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档案整理就是对零乱的和需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，以达到系统化、有序化的过程，它是档案管理的核心工作之一。
第一步：收集档案资料的收集，是档案整理的第一步，在《办公工作中少不了的档案知识——确定保存的范围》一文中，有说到具体收集范围的，收集工作是以“以我为主”、“以本级为主”、“以本机关为主”，就把收集的范围限定在本机关形成的文件。 档案资料的形成都是有迹可循的，所以我们在做收集工作的时候，可以“按图索骥”，查看收文本、发文本、借阅登记本、打印登记本、用印登记本等等进行收集。 第二步：组件归档文件一般以每份文件为一件。 但也有特殊情况：一般简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件，具体可以参考：解读《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015） 之“件”的概念，有详细说明。 另外还需要注意件内顺序： 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 件的概念 第三步：分类归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。 档案资料的分类，在我的理解中，就是说对同一份对一份档案文件材料同时采用年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法进行价值判断，然后把相同的年度、相同保管期限、以及相同机构（问题）的文件材料集中排放在一起。 分类说起来很简单，但实际操作起来，是最困扰大家的地方，需要对年度分类法、机构分类法、问题分类法，以及如何划分保管期限有一定的认识，才能对一份档案资料做出合理的判断。 第四步：排列最低一级类目采用组织机构分类法分类的归档文件，可依据编制部门下发的编制文件中的内设组织机构次序或机关习惯次序进行排列。一般是综合性部门在前，业务性部门在后。 最低一级类目中采用问题分类法分类的归档文件，可按照分类方案所编排的问题顺序排列。一般党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后。 按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 注意:不过分强调事由原则，放弃重要性程度标准。 第五步：编件号按照不同保管期限的档案资料不得混装，就可以理解永久、定期30年、定期10年三种不同保管期限的归档文件是要进不同的库房。 所以每年的不同保管期限的第一件每年都从“0001”开始编制，形成的目录分别装订成册。 第六步：编页码归档文件以件为单位编制页码。页码应逐页编制标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 第七步：填写归档章归档章是档号在纸质归档文件材料中的具体体现，应该盖在文件首页上方空白位置，统计报表等横式文件，在文件右侧居中位置加盖归档章。 归档章填写要用汉字书写要规范、准确。 第八步：填写备考表并装盒将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。 注意：不同年度的归档文件不得装在同一档案盒内；不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。 第九步：编目根据《浉河区档案局关于统一机关档案室数字化档案目录模板的通知》（浉档发〔2015〕20号），对装盒的归档文件进行逐条录入，目录统一为excel表格，即（.xls）格式。著录项有全宗号、全宗单位、保管期限、机构（问题）、年度、盒号、件号、文号、题名、责任者、成文日期、页数、档号、密级、备注等内容。
第十步：数字化扫描
扫描形成文件保存为多页PDF格式，文件命名为档号，即全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。 描完成后，把目录和扫描件移交区档案馆进行转换，转换后形成的《归档文件目录》装盒，并及时完成档案数据的备份工作。 第十一步：装订归档文件以“件”为单位逐件进行装订。属永久和30年保管期限的，根据文件的厚薄，文件页数较少时，采用直角装订或缝纫机轧边装订；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。定期10年期限档案的可用订书机装订。 第十二步：入库排架将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次放入档案柜内。排列顺序：自上而下，自左自右。
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