有权衡各个事件的优先次序。 接下来的才是重点，事件的优先完成次序是根据一个怎么样的原则来判断的？真只有四象限时间管理吗？  @四象限时间管理原书《高效能人士的七个习惯》是这样提及的，首先是第四代日程管理方法的六个标准： 和谐一致：个人的理想于使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致； 平衡功能：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面； 围绕中心：理想的管理方法会鼓励并协助你，注重于虽不紧急却极重要的事； 以人为本：个人管理在于人，不在事； 灵活变通：管理方法并非一成不变，视个人作风与需要调整； 便于携带：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。 其次是自我管理的四个步骤： 确认角色：就是要写出你自己的关键角色； 选择目标：思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事； 安排进度：为每一项目标安排具体的实施时间。 每日调整：根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当的调整。 说了那么多书上的原话，看起来不懂啊！ 是的，其实我刚开始的时候也觉得这些说法很虚。后来实践了很长一段时间，并反复思考了里面的一些指导性原则，才明白下面的这两个在原则很有可能就是第四代日程管理的核心。 而用人话概括上面的内容，是两个权衡日程优先次序的原则： 一 若事件的完成时间越长，则该事件相对越复杂，又或者本身就是一件硬性规定的长时间事件。 这类事情，适合拆解成各个步骤，衡量每个步骤的时间，再将每个步骤放进有空时间的日程表里，按照进度完成，但总的完成时长不变。 如图示：   如：该事件完成的总时长为16个小时，那拆分为步骤1、步骤2、步骤3、步骤4、步骤5。 最后5个步骤被安排在不同的日子，总的完成时间依然是16个小时。 二 影响的维度分两个，范围越大越重要，时长越长越重要。 如一件事项影响自己之外，每增加一个影响范围，就越优先； 如一件事在一个影响范围上，影响的时长越长，就越优先。 影响范围图示：  我们通常思考一件事该如何安排时，过于专注该事件可能会导致我们忽略了该事件对其他人的影响，从而造成不必要的麻烦，甚至是伤害。 因此当我们思考一件事该如何安排时，先想想这件事会影响哪些人，是同事、是朋友、还是家人？ 影响时长图示：  除了考虑被影响到的人，还要想清楚该事件的影响时长。 好比，我以前决定要注册安全工程师。无发生任何违规事情的话，证书是一辈子的，同时这个考试是一个硬性规定长时间事件。 它既符合影响时长越长越重要，又符合硬性规定长时间事件，因此它在我这里就显得很重要了。 这个考试就适合拆解的方式，各个阶段分开学习、复习、二次复习、真题模拟等，放进有空闲时间的时段里，一点一滴地完成。 看到这里，你是不是想问，真的会有人这样“机械化”地思考吗？真的有用吗？ 你们知道有一本书叫《奇特的一生》吗？ 主人公每做一件事都会记录起止时间，天天都记录，直到有一天在心中就能对时间精准把握。 我以前也曾效仿过，你看看这些记录：  @完成并封存的笔记  @项目完成时间记录  @项目完成时间记录 @项目完成时间记录 以上是我以前还在做消防系统设计的时候做的记录。 起初是觉得毫无意义的，但仍然天天坚持这种笨拙的方法。越到后面就越容易掌握自己的工作，不再担心时间够不够。 当一个项目发到手上的时候，在脑海中浮现的不是以前满是抱怨的操作，而是一个个被拆解的步骤与时间，胸有成竹大概也是这样的感觉吧。 后期公司重回正轨，便升任至部门主管，也是靠着这些累积下来的经验，才让自己对工作和生活更加得心应手。 3 第四日程管理的核心思维是什么？ 刚才有点说远了，接下来我们回到整篇文章的核心。 第四代日程管理的核心思维是什么？ 这里我仅能代表自己的理解，不代表史蒂芬柯维先生的本意。 首先回顾上一章节说到的两个权衡的原则： 一 若事件的完成时间越长，则该事件相对越复杂，又或者本身就是一件硬性规定的长时间事件。 二 影响的维度分两个，范围越大越重要，时长越长越重要。 如一件事项影响自己之外，每增加一个影响范围，就越优先； 如一件事在一个影响范围上，影响的时长越长，就越优先。 聪明的你，多少能看出一些门路了。是不是隐约都着重说明了一个判断标准？ 上面的时间、影响的范围、影响的时长是不是都可以被数？ 其思考的原理，就是把一些平时看来无法判断的人性问题附加一个量化的维度，使其能够被量化，利用量化后的数据来判断事件的优先顺序。 被量化后的好处之一是，使我们更容易比较这些事件花费多少时间资源和耗用多少人脉关系，从而得出一个相对客观又符合当前情况的判断。 但这种量化的方法不是绝对的，我觉得至少在人的问题上不是绝对的。因为不同的人面对同一件事的看法是不尽相同的，在A君看来是非常着急，而B君觉得可以暂时缓一缓。 因此这方法是起辅助作用，不作为一个固定不变的标准。本身第四代日程管理的出发点就是以人为本，并说到管理方法并非是一成不变的，是要灵活变通的。 希望学完第四代日程管理的你，能演化出一个更适合自己的方法。 END 本文首发于@印象识堂 作者：橙子虾，一名喜欢写笔记的文案编辑咖啡店店长。 若你觉得我的文章还有点意思，欢迎点个赞，或者保存一下，谢谢。
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