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现实中，一些高学历的人往往写不好机关文稿，也有一些大学生到机关企事业单位好几年还写不出让领导满意的文稿。 这是为什么？因为机关文稿与一般文章相比具有不同的特点和规律，因而对公务员写作也就有了不同的要求。刚刚加入公务员队伍的同仁，对机关文稿的知识、理论和技巧，都应当进行专门的学习、准备和训练。  机关文稿到底是一种什么样的文章，不少人对这一问题的认识上还存在着一些偏差。比如，有的认为公文就是应用文，应用文就是公文，有人认为公务员写的主要是策论文，还有人认为公务员写的基本上都是虚话、套话，谈不上什么体裁。 其实，很难简单地把机关文稿划到哪一类，它有着自己独立的性质和特点。 掀起机关文稿的“红盖头”，看一看公文的基本特征文章是讲究种类划分的。 《尚书》是中国历史上的第一部政治性文件总集，其中就有誓、诰、典、谟等不同公文文种。 三国时期，曹丕曾在《典论·论文》中指出“盖奏议宜雅，书论宜理，铭诔尚实，诗赋欲丽”，这是古代对不同文种的特点进行研究的最早论述。 南北朝时期，刘勰在《文心雕龙·总术》中提出了“今之常言，有文有笔，以为无韵者笔也，有韵者文也”的文章分类标准，基本上为世人所认可。到了现代，著名语文学家叶圣陶在他和夏丏尊合著的《文心》中，提出了文艺文与普通文的分类方法，产生了很大的影响。 现在，对文章的分类通常就是大家所熟知的五种形式：记叙文、议论文、抒情文、说明文和应用文。这几类各有各的特点，很难把机关文稿划分到任何一类中去。机关文稿有的是论证论述的形式，有的又带有说明文的一些特点，部分领导讲话稿还很抒情。  因此，要独立看待机关文稿特殊的性质和特点。这种特殊性决定了初进机关的公务员对机关文稿写作要有一个严肃认真的态度，不能将其视为普通的作文，想怎样写就怎样写，更来不得任何轻慢和疏忽。否则，就可能闹出不小的笑话。现实中有这么一则案例，大家看看错在什么地方。
大家看这则公告表面上好像没有问题，其实它属于滥用文种。公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。本文从发文机关、事项内容、受文对象来看，均不应采用公告。首先从发文机关看，“市木材厂”无权发布公告；其次从事项内容看，本文内容不属“重要事项”或者“法定事项”；第三，从受文对象看，本文内容不是发至“国内外”读者。 所以，本文不应用“公告”这一文种，而应采用“布告”或“启事”等。 所以说，公文的属性是不能随意混淆的，由于党政机关的特殊地位，决定了其文稿的特殊性。那么，这些特点主要有哪些呢？ ⑴权威性。即具有使人服从的力量和威信，具有一定的强制性和约束力。 机关文稿特别是公文，是用来传达、贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布行政法规和规章，报告情况和交流经验，在重大场合发表重要讲话的。公文的内容同现行方针、政策和法律、法规相一致，公文的规定和上级机关的有关规定相一致，公文的制发同本机关的职权范围和隶属关系相一致，任何人或非正式组织无权随意制发。  公文一经颁布，便成为公务活动的行为准则，如果不执行或违反公文的有关规定，要受到监督机关或强制机关的追究。而且，公文的文种、规格、标记、式样和语体等外观形式，一经国家规定或约定俗成，便作为规范长期沿用下去，任何组织或个人不得随意改变。 ⑵执行性。即具有指导或规范人们现实言论和行为的性质。 与一般文章是作者表达思想、观点的工具不同，机关文稿是党政机关履行公务的重要工具，是党务、行政活动的产物，它体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织的意图。机关文稿下发后，一般都要求有关单位和个人要认真领会、贯彻执行。 比如，建国初期马寅初先生谈人口问题的文章，机关单位可以读，也可以不读，但国务院关于人口问题的决策，以文件形式发布，各收文单位则必须认真读，并且要贯彻执行，否则就是失职。 显然，组织的职责、职权赋予机关文稿的思想、言论以权力的意义，它通过组织渠道传播，表明机关文稿发布者与收文者所构成的关系不仅仅是发文与收文的关系，而且是管理与被管理、命令与服从的关系。下级对上级的行文也是如此，下级向上级请求指示、报告情况，上级就有答复的责任，对报告的情况有知照的责任，这是由两个机关之间的工作关系决定的。 ⑶事务性。机关文稿的选题重心不在思想领域，而在于机关活动的实际事务。 机关的类别多种多样，有立法、司法、行政机关，也有决策、执行、监督机关；有面向社会公众的机关，也有党政内部机关。但无论何种机关，其存在绝不是为了生产思想、言论，而是为了围绕某个既定的宗旨，有计划有目的地开展工作，也就是说，其行为呈现为一个个具体的实际事务，在机关行为实现过程中产生的文稿，必然以推进实际事务为其着眼点。  报刊杂志可以大谈特谈“治理环境污染”的必要性、重要性、紧迫性，一个单位以文件形式谈“治理环境污染”，虽然也需讲一些道理，但首先着眼于操作性，便于贯彻执行。 科学论文、新闻通讯、思想杂谈、文学作品等，对其内容能否解决某地区、某行业、某单位的具体工作问题可不负责任，文章作者在不违反宪法和法律的前提下享有充分的言论自由。 而机关文稿的作者则必须承担相应的责任，不能信口开河、人云亦云。在思想领域推动社会进步不是机关文稿刻意追求的目标，提出和解决工作中存在的问题才是其特定的目标和任务。 ⑷程序性。机关文稿是怎么形成的、收发人怎么处理，这些特殊的程序也体现出其与一般文章的不同。 机关文稿表达的是一级组织的意志，是机关立言、约事、指挥、洽商的工具，就应当保证姓“公”，发布与收文处理都要按工作规定行事，通常发文程序有交拟、起草、审核、签发、用印等，收文程序有签收、传阅、拟办、批办、承办、平时归卷、归档等，每一程序环节都有它特定的意义。 一般文章作者选题和成文不受程序要求的限制，可以自由选择，我手写我心；但机关文稿的写作和成文，则有着特殊要求，执笔人是受命写作，要按组织交拟意图行事，按时完成写作任务，所表达的不是个人见解，必须准确完整地把组织意见转化为文字形式。 为确保文稿能正确反映发文单位的意见，防止出现疏漏，公文从起草到外发还必须经过校核与签发的工作程序，用印时要有核查手续。不按程序制发的文件，容易导致工作失察，除了容易出现文面疏漏外，还容易让少数人、个别人把自己的意志强加给组织，严重损害组织利益。  ⑸体式的特殊性。特定体式的文面是机关文稿与一般文章的直观区别，这是由机关文稿的性质决定的。 机关文稿尤其公文的文种、结构、附加标记与格式安排都有特殊性，由此构成体式的特殊性。公文文种的选用，受制于作者的权限、作者与收文者的行文关系以及公文内容的性质。不同文种反映着机关文稿不同的功能与作用。各行其是就会引起工作关系混乱或工作失误。 比如“报告”和“请示”，它们都是上行文种，上级收到“报告”后可以答复，也可不答复；而“请示”则需要上级予以答复。该用“请示”的如果用“报告”的文种发文，显然不妥。 事实上，任何报告都有请求、请示的成分，任何请示也都有报告情况的内涵。所以，为便于公文往来的处理，需要约定不同公文的处理规范，规定文种的用法，不同内容的公文使用不同的文种名称，并把文种名称置于标题之中，以引起收件人关注，区别处理。 机关文稿还具有特殊的语体特征，当人们阅读机关文稿的时候，在语感上就能将其与一般文章区别开来。经过千百年的积淀，建立在白话文基础上的机关文稿语体，形成了庄重、凝练、周严、简洁、明晓等语体风格。从“近查、据悉、此布、此函、业已须发、存案备考、为荷、为要”之类的惯用语词中，即可见其语体风格的一斑。 所以，机关文稿的执笔人不必“语不惊人死不休”，读的人也不必体察“微言大义”，发文人想说什么、想干什么，表达要清楚、明白，应力求平淡中见精神、追求凝炼美、平直美、素朴美，不要让读者产生歧义，这是机关文稿语体的重要特征。  总之，写作机关文稿时必须融入组织角色，进入处理具体事务的氛围。如果一个硕士、博士进入公务员队伍，还抱定知识传播、理论探讨、文化争鸣的思维定势，就不可能适应机关写作的需要。 想说爱你不容易，看一看公务员写作的“真面目”很多人都感觉公务员工作很“光鲜”，实则不然。一旦加入这个队伍，你就会逐渐觉得“三多三少”：加班加点多，熬更守夜多，失眠头痛多；家务事情少，抛头露面少，欢歌笑语少。当你走进一个机关办公室，看到神情素然、伏案疾书的，不用问，大多是在忙着写材料；看到一脸疲惫、两眼惺松的，也不用问，大多是昨晚通宵达旦、埋头苦干耍“笔杆子”的。 为什么会这样苦呢？因为机关写作活动既与一般写作活动不一样，也与具体的行政管理行为不一样，它既要遵循写作活动的一般规律和原理，也要服从公务活动的客观需要，只有在立足实际的基础上，将一般写作原理、技法和机关文稿特性相结合，才能写出高质量的机关文稿。 ⑴公务员写作是综合性的研究工作。公务员要对面对的问题和困难有深入的了解和研究，这样才能写出具有针对性、可行性的机关文稿。同时，公务员高效率地撰写出高水平的文稿，也可以使单位领导腾出更多的时间和精力谋大事、抓大事。 在一个机关单位，经常写稿子、写材料的公务员都应当具有一定的综合性研究能力和水平。这种综合性的研究工作要求文稿写作者必须站在一定高度，持续、全面地认识和把握一个地方或单位的工作情况和进程、本质和规律、问题和经验，为机关单位工作提供系统的、正确的、有效的文字成果。  公务员的写作活动既是理论与实际相结合的工作，又是长期的、艰苦的、创造性的工作。在这种综合性研究活动过程中，“写作”只是一个重要环节，前提是要进行认真深入的思考和研究。没有这种持续地研究，文稿写作便无法进行，机关文稿的质量也无法保证，更不可能写出政治性、思想性、针对性、操作性、前瞻性兼而有之的好材料。 ⑵公务员写作是出谋划策的参谋工作。文稿写作还通过参与领导的决策和指挥活动，为机关决策提供重要的参谋作用，这种参谋作用贯穿决策的整个过程。 在决策之前，文稿起草者通过根据具体情况，通过综合研究，做领导的耳目，为领导撰写调研报告、情况分析、总结报告等材料，使领导能够统观全局、运筹帷幄，并能提出完整的、具体的、经过论证的决策方案，供领导决策参考。 在决策过程中，文稿起草者应当通过创造性的劳动，把领导的决策思想和决策内容用文字表达出来，并给予论述论证，使决策内容具有严密性和科学性。 决策作出之后，文稿起草者要做好宣传贯彻工作，进行系统的阐释和介绍，使决策内容真正落实下去，同时总结执行中的经验和教训，为今后决策提供参考借鉴。 应当注意的是，尽管文稿写作在整个决策过程中发挥着重要的参谋作用，但只有参谋职责，没有决策性质。 ⑶公务员写作是听命而行的被动工作。公务员起草机关文稿前必须得到领导人的授权。 这种授权包含着一系列的限制，诸如为什么写，主要写什么，基本观点是什么，给什么人看，什么时候完成等等，这些一般都要根据机关公务活动的实际需要，按照领导的意图或依照决策层意愿，在领导授意下进行“遵命”写作，不允许起草者带有个人的随意性和自发性。  起草者撰写任何一份文稿，都不能自作主张、任意发挥，都不能受其个人写作愿望或意图的左右。如领导要求将某一方面工作情况用书面形式上报，就要求起草者在文种选择上首先需拟定“报告”形式的文书，在起草过程中报告表述什么主旨、运用什么材料、汇报什么内容、提出什么建议等，都要受制于领导的意图，是“代机关立言”。 ⑷公务员写作是具有时限性的实务工作。公务员写作本身不是目的，目的在于指导实际工作或处理工作中出现的问题，如有的是为了传达上级精神，有的是为了反映情况、汇报工作，有的是对重大问题提出处理意见，还有的是对重要工作作出部署和安排等。 说白了，机关文稿是进行公务活动的工具，是办事的工具，而工具是要使用的。这说明它具有很强的实用性和直接的功效性，这种实用性和执行性造就了它的权威性。 一篇文稿能不能在公务活动中发挥积极效用，对指导工作或解决处理实践中的具体问题有没有针对性，关键在于起草者对文稿写作意图的准确把握和对实施措施的设定。 机关文稿写作有时还受到时间的严格约束。在日常工作中，有时一份文稿必须在几天，甚至一两天内撰写出来。一旦遇到要紧急上报或向下传达的重要事项，由接受领导意图开始到起草成文，必须在五小时甚至一两个小时之内撰写完成，容不得起草者寻找“灵感”或等“灵感”来了才写。  ⑸公务员写作是体现集体智慧的法定工作。机关文稿的内容代表的是机关意志，必须以机关的名义或法定代表人的名义制发。 文稿的拟定者虽是个人，但他或他们是代表集体意志来写作的。一篇文稿特别是一篇份量较重、容量较大的文稿，从内容到形式，从主题到提纲，从草拟、修改到审核、定稿，都不是写作者个人所能左右的，往往需要多方参与，发挥集体力量。 在党政机关，重要文稿的写作过程通常是先组织一个写作班子进行集体讨论，集思广益，分工负责，然后由秘书人员执笔；文稿初稿撰写完毕，又要在一定范围内征求意见，加以修改，有时这一环节需要反复多次，最后才能定稿，送交领导人审阅使用或签发。这一写作过程就是为了保证机关文稿对集体意志准确无误地表达，避免起草者个人意志的狭隘偏颇。 可以说，文稿写作是一个集体智慧共同发挥的过程，表达的是机关意志。特别是机关公文一旦发出，便具有法定效力。从这个角度讲，文稿起草者在撰写过程中需具有一定的法律意识，要知法、守法、依法行文，要排除自我表现意识，不能将个体意志置于集体意识之上，把个人意见塞进文稿。机关文稿写作必须服从发文机关的意志，服从传达领导意图的需要，经得起法律法规的检验。  在各级党政和企事业机关，公务员工作苦是免不了的，但也乐在其中。人活着总得有点理想，有点抱负，有点追求。 如果我们把为机关起草文稿当成为领导当参谋助手的机会，当成回报社会、执政为民的一种事业，当成实现自身价值的一条路径，那么，每当你看着自己参加完成的一篇调查报告发挥了决策参考作用的时候，每当你看着自己参与设计的工作规划或方案付诸实践的时候，每当你看着自己参与起草的讲话稿正在被领导使用的时候，你就会有一种成就感，也深切体会到自我的价值。 |
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