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一直想写一个有关Access小型数据库软件解决小企业、个体户财务会计操作问题的文章，一方面是探讨Office软件包的理解能力，一方面是把会计工作中的数据过程思路理顺。一举两得的事情，也是说干就干。 一、比较Access和Excel的运用这个问题，一定要引用计量经济学的思路去考虑才好。当我们作计量分析的时候，一定都是两个思路，一个是Time Series（时间序列），一个是Panel Data（截面数据）。前者是讨论每一个被讨论的变量在一个时间周期内的变化轨迹，后者是讨论某一个时间点上多个变量的状态和关系。前者是Access擅长的，Excel稍弱，后者是Access稍弱的，Excel很强，因为Access是Database数据库，Excel是Spreadsheet强调每个精细的表（table）的外观。 在做日记分类账的方面，好比是时间序列，对分开记录、汇总计算比较看重的，使用Access比较方便；对于数据操作方便、出报表美观大方的方面，好比是截面数据，使用Excel更加顺手。这样的话，我们先理出这几个概念，如下： 1、数据类：就是时间序列上的变量，不会在截面数据上直接显示，但是是最后形成截面数据计算结果的中间变量。 2、报表（准数据）类：毕竟截面数据也是一点上的数据，但是这一节点的数据单独存在的主要意义在于产生一个Table型的报表。在形式上也是一张表，但是是截面数据的报表。 二、构建多个Table的日记账日记账就是账户编号、会计科目、借方数额、贷方数额、交易时间、二级科目等重要信息的采集和计入。这些都是数据类的数据，是可以直接登记的，重点在于——设置一定的相互勾稽的查询，让数据关联起来。比如： A、建立一个叫“科目表”的表，把所有的会计科目和账户编码都列明； B、在叫作“日记分类账“的表里，设计这两个字段上利用“查询”的办法，限制这两个字段的内容都是“科目表”的内容，并且一一对应。 这样的话，每次记录日记账的时候，就自动把数据归类，在统一的分类统计体系下。所有的日记账记录都是“数据类”的数据，用Access来做数据类的数据基础搜集，非常有效。 三、多个勾稽关系的二级科目这个“日记分类账”的“二级科目“字段是实践中非常重要的，可以根据自己的需要设置。之所以说是实践上非常重要的，是因为往往只讲记账、出报表的过程就不能理解它们存在的必要性。用固定资产折旧来举例，就能说明白了。如下： A、买了一台设备，入账价值X，折旧10年，所以每年提取折旧X/10=a； B、十年后，如何知道折旧提满了呢？利用这个固定资产的“二级科目”的唯一值作查询，把入账的数和折旧的数都找出来，核实一下就知道了。不会和其他固定资产的折旧数搞起来。 同理，相同的合同号专门查询一笔应收账款，不会搞错有没有多收，建立查询就可以。 以上这些都是在纯数据类的数据里操作完成的，也能形成一个报表，但是对报表的外观不需要苛求，是数据库类的软件强劲的地方。 四、出报表和分期表实际上有了“日记分类账”后，很多功能在这个时刻就体现出来了。所有的日记分类账记录进行“分类汇总”，就一次搞定了。特别是收益表，不需要做什么调整，只要把一段期间内日记账里的收入、费用、利得都进行分类汇总，就是一个期间的收益表。这个收益表，是制作收益表这个时间点上的截面数据，出来就可以直接作报表。形成这个分类汇总的查询所得到的另存为一个表后，就形成了一个之前提到的“报表类“的数据表，并不具备数据类复杂的要求。 资产负债表，也是一个截面数据表，但是是前一个截面数据表+这次计算期间内的分类汇总后，所得出一个新的截面数据表。叠加的部分，就是“日记分类账”上的分类汇总，至于之前一个截面数据表，作法可以很多。一种办法，就是把前一个截面数据表的数据，当作日记分类账的内容直接做进记录；另一种办法，也是我比较推荐的办法，单独做一个“上一期资产负债表”的表，其实就是上次作截面数据的时候，利用查询及分类汇总之后形成的那部分数据，另存为一个表，和“日记分类账”的表分开。 按照这种作法，在做本期资产负债表的时候，SQL语言上先连接两个表，然后作一个分类汇总，得到一个新的表，再另存为一个新表，如此循环操作，既不影响日记分类账的形式，每个阶段的资产负债表截面数据也都单独作了保存。 五、报表功能或导出到Excel做到这步时，已经没有什么问题了。既可以选择Access的报表功能，也可以导出到Excel里去，让后续的美工、数据分析的人员进行操作。 想明白这些，应该一个财务体系的核算思路就完整了，基本上就是会计电算化的基本背景。任何会计软件都在反复这些工作，理解这些工作的底层，实践工作可以更加简便一些。 沈益民写于2020年3月16日。 |
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