Excel实用技巧·突出显示单元格——给重要的内容涂上颜色

本文特别鸣谢聪敏的大力支持！

Q：“突出显示单元格”功能有什么用？

A：该功能先设定一个条件，然后将符合条件的单元格用不同颜色/格式标记出来，起到提醒作用。

Q：可以设定哪些条件（或规则）？

A：按内容可分为：日期、数值、文本等。按状态可分为：静态条件和动态条件。

Q：静态条件？动态条件？

A：【静态条件举例】设定将“1月1日”这个日期标黄，表格中就只有内容为1月1日的单元格变成黄色。

【动态条件举例】在1日设定将“今天”的日期标黄，到了2日，表格会自动将2日的日期标黄，1日的日期不再是黄色，因为此时2日才是“今天”。

Q：这个功能可以解决哪些问题？

A：标记几乎所有你需要挑出来的信息。例如，

· 将本周过生日的客户标黄

【发生日期--本周】

· 将8天内即将到港的船期标红

【到期日介于 today()和today()+8】

· 标记已逾期的应收账款

【到期日小于today()】

· 用红色表示盈利、用绿色表示亏损

【大于0的值红色、小于0的值绿色】

· 当表中出现重复手机号时字体变红

【重复值】

· 标黄所有带“幸福”字样的产品，如幸福1号、幸福X号

【文本包含--幸福】

一、熟悉界面

1、找到“突出显示单元格”功能模块。

操作：开始--条件格式--突出显示单元格规则

2、“突出显示”模块下的功能选项。

3、如果不想再突出显示了，可以“清除规则”。

操作：开始--条件格式--清除规则

4、可以利用“格式刷”，将已设定的标记规则复制到其他单元格上。

5、关于数据规范性。

数据格式分为两大类，数值型和文本型，其中数值型数据可以被计算，文本型的不能。

所以，Excel中很多统计计算功能的使用前提就是，数据格式要为数值型，比如“常规、数值、日期”等等。

另外，数值型和文本型之间可以相互转换。

二、标记日期

1、标记日期方法一

使用“发生日期”模块。

操作：选定需标记区域--开始--条件格式--突出显示--发生日期

“发生日期”模块下的其他选项。

2、标记日期方法二

使用“大于、小于、介于、等于”模块。以“介于”为例。

操作：选定需标记区域--开始--条件格式--突出显示--介于

· 静态条件，即开始和结束的两个条件是固定数值。

· 动态条件，即用函数代替固定数值作为条件。

“=today()”这个函数会自动抓取系统当日的日期。注意，增加天数的“+”要写在函数的后面，不能写在括号里。

三、标记数值、标记文本

标记数值、文本的操作原理，同标记日期是一样的。

四、“重复值”模块的应用

· 有时，需要保证表格中数据的唯一性。比如获奖名单中的姓名、手机号、身份证号码不能重复，此时，可以用“重复值”模块标记所有重复的内容。

· 对于一张空表，需要防止后期录入的数据出现重复。可以先将空白单元格提前设置好“标记重复值”规则，然后再录入数据。一旦出现重复值，新录入数据和被重复数据就都会被自动标记出来了。

五、同时设置多个突出显示规则

一张表格中可以同时存在多个突出显示规则，用以标注不同的数据。

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与君共勉~

学而不思则罔，

思而不学则殆。