 所谓高效，并不是快速完成某项工作而已，而是把更多时间留给更有价值的工作。 一次结束决定工作效率的关键在于对「现在」的使用方法。要想在当今的效率时代生存下去，「现在立刻做」是必不可少的能力。不过，「现在立刻做」是一句很容易让人产生误解的话。实际上，「现在立刻做」不等于急着做，也不是没有优先顺序只顾着一个劲地做眼前的事情。而是要在意识到「现在取得了多少成果」「现在工作能够进展多少」等现状的前提下，绝对不将工作任务延后的意思。 过度「推迟」会浪费许多人的时间 在科技如此发达的今天，很多事情不管在什么地方都可以做。因为一点小事就「推迟」的话只会浪费时间。不要认为「公司是自己的办公室」，而要时刻记住 「自己在哪里哪里就是办公室」 ，「此时此刻」就将工作完成的意识是非常重要的。为了实现这一点，我们可以使用许多工具。 不要「推迟讨论」 「如果现在有必要的话，现在就联系。」 「如果现在应该决定的话，现在就决定。」 当场做出决定 有时候就算工作不得不推迟，但结论和决断绝对不能推迟。如果召开了会议却没有做出任何决定，将会对接下来的工作进程造成巨大的影响。大家是否有过这样的经历，在公司内部会议上讨论某个问题，却无法当场得出答案，于是会议便草草结束。但即便在这样的情况下仍然有可以当场做出的决定。 当然，面对人生的重大抉择时，或许不急着做决定，而是退一步用更加全面的视角来进行思考更好。还有的问题会随着时间的流逝而自动解决。但是对商业活动来说，推迟做决定总是弊大于利的。 工作就是不断地解决问题。自己能解决的问题当然自己解决最好，但工作中总会遇到自己一个人解决不了的大问题。在这个时候如果认输说「这是我解决不了的问题」，那一切就完了。实际上，这样的问题只是在你自己的权限范围之内无法解决，但只要收集到解决问题所需的必要资源，那么问题自然迎刃而解。从这个意义上来说，只要你能当场告诉对方「要想解决这个问题，需要收集这些必要的资源」，那么也算是一种解决办法。你也会成为一个不只局限于自己的工作范围之内，而是能够解决更大问题的精英。 即便「不知道应该怎样做才好」仍然能够采取行动的人才会成功 1. 将「知道的内容」和「不知道的内容」区分开  2. 提出问题 在这一层级能否解决问题？ 是否需要解决更大问题？ 谁提出反对意见？ 反对意见合理吗？ 有其他解决方案吗？ 如果不解决会发生什么？ 3. 留出时间 留出休息和散步的时间，让自己冷静下来。 增加「现在」的密度 如今很多书籍都已经电子化，我们可以直接购买电子书，而即便是纸质书也可以将其全部扫描下来，然后用软件导入电脑里。如果通过朗读器将书籍中的内容朗读出来，就可以一边开车一边了解所需的内容。另外，将纸质书数字化之后还可以通过关键词检索来迅速地找到自己想要的内容，从而节省翻阅书本寻找的时间。关键在于要明确应该优先做什么。 比如，想获取新知识的话就可以用这些时间来看书。一天看 1 小时的书，一周能看完 2～3 本书吧。如果将这个时间用来冥想，那不但可以保持身心健康，还可以让自己以饱满的精神去迎接新的工作。 只要时刻保持这样的意识，将注意力集中在「现在」的工作上，那么你在同样的时间里所能够取得的成果一定更多，工作效率也会更高。 不要被邮件夺走时间利用各种各样的工具将繁杂无用的交流降到最低限度。 在谷歌的会议室里有一个很大的显示屏。不管是制作会议记录还是制作资料，如果只有一个人用笔记本电脑进行制作，那肯定要花费很多的时间。但如果是通过谷歌文档由所有人一起制作，那么资料基本能够当场完成。但是，大家一起制作资料的时候如果所有人都只顾着看自己的电脑屏幕，那么讨论就难以展开，在这个时候显示屏就派上用场了。所有人制作的资料都被显示在屏幕上，这样一来，大家就都会抬起头来，一边确认屏幕上的内容一边展开讨论。资料的大体框架当场就可以制作出来。  利用谷歌文档共享资料 利用云服务，在管理工作进程的时候就不用特意将所有人都召集到一起。只要将工作进度上传到全员共享的文件夹里，然后让大家对其进行确认即可。 除了谷歌文档之外，微软的 Office 365和苹果的 iCloud都可以在云端共享文件。 绝对不要用邮件来进行日程调整 比如你想召开一次会议，向全员发送邮件确定时间之后，经常会出现个别人时间安排不开的情况，于是只能调整时间后再次向全员发送邮件。如果有一个人没回复邮件，那时间就迟迟无法确定，对会议的召集者来说这绝对是一个苦差事。 如果你将自己的谷歌日历与部下共享，那么部下就可以选个双方都空闲的时间找你进行交流，从而省去调整日程的麻烦。如果遇到非常紧急的情况不得不改变时间表，你也只需要改变日历上的日程，而这一信息会立刻被共享给对方，就不用逐一用邮件进行通知了。 比如有的夫妻就共享日历，将自己晚上的日程计划都写在上面，以此来确定晚上是否需要做晚饭。比如丈夫在日历上写着「周三晚上要加班所以不回家吃饭」，那么妻子只要看一下日历就知道了，省去了发信息向丈夫确认的时间。 活用谷歌日历，可以让交流变得更加顺畅。日程调整是典型的无法取得任何成果的无用功。要想充分地利用好时间，首先就要从这些无用功处着手进行改变。 为了提高效率，英语必不可少 将英文资料翻译成其他语言，等于是时间和成本的二次浪费。 直接见面最有效率！直接见面还可以当场解决问题。现在，电梯维修人员可以通过视频与工程师进行交流，从而提高工作效率。事实上，谷歌是一个经常召开小型会议的公司（以为谷歌是 IT 企业所以不管做什么都通过邮件交流的人一定很吃惊吧）。因此，在谷歌公司内部除了公共空间之外，还有很多可以让人坐下来进行交流的地方。谷歌的会议都非常有效率。 当场将问题全部解决。这种速度上的差异会非常明显地表现在工作成果上。 给「尽快」规定一个期限由委托人来决定优先顺序 明确工作的优先顺序和品质要求是专业人士的基本素养。 上司有责任明确工作的优先顺序。上司没有交代优先顺序的工作，部下也无权擅自决定，必须向上司请示才行。 创意性工作也需要规定期限 为客户提供管理咨询的时候，首先用 30 分钟到 1 小时的时间 进行头脑风暴。然后对在这有限的时间内发现的创意进行深入思考，最终提出具体的意见进行讨论和实施。 大胆地将期限提前 将期限提前不但可以提高最终成果的精准度，还能够省去后期修改的麻烦。另外，因为更快地完成了工作，你还会产生「这项工作既有趣又轻松，所以很快就做完了」的感觉。保持心情的舒畅也是非常重要的。 集中精力于此时此刻……不要让多余的事情占用大脑资源在日常生活中有很多问题会扰乱我们的思维，却又让人又不得不去思考。比如「今天午饭吃什么」「在什么地方招待客户吃午饭」「想跟同事喝一杯，不知道去哪儿才好」。这些令人烦恼的问题根本无法创造任何附加价值。所以我们不应该将大脑资源用在思考这些问题上。 谷歌的员工餐厅是免费的，员工可以随意选择自己喜欢的美食。这就为员工省去了「今天去哪儿吃什么」的烦恼。不仅如此，员工还可以在这个餐厅里招待自己的家人、朋友或者客户，甚至举办简单的商务宴会。而餐厅里的酒吧完全可以满足「想跟同事喝一杯」的愿望。除此之外，谷歌公司内部还设有按摩椅与休息室，日本分公司还有可以自带乐器的音乐室和卡拉 OK。这些不只是员工福利，更是为了让员工能够不被工作以外的问题困扰，将精力都集中在工作上。 不要把时间浪费在选择衣服上 尽可能地简化自己的日常生活。比如只穿黑色的衬衫，夏天就只穿黑色的 T 恤。这样不但省去了挑选衣服颜色的时间，而且黑色的上衣不管搭配什么裤子看起来都很合适。同款的衬衫直接买三件换着穿，这样就不必为每天穿什么衣服烦恼了。节省下来的时间和精力可以用来思考新的创意，或者解决困难的问题。 有人每天都要花很多时间挑选上班时穿的衣服，每个季度都去购买流行的服装，享受搭配的乐趣，并且不认为这是一种无用功。但这样的人对待工作的态度显然和我不一样。 只要仔细地观察一下就会发现在日常生活中存在着许多被浪费掉的时间。如果能够将这些时间利用起来，那么不管是工作还是生活，效率都将大幅提高。 对「此时此刻」持有明确的目的 能够「现在立刻做」的人都有明确的志向和目的。拖拖拉拉、磨磨蹭蹭，那根本不是在工作。要想在「此时此刻」拿出最佳的表现，就必须仔细分析眼前的任务，搞清楚「为什么要解决这个问题」「在什么时间之前得出答案」，设定好「目的与目标」（期限）之后全力以赴 。 事先预测、控制局面 能够「现在立刻做」的人，不只是善于对工作进行安排，更是因为他们通过事先预测对可能出现的情况都做好了万全的准备，所以才能够立刻对突发情况进行处理。 选择舒适的工作环境 在办公桌上摆放一些对自己有重要意义的装饰物或者照片，可以起到提高工作积极性的作用，重要的办公用品也应该摆在触手可及的地方。谷歌团队成员几乎都没有自己的办公桌。他们有的人在家工作，有的人在咖啡馆里工作，还有的人直接在公司内部借了个房间，自己在里面工作。他们认为，只要是能够让自己集中精力取得成果的地方就可以工作，至于这个地方是哪里并不重要。 工作的目的并不是「从早 9 点到晚 5 点坐在同一个地方」，而是取得令人满意的成果。 所以如果有人认为「我在自己家里的沙发上工作得更顺利」，那就让他在自己家里的沙发上工作，甚至适当地休息一下也没关系；如果有人认为「我在公园里进行思考更有效率」，那就让他在公园里思考问题。总之就是要在自己觉得最有效率的环境里工作。 如果想提高工作效率，一个舒适的工作环境十分重要。 就算公司规定必须在公司的办公室里工作，你也仍然可以在工作的途中出去散散步，或者在椅子上放一个舒服的靠垫。我们有责任为自己创造一个能够取得最佳成果的工作环境。  |
|
|
