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朋友们的问题涉及到了时间管理的话题。关于时间管理，我从高中就有主动阅读相关书籍，因为当年一心想考好的学校，需要更高效地运用每一分钟。高三的时候，我和室友夜晚到凌晨睡觉是常态。下课的时候，也是在做数学题。散个步都在讨论历史。吃个饭，洗个澡之类的事情，我严重怀疑这些琐碎的事情我们当年一律5分钟解决。 后来，我考上湖南师范大学，室友考上华中科技大学，我们都读了研（她读得比我早），她还留了校，嫁了个博士老公，生了个漂亮的女孩。当年考上学校，和天赋无关，是集中了全部精力只解决一件事的结果。 罗列一下学习接触过的时间管理术，以及与时间管理相关的概念。 四象限法则 我接触的第一个时间管理术，就是四象限法则。这个法则流传很广，大凡提时间管理的都会提到它。它的核心是帮助人们对手头的事情进行重要性归类，而这应该是时间管理的基础。 这个理论的提出者是美国管理学家史蒂芬·科维。单纯提这个名字，可能会有点陌生，但是如果提到他的一部畅销作品，可能就会感到熟悉，那就是在商界产生巨大影响的《高效能人士的七个习惯》。 科维把工作按照重要和紧急两个不同程度划分，基本上可分为四个象限：重要且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要且不紧急，这便是著名的四象限法则。 有了这个框架，便可以行动了，首先把手头要做的事情罗列出来，根据重要性和紧迫程度分成四个类别。 但是问题来了，是不是罗列出来的事情就都要做完呢？重要的事情先做，什么是重要的事情呢？ 关于第一个问题，回答是：时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。 关于第二个问题，很抱歉，我没有办法回答。什么事情对你来说是重要的，这个要结合个人工作学习生活的实际情况，答案在自己那。因此，从这个角度来说，时间管理是一种能力，决定什么事情重要的能力。 对于当年读高中的我来说：重要紧迫的事情，是学习，是每天每个学科的作业，第二天必须要交；重要不紧迫的事情，还是学习，是每天每个学科的延伸阅读和训练，我需要大量的积累；不重要但紧迫的事情，是吃饭、洗漱清洁；不重要不紧迫的事情，谈恋爱、逛街、化妆打扮、闲聊。 罗列好以后，接下来，具体谈谈如何处理四个象限的内容。 第一象限：重要又紧迫的事情，立即做！ 我们工作中的主要压力来自第一象限，这一类别里事情具有时间的紧迫性和影响的重要性，无法回避也不能拖延，比如重大项目的谈判，重要的会议工作，立马去把第一象限里的事情完成，压力就得到了缓解。不过，有些压力和危机是自己造成的，平日原本不紧迫的重要事情一拖再拖，最后变成了又重要又紧迫。 第二象限：重要但不紧迫的事情，有计划做！ 这个象限里的事情，在时间上没有紧迫性，但是对于个人或者企业的存在和发展都具有重大意义。应该第一时间把这个象限里的任务进行分解，然后一个一个解决，并制定时间表，在规定的时间内完成。谨防它因为拖延，而变成又重要又紧迫的事情，溜进第一象限给自己增添压力。 是否主动有计划地去完成重要的事，对于个人来说，是一个人是否自律的标志，对于企业来说，是传统低效管理者和高效卓越管理者的区别。 未雨绸缪，应该把80%的精力用在有计划地处理好那些平日里对我们来说重要，但还不紧迫的事情上。在事情没有造成压力前，从容淡定地主动去做，总好过日后手忙脚乱地瞎忙。 第三象限：不重要但紧迫的事，交给他人去做！ 在工作上，什么是不重要但紧迫的事情？比如造成干扰的紧急事件，打若干个沟通电话，打麻将三缺一不可事件。 这个象限里的事情因为紧迫，常常让我们产生错觉，以为它同第一象限里的事情一样重要，其实这个重要是对于别人的重要。花太多时间在这些事情上打转，为了满足他人的期望和标准而奔波不息，是我们忙碌又盲目的源头。 最好的方法是放权交给别人去做，或者通过委婉的拒绝减少此类事务的发生。 第四象限：不重要不紧迫的事，尽量少做！ 第四象限的事情没有意义，但人们经常会跌进第四象限而无法自拔，玩游戏、看娱乐视频。布封说：“最严重的浪费就是时间的浪费”。因此，必须想方设法走出第四象限。 关于四象限法则的知识大致归纳到这里，总结一句：优先解决第一象限，投资第二象限，区分一三象限，走出第四象限。 生物钟管理 有效的利用生物钟。 在一次阅读中，读到生物钟的知识：原来人的体力、情绪等不稳定是正常的，它们和女人的那点事一样有周期。这世界没有超人。 自然界的生物体内都有一个生物钟，人也不例外。所谓生物钟，就是生命活动的规律。人体有三大生物钟。情绪生物钟的周期是28天，智力生物钟的周期是33天，体力生物钟的周期是23天。 在体力的高潮期，人会感觉体力充沛；当情绪处于高潮时，人会感觉心情舒畅；当智力处于高潮时，会感觉记忆力好、思维敏捷，而处在低潮时的感觉则正好相反。三个周期不一定会同时达到高潮或低潮，而是分别按自己的规律进行反复。 了解这个变化规律后，可以进行一些调节。体力低潮时，容易感到疲惫，要注意休息，减少活动；情绪低潮时，容易烦躁不安，可以进行一些娱乐活动，或室内室外运动，放松心情；智力低潮时，注意力没有以往那么容易集中，时不时还忘记点事，这时要避免记忆方面的学习，因为效率不高。 三个生物钟不仅有大周期，还有小周期，体力、情绪、智力在一天中也发生周期性的变化。通常一天中会出现四个高潮期和四个低潮期，6点、10点、17点、21点是高潮期，4点、14点、19点、24点是低潮期。在高潮时，人体力充沛、心情舒畅、注意力集中、记忆力强；在低潮时，则体力下降、情绪低落、注意力分散、记忆力下降。养成午休的习惯，及时让身体和大脑得到休息，可以帮助我们更好适应工作、学习的要求。 生物钟的知识帮助我们更了解自己，观察并掌握自身的生物钟周期，高潮期进行工作、学习，效率更高，低潮休息和调整 ，可以让高潮期更早的到来，并相应延长。有效的利用生物钟，尊重生理规律，不盲目也不苛刻，对自己多一点爱。 注意力管理 19世纪意大利经济学家帕累托提出一个时间管理帕累托原则，核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如，是那20%的客户给你带来了80%的业绩，可能创造了80%的利润，世界上80%的财富是被20%的人掌握，世界上80%的人只分享了20%的财富。因此，要把注意力放在20%的关键事情上。 帕累托原则启发我们要注意力管理的重要性，这和四象限法则可以结合起来。四象限法则里强调投资第二象限，这异曲同工。由时间管理转移到注意力管理，能让人从琐碎的事务中得到解脱。 精力管理 精力管理和时间管理是什么关系？充沛的精力可以保证时间规划执行得更顺利。成年人的精力水平在30岁后逐年下降，事业、家庭的要求却不断增加，作为上有老下有小的成年朋友来说，就更要注重精力管理了。 如何拥有充沛的精力？ 充沛的精力离不开四个方面：好的体能，积极正面的情绪，聚焦的注意力，意义感或说价值感。从这四个方面去调整自己的精力。 如何分配精力？ 这又回到前面提到的那些原则了，人的精力是有限的，分配到关键事情上去，一次尽量做一件事，聚焦起来。 番茄工作法 番茄工作法是一个简单易行的时间管理方法，有一本书《番茄工作图解法》对此进行了详解。 它提出把工作时间划分为多个番茄时间，一个番茄时间包含两个部分：25分钟的工作学习和5分钟的休息。 番茄工作法概括起来就是：选择一个待完成任务，将时间设为25分钟，专注工作，中途不允许做任何与任务无关的事，直到番茄时钟响起，然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行，活动、喝水、方便等等)，每4个番茄时段可以多休息一会儿（15-30分钟）。 实施番茄工作法，需要准备以下工具：一个番茄计时器（实物计时器或虚拟计时软件都可以），一张Activity inventory每周活动清单，一张to do today每日代办工作计划表，一张Record每日执行记录表。 每周活动清单：一周开始前，列出当周要做的事项，按横纵划分四个象限（如下图），每晚睡前查阅，划掉已完成的任务事项。 每日代办工作计划表：在每一天的开始，从每周活动清单中选出当天必须完成的任务，记在to do today 计划表中，每一步是一个番茄钟的时间，最后预留一部分时间给计划之外的紧急事件（临时任务）。任务完成，就在后面画个X。 每日执行记录表：这张表对应每日工作计划表的数据，分为计划任务和临时任务，完成的番茄时间可转化为一份记录，把任务执行情况做好登记：预估番茄数、执行番茄数、（内部外部）打断次数、差异原因分析、优化空间等。每周结束后把活动清单里未完成事项记录在这张表的后面。 番茄定时器：每次设置为25分钟，设置好后，开始执行每日代办工作计划表里的任务，不管是谁使用定时器，一个人或多个人，都应该能清楚看到剩余时间。通过这种方式，可以了解到自己完成每项不同类型任务究竟需要多少个番茄时间。 番茄工作法的注意事项： 1、必须有一份适合自己的作息时间表。根据个人实际情况，合理设置自己一个工作日内的番茄时间段，尽量将重要的工作放在头脑高效时段，比如上午8:30~11:00，下午15:00到17:00等；不一定所有工作都要纳入番茄时间段里，找到适合自己的工作节奏。 2、不要在非工作时间内使用'番茄工作法'。（例如：用3个番茄时间陪儿子画画、用5个番茄时间练瑜伽，等等。) 3、一个番茄时间不能被中断，它标志着25分钟纯粹的工作。也不能被分割，没有所谓半个或四分之一个番茄时间，保证一个番茄时间的完整性。如果一个番茄时间被打断，这个番茄时间就要被作废，从头开始，重新设置一个番茄时间。如果一项任务已经完成，但一个番茄时间还未结束，可以利用剩下的时间超量学习，直到定时器响起。 4、保护番茄工作法，减少干扰。干扰分为内部干扰和外部干扰。内部干扰往往和自身精力不集中相关，比如工作过程找东西吃、刷手机娱乐等，这个需要自我控制。如何减少外部干扰？不妨及时明确地告知对方，与对方协商，约定回复的时间。 5、合理安排番茄时间。如果任务预估所花时间不足一个番茄工作时间，把任务累积起来。如果任务预估要花超过5到7个番茄工作时间，那就将这种复杂的任务分解成几个小任务。 6、不要拿自己的番茄数据与他人的番茄数据比较。 7、番茄的数量不可能决定任务最终的成败。 小结 最后回答开篇朋友向我提出的问题：其实我自己并非一个严苛的自律者，我并没有什么严谨的时间作息，我只是觉得学习让我充实，所以上班期间，我就夜晚学习；假期，我就上午学习，下午做个瑜伽，然后陪孩子做作业。我的时间是弹性的，或见缝插针的学习，或从容的学习，反正无论什么情况下，都很难离开学习这件事。学习对我来说，是永远的第二象限，是我要投资80%精力去完成的事情。 因此，在谈到时间管理这个话题，我的另一个感慨是：时间总会有的。当心里有一件很想做的事情，有一个目标后，时间自然会有了，无须特别安排，生活里其他事情会神奇地给这个目标让道。 我能够回忆和整理的信息就这么多了，祝你找到自己的节奏和方法。哦，补充推荐一本书《清单革命》。 |
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来自： 皓哥儿 > 《时间管理·自律习惯》
