长今手帐 / 待分类 / 书评006丨沟通,是我们生活的必需品

0 0

   

书评006丨沟通,是我们生活的必需品

原创
2020-02-16  长今手帐

我们无时无刻在进行沟通,无论什么形式的沟通都是我们在向外界传达着我们与这个社会的链接。沟通无处不在,它是我们生活的一种必需品。

沟通的四大目标是被接收、被理解、被接受、使对方采取行动,而我们每个人都会给予每个词稍微不同的意义。在语言沟通和非语言沟通中,在不同的情境中,相同的词语也会有不同的诠释。我们想要做好沟通,不仅要充分了解沟通的意义,也要明白造成沟通的障碍,这样才能让我们改进沟通,构建更美好的生活。

先从说话谈起,说话即是沟通,但说话却是一门艺术。要想说好话,说对话,我们得掌握一定的技巧。说话跟两大因素有关:1、个人特质:清晰、正确、同理心、真诚、放松、眼神接触、外表、姿势这几大因素都是直接影响你说话传达质量的。2、声音特质:通过说话的机制、音高、音量、发音和腔调、发音器官紧绷程度、语速、停顿、语调等来体现。

明白了说话的两大因素还要知道说话要达到的特质是灵活、悦耳、清晰、感情。

会说,也要会听。听,是沟通中最主要的成分。有效的倾听可以鼓励对方、得到信息、增进关系、解决问题、了解对方。我们都要试着做一个好的倾听者,可以试着从感兴趣、准备好去听、心胸开阔、听出重点、批判性倾听、避免分心、做笔记、协助说话者、回应等方面去做,学习倾听。沟通是双向的,要让对方感受到你的用心才是最重要。

有时候我们说话,重点不是说了什么,而是怎么说。沉默是一种有力的沟通工具,但是你必须有技巧地使用它,否则它会为你的沟通筑起一道墙形成一种障碍。你的肢体语言无时无刻地在传达着一些正确或者错误的信息。

打电话这件小事,则是说与听的结合。它能让我们快速直接地与对方对话,但也可能造成不好的第一印象,而且缺乏视觉沟通可能造成信息接收出现差错。遵循简短、礼貌、随机应变、清晰、缓慢的打电话原则,尽量给对方留下好的印象,然后在打电话之前确定自己需要的信息,打电话之后整理记录笔记,把该办的事立刻办好,更新所有需要更新的文件,这样才能算一个有效沟通。

与打电话相比,面谈能让人获取、给予、澄清信息,它分为非结构式、中度结构式、高度结构式、标准化四种。在面谈中我们要学习如何问问题,可以直接问题或者封闭式问题,也可以是两极问题或是非问题、引导性问题、暗示式问题、开放式问题、提示性问题、镜像式问题、探究性问题、假设性问题等等,无论哪一种方式的问问题,最重要是要让自己占上风,拿到面谈的主动权。

面谈最常见的是求职面试,面试之前要对面试产生正面积极的态度,了解自己的长处和弱点,然后争取在面试中拿出最好的一面。了解公司后做好准备,了解自己,注意面试细节,做好简历树立好形象,态度要实际,尽量避免不该谈的事情,不要抽烟不要嚼口香糖,如果有需要时做笔记,态度友善等这些都会助力我们的面试,为自己挣得一个好职位。

团队沟通不同于双人沟通,凝聚力是其最重要的。一个团队的最终工作成果取决于生产力和成员满意度。而团队变量、环境变量这些不可控制的变量我们唯有努力应对,但领导风格则是可控制的变量,大致分为民主式、权威式、放任式三种,选择哪一种领导风格要跟团队密切结合才能发挥最大效益。团队沟通合作中自然会涉及会议,会议的主持和准备需要考虑成员的责任、决策的方式以及议程的顺序和内容、会议的记录;此外会议有视频会议和电话会议各有好坏,要看情况而定。

接下来我们来谈谈演讲。

爱默生说“所有伟大的演讲家最初都是差劲的演讲者”,演讲是后天习得的技巧,每个人都有能力习得这份技巧。当然,技巧和自信来源于两个条件:努力和练习。演讲的重要性日益凸显,一个领导唯有学会演讲技能才能更好地说明自己的管理思路,才能更好地带领好这个集团、公司的发展。

做好演讲则需要做好准备,一来是避免出错和遗漏,二来是增强信心。在演讲过程中一要思考和组织想法,二要收集资料,三要制作大纲,让你的大纲符合逻辑、有组织。注意开场白的一些方式,比如可以闲聊、问问题、趣闻轶事等,当然不管是什么开场白,必须是你擅长的,否则只会适得其反。

虎头蛇尾是最忌讳的。演讲的结尾你可以用常见的结语来结束,提出问题让观众思考,或者故事等。你也可以用戏剧化的声音或内容收尾,或者提倡大家行采取行动,或者奖励听众,不管什么方式,最重要的是不要停不下来。

利用用视觉图像来辅助演讲,比如用投影片、多媒体投影机等会让效果更好。在演讲开始之前去演讲厅看看,去检查下设备是否齐全,这样也有可以减少演讲过程突发情况带来的影响。

想要成为一个出色的演讲者,最重要是要维持听众的兴趣,说话要适度有力,学会将复杂的概念简单化,演讲过程要有热情、要信服和诚恳,这样会感染你的听众,赢得掌声。

在演讲过程中善用视觉辅助工具可以为你的演讲加分不少。使用两种沟通媒介总是胜过只用一种沟通媒介,但是这只限于在两种沟通媒介相辅相成的前提下。

白板可以表达简单的视觉信息,记录讨论过程或者决议,在小型、非正式的场合可随时派上用场。简报用挂纸能以单张或连续多张的方式呈现信息,但准备工作量大。虽然它价格便宜方便保存但是也会出现携带不方便、图画和字太小而看不清等缺点。磁性板、实物、模拟实验、传统投影片、多媒体投影机、35毫米幻灯片投影机、影片和DVD等也一样有各自的优缺点。

不管使用干什么辅助工具,在了解工具之后,注意不要同时使用太多种视觉辅助工具以及永远做好应变计划。

阅读的速度会受到复杂的内容、作者的风格、不好阅读的字体、单调的版面、不熟悉的字和用语所影响,也会受平时的生活习惯所影响,比如眼睛移动的速度慢,回视、默读和想象也会降低速度,唯一克服办法就是刻意想到这个危险从而避免,然后选择在一个比较舒适的环境里阅读,并不断积攒自己的词汇。有人阅读为了消遣,有人为了得到信息,有人为了判断。如何把为了信息或者判断的阅读变得更有效率?在阅读过程中理解和速度密切相关。

浏览是阅读过程中不可缺少的一环。通过浏览给阅读的内容一个评估,找出关键词;大致了解结构;将其分类(划分为必要的、有用的、不重要的);掌握内容的概要 ,这样就为你接下来的阅读打下基础。

略读是一种极具效率的快速阅读技巧,可以通过其掌握阅读内容的主旨和结构,从段落和主题句、标记(视觉标记、语言标记)来找到文章主旨,了解文章内容重点。而略读需要你用最快的速度阅读,遇到有趣的地方也不要停下来,先阅读标题目录和总结,然后阅读文件的第一段,随后是每一段的第一句,不同段落的第一句按照逻辑顺序连贯起来,然后在结尾处放慢速度把最后两三段完整读过去。

SQ3R阅读法:包括5大步骤——纵览(Survey)、问题(Question)、阅读(Read)、回忆(Recall)、检查(Review)。

如果你想阅读文件的一个特定章节应浏览目录或者索引;如果你想阅读整份文件则可以选择略读。这是第一步。要积极有效地阅读必须时时就阅读的内容进行思考,从而帮助自己理解并记住阅读的内容。在开始阅读的时候如果内容比较复杂选择快速读两遍,第一遍不要做笔记以免打断思路,第二次也遇到如果有需要则在重点划线但仍旧不要做笔记。回忆环节要认真回想自己阅读过的内容,如果记不住证明自己阅读不够有效率,重复前面三个步骤。切记不要把原文抄下来。检查即是检查前面四个步骤然后确定是否把所有的论点和重要的细节回忆和记录下来。

书面沟通与口头沟通比较更适合沟通事实与意见以及传达困难或复杂的信息,可以检查、方便以后参考、更正错误,在传送出去之前可以仔细计划和考虑。同时电话或者会议配合书面内容把信息寄给对方会有更好的效果。书信应当遵守6C原则:清晰、积极、简洁、正确、礼貌、完整。写信之前要妥善思考写信原因、对象、内容、时间、方式、地点,然后预期对方的反应从而做准备。

口授有助于你在录音机或语音信箱上留下清楚明确的留言,有助于使用语音输入的文字处理系统。但需要你准备好自己,清理脑袋和书桌,准备好资料,决定信息的优先级,准备好完整的信息。

找工作前先好好思考自己想要什么样的工作,思考自己是什么样的人、喜欢的工作地方、工作方式等,要发挥想象,但是态度要实际又不要过度谦虚,对自己有信心。你可以在网络、报纸等寻找机会,充分利用所有的渠道然后全面进攻,坚持尝试然后再结合情况分析自己的性格与工作,重要的是看看你适不适合该公司,再结合面试情况更改求职信和求职应聘表的内容给自己加分。在求职过程中,尽可能把信息以最完美的方式呈现出来,最重要的是愿意花时间与精力。

一份好的报告内容应统一完整、信息准确、语言简单明了,要让对方一看就理解。开始写报告的时候要设定目的,然后在通过桌上研究,问卷和调查,观察和记录等方法研究和收集资料再合成,将主题与你的目的和主旨句互相对照,为每个类别取个标题,把各个大类别下的信息按照逻辑再分类,将这些主次分类按照最恰当的逻辑和心理顺序排序后才开始撰写编辑初稿。如果有可能的话,请一个有足够资格的人看看整篇报告并给予建设性的批评。完成报告后要查看整体的空间安排和外观,将报告进行专业性的排版,校对完稿

备忘录成为内部沟通的主要途径有着提醒的作用。内部信息用什么文字风格取决于信息的性质、信息产生的背景、收件人的地位与个性、发件人与收件人的关系。你必须留意别人喜欢什么,不喜欢什么,留意他们对地位、职位等的态度,留意你自己的职位及你与对方的关系。传真和电子邮件、回复卡、表格和问卷、电子邮件每个都有优缺点,你需要选择最适合的一种方式来做你的文书任务。

 

大部分的商务沟通都牵涉到呈现事实以协助决策过程,而这些事实常常是数字或统计数据,数据功能有三类:历史性质的,比较性质的,预测性质的。图表和图示都可以拿来呈现信息,什么是最恰当的呈现方式取决于读者、信息的类型及你的目的。统计信息可以运用文字说明、表格、曲线图和直方图,而连续型的信息可以用单一曲线图、多重曲线图、组合曲线图、散布图、直方图;分散型或非连续型信息可以用条形图、组合条形图、多重条形图、饼形图、象形图、图案条形图、统计地图等来表现;非统计信息则可以采用公共信息、路标、指示性信息或决策用信息、决策图来呈现,通过线条图、剖视图和分解图、信息树来显示信息之间的关系。

整本书从听说读写全方位为我们剖析了“沟通”这件生活必需品,我们可以从中学习某些技巧技能服务于自己的生活,为我们的生活添点别样精彩,努力成为生活中的沟通达人。愿你的成长路上,可以慢慢学会沟通,慢慢与这个世界温柔相处。

    猜你喜欢

    0条评论

    发表

    请遵守用户 评论公约

    类似文章
    喜欢该文的人也喜欢 更多