world使用技巧2!

16个必须掌握的Word日常办公小技巧

▌如何在不打开Word文档的情况下，就能看到里面的内容？

文件夹里有很多Word文档，而且命名都差不多，如何快速从中找到自己想要那一份呢？

解：在「另存为」的时候，勾选「保存缩略图」就可以了~

这样，就能在不打开文档的情况下，看到里面的内容啦~

除此以外，你也选中文档，然后同时按下快捷键：Alt + P，能看到文档里所有的内容~

▌如何在Word里快速做出组织结构图？

第一步，输入所有职称。选择同级别的职位（按住Ctrl键可以选择不连续的内容），之后再按Tab键 缩进内容

第二步，选中所有内容，依次点击【插入】-【SmartArt】，选择「层次结构」中的「组织结构图」，粘贴内容，去掉不需要的部分，搞定！

▌如何一键清除文本自带格式？

从网上直接复制的文本往往带有链接等格式，想要一键清除，有两种方式。

❶ 在粘贴文本的时候，选择「只保留文本」

❷ 如果文本已经粘贴到Word，可以按下：Ctrl + Shift + Z 键

▌如何快速对齐长短不一的姓名？

在Word文档中，如果录入的姓名字数不统一，看着会不美观。

你的第一反应是不是敲空格对齐？

放弃这个低效操作吧！！

解：

按住Alt键（这个快捷键可以竖向选择文本）→ 鼠标向下选中文字 → 【开始】→ 【段落】→ 【调整宽度】，设置「字符宽度」，比如这里设置为3字符，姓名就对齐啦~

▌随机生成文本，原本只需轻轻按一下Enter键！

有时候我们为了向别人讲解某个文本操作，就像小叶现在一下，需要一段文本材料。

很多人的第一反应是上网搜，其实借助 Rand函数，就可以迅速搞定！

其中 a 表示段落数，b 表示一个段落中的句数

=Rand（a,b)

▌如何快速调整编号与文本之间的间距？

有时候，文本与编号之间的间距看上去过短或者过长，需要调整到合适的距离，千万别傻傻地敲空格！

解：

选中文字部分 → 鼠标放到标尺上的三角形，注意是三角形，否则文字和编号会同步移动 → 按住三角形不放，进行拖动，你想怎么调就怎么调！

▌如何快速定位到Word文档的开头和结尾？

如果你手上有一份长达50页的文档，我现在要你马上翻到最后1页，你会怎么做？

那如果你看到一半，我要你返回到第1页，你又会怎么做？

拒绝滚鼠标！教你两个快捷键：

【1】Ctrl + End → 快速定位到文档最后1页
【2】Ctrl + Home → 快速定位到文档第1页

▌如何快速定位到长文档的任意一页？

前面讲了开头和结尾的快速定位，那如果是文档中的任意一页，又该怎么定位？

只需一个快捷键：F5，输入想要跳转的页码，即可快速搞定！

▌如何快速将手机中间四位设置为※号？

有时候为了保护隐私，我们会将手机号中间4位进行打码处理。千万别手动操作，用简单的通配符原理，就可以快速替换。

查找内容：

([0-9]{3})[0-9]{4}([0-9]{4})

替换为：

\1****\2

▌如何快速删除Word文档中多余的空行？

解：用好简单的查找替换功能。

查找内容：

^p^p
替换为：

^p

▌如何快速让段落开头空两格？

方法一：直接拖拽标尺上方的「首行缩进」小滑块

方法二：在段落里进行设置

▌如何给Word文档添加自定义水印？

有时候，我们做完一个Word文档之后，需要对文档进行保护声明，最常见的方法就是加水印。

Word里自带了几种常见的水印效果，比如：机密、严禁复制、紧急

除此以外，我们还可以自定义水印效果：

【设计】-【水印】-【自定义水印】-【文字水印】，在这里我们可以输入想要显示的文字、字体大小、字体颜色。

简单的水印效果就做好啦~

▌文档标题格式不对，没有章节序号不方便查看，怎么办？

别再手动逐条修改啦，试试下面的办法，几步就解决了↓

❶ 先选中一个大标题，点击【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，这样所有大标题都被选中了：

❷ 接着在【段落】栏选择【多级列表】，下拉找到【定义新的多级列表】，在【输入编号格式】处输入「第 1 章」，点击确定就 OK 了：

为小标题添加序号，也是同样的方法：

❶ 先选择任一个小标题，点击【编辑】-【选择】-【选择格式相似的文本】，小标题全选完毕。

❷ 在段落中选择【多级列表】，选择我们想要的多级列表样式，全选标题后，按【Tab】可以降级，按【Shift+Tab】就能升级~

这里大家要多多熟悉 Word 里的多级列表样式，在要使用相应格式的时候，就可以迅速设置啦！

▌Word页面总是白色，换种颜色换种心情吧！

依次点击【设计】-【页面颜色】，里面的颜色随你挑选咯~

Word也可以完全设置暗黑模式啦~

▌如何将反复使用的文档格式设置为默认值？

Word文档中，有些文档格式会被反复使用，如何将这些常用参数设置为默认值呢？按照下图进行操作即可。

▌如何批量提取Word中的图片？

在 Word 里写专栏文章，图片无法直接贴进微信编辑器或者微博。

解：

直接把 Word 文档的后缀格式改为「.rar」，然后使用解压软件将其解压开来，然后你就看到，Word 中所有的图片都静静的躺在文件夹中了。

PS：按【F12】另存为网页，图片也会批量出现在文件夹。

————来自互联网秋叶ppt