文/镜晓娴 有什么方法可以10倍提升工作效率?答案其实很简单,就是清单工作法。但一定会有人说:“清单好像没什么用。”我能理解你的感受,因为曾经我也认为清单没用,但当我按照《清单革命》这本书中的方法后,我的工作效率开始大幅提升。我才发现以前使用清单的方法,大都是无效的。 试想一下,我们是如何列清单的,是不是把所有的事情一一列出来,甚至排好时间?但有多少我们是能够按照清单计划完成的?为什么完不成?因为列清单有一个重要的核心要素。
试想一下,建筑业、医学界和航空业,都是非常严谨的行业,清单不仅帮助他们提升了工作效率和业绩,而且还大幅降低了失误率。所以,提升我们日常工作效率和业绩,那就真的是一件小事了。关键是你必须要正确使用清单策略和原则。 所以,今天我们解读的《清单革命》,就是帮助我们学会如何使用清单,10倍提高工作效率。本书的作者叫阿图·葛文德,被美国《时代周刊》评选为全球100位最有影响力人物之一,而榜单里他是唯一的医生。葛文德的这本书被誉为全球思想家必读的20本书之一。 葛文德说:“人在面对复杂的流程和高度压力的情况下,很难不失误,即便是专家和某个领域的行业高手,但如果正确制作清单,使用清单,那我们就可以在任何情况下把事情做对、做好。” 那么,我们如何才能掌握10倍提升工作效率的方法呢?方法就是根据《革命清单》这本书中的核心内容,制作一张只适合你的清单工作法。让你也体验一下清单工作法提升工作效率后的酸爽,制作高效率工作清单的方法一共有7个策略: 001 清单的作用,是优化工作的一种流程工具 清单事实上就是一种“认知防护网”,能提醒每个人的认知缺陷和操作失误 在当今信息爆炸的时代,我们承认,从各种渠道狂袭而来的知识,让我们应接不暇,开心之余更是焦虑。因为我们不知道到底该抓住哪些,才能让自己不断精进,人生顺遂。 在这个时候,如果你有一张清单就不同了。为什么呢?清单跟学习也有关系吗?当然,清单适用于任何事物,因为清单它是一种优化工作,避免失误的一种流程工具。 我们都知道投资大神巴菲特,就连这样的投资大神,他也是清单的忠实粉丝。巴菲特有一张投资清单,上面有15条投资策略,有一条不符合,巴菲特就不会投资。其中包括:低于安全边界的不投,不懂的不投,没有价值的不投等等。自从使用了这张投资清单,巴菲特投资几乎没有输过。 事实上,很多人之所以使用清单无效,就是源于对清单的认知。清单存在的目的,是防止遗漏流程和遵守原则的“认知防护网”。清单的存在,不仅提高效率,更重要的是避免失误。我们很容易在紧张或者冲动的情况下,做出错误的决定,这时候的认知已经无法拯救我们,而清单却可以。 002 清单应该尽可能的简单,而不是较为简单 大道至简,人们天生就喜欢简单的东西,越是简单效率越高 爱因斯坦曾说:“凡事应该尽可能的简单,而不是较为简单。” 试想一下,一张清单的长度如果让你感觉到复杂,你使用的概率有多少呢?我们人类天性身体里都藏着懒惰,所以简单的东西,总是让人趋之若鹜,就像苹果,清单亦是如此。 清单存在的目的,是为了提高效率、减少失误、认知防护。所以,清单制作时候忌含糊不清,冗长有余。 在我们制作清单的时候,一定要考虑可行性,而不是走形式主义。清单制作必须遵守三个要素:一是必须简单;二是可测量;三是高效。 众所周知,德国人非常注重品质,我们来看看德国人在管理餐厅的时候,如何用清单来管理后厨的? 就清洗碗碟而言,他们的清单是这样的:在第一个装有洗洁精的40度温水槽里,用擦布正面擦洗三遍,反面擦洗三遍;然后再在第二个清水中,用第二个水槽中的擦布,正面擦洗三遍,反面三遍;最后再用第三个水槽中的擦布,用流水正反擦洗三遍。 试想一下,这样的流程,碗碟能不干净嘛?虽说这个清单没什么技术含量,而且很简单,但是简单有时候就是一种力量。 003 清单的力量,取决于操作者的权利范围 有多少权利就会有多大的责任心,清单发挥力量就在于权力下放 书中有这么一句话:“每个人都是清单的主宰者和参与者”。使用清单如果还要受到他人的牵制和管束,清单就会失去作用。
所以,权利多大责任有多大,信任就会有多大。使用清单者就是事情的主宰人,就如将在外,君命有所不受是同一个道理。 004 制作清单要找关键点,并不是要大而全 找到最核心的问题,在核心本质上下功夫,要比大而全效率更高 不仅仅是清单需要找到问题的关键点,所有事情都需要找到其关键点,才能够从本质上解决问题。提高效率,如果力气花在了不对的地方,那么你越是用力,可能越是吃力。
香皂能够在这次事件中起到作用,关键是那位卫生工作者找到了关键点,这时清单才起了作用。如果找不到事情的关键,清单再强大,也是无济于事的。 所以,我们在制作清单的时候,不需要大而全,最重要的是要找到一件事最重要的地方,在关键点上用功夫,才会事半功倍。 005 一张清单一个目标,一个目标一张纸 猴子的钟表多了,就不知道真正准确的时间了,目标多了,清单也就失去作用了
在生活中,我们是不是经常会遇到这样的事情呢?我们心里想做的事情很多,但是真正做的时候发现,不知道该如何下手,始终感觉心有余而力不足。其问题根源就是目标过多,我们精力有限,一次做一件事,效率是最高的。无论你是学习技能,还是工作,都是如此。 众所周知富兰克林是拥有13个好习惯非常自律的人,那么他的13个习惯是如何养成的呢?《富兰克林自传》一书中提到,富兰克林每周只培养一种习惯,等到这个习惯养成了,再培养下一个。伟人如此,何况我们。 一张清单它只能有一个目标,只能为一件事情服务。目标多了,事情多了,就会像猴子手里的两块表,最终两块表会让时间失去了标准和价值。 006 清单要持续完善迭代,才能确保力量不衰 所有事情,不可能在刚开始就做的很好,都需要从丑萌的婴儿长成靓男美女的 所有的婴儿生下来都是皱巴巴的,不好看的。所以,做产品的人一直说产品就像刚出生的婴儿,好不好看要等到他长大了才知道,清单亦是如此。 我们总希望在开始的时候,就能够做到完美,可惜这不大可能。没有谁一开始就能把一件不会的事情,做的很好。大家都是从不会,慢慢经过失败和完善,以及持续的迭代,最终才慢慢熟练的。 我们在制作清单的时候,也不是一蹴而就的。刚开始可能感觉清单作用不大,那么你就找到作用不大的关键点,然后在关键点上调整和修改。直到你慢慢感觉,清单真的帮助你提高了效率,这时候的你才真正算是掌握了清单的使用方法。 在这个世界上,我们经常体谅别人,可是我们很少体谅自己。我们对自己一向期望过高,所以当我们的收获与期望不符时,我们就会感到沮丧和失望,也会失去自信心。事实上,期望过高就是我们失去自信心最重要的因素之一。 一生很短暂,不要对自己那么苛刻。无论什么样的经历,在你回头的时候,它都会成为你的一抹记忆,一生都伴随你。待你老时走不动时, 它们无论好坏,都是你最美的记忆。 007 把清单变成刚需,让你的人生更简单 清单写在心上,比写在纸上更有力量,刚需改变习惯,习惯改变人生 我们都知道人有刚需,比如吃饭,睡觉,喝水等等,但可能我们不知道,刚需是可以培养的,可能会有人觉得不可思议。当然,在数年前,我也不相信刚需可以培养。可事实证明,刚需不仅能够按照每个人的意愿培养,我们还能通过刚需改变习惯、培养习惯。
李笑来曾经说过一句话:“你有什么样的刚需,就有什么样的生活。”想来真是如此。 我们如果想让清单发挥更大的力量,不妨把清单印在我们的心里,让清单成为我们的生活方式,而非只是偶尔使用的工具。因为任何东西印在心上的,都要比写在纸上的更有力量。 最后的话:阿图·葛文德说:“人类犯错主要分为两类:一无知之错;二无能知错。无知者无罪,无能是因为我们有能力掌握正确的做事方法,我们却没有使用,而犯下的过错,是不可原谅的。” 俗话说不知者无罪,但不知者不学就是对自己人生的一种犯罪。既然能够让各大企业都奏效的方法,我们何不也来尝试一下?因为只有不断尝试,才能不断精进,也才能不断无限接近我们的理想人生。 |
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