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又双叒叕有word小技巧,让你起草法律文书效率提升百倍 | 未来星

2020-04-02  熊猫法律...


    这是熊猫能量星的第 24 篇文章

    一个月前,我们整理了《这些Word使用技巧和工具,让你起草法律文书效率提升10倍》一文,和你分享了6大炫酷word小技巧,今天将继续与你分享第8-15个技巧~

    目   录

    1.技巧【7】 快速插入当前日期或时间

    2.技巧【8】多级列表生成目录

    3.技巧【9】如何替换文档中的小竖箭头“↓”

    4.技巧【10】 标尺可以这么玩

    5.技巧【11】 排版出一份舒服的合同

    6.技巧【12】 替换功能

    7.技巧【13】 如何打出生僻字

    8.技巧【14】 Word这几个问题怎么解决

    9.技巧【15】 怎么样将Word里的文字对齐

    技巧【7】 快速插入当前日期或时间

    word已然成为我们日常常用的软件,但是它其中的一些小技巧你并不清楚。

    有时写完一篇文章或者一份合同,觉得有必要在末尾插入时间。怎么做呢?大家可能为逐字逐句地敲打上去。

    其实word有这样的技能:

    其实word有这样的技能:快速插入系统的当前日期或时间。我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间,很快!

    还有,输入法也可以实现。比如Windows10系统自带的中文输入法:在中文状态下输入"时间"的拼音首字母缩写“SJ”你就会看到时间出来了。

    技巧【8】多级列表生成目录

    写合同的时候如果需要插入目录,而且是多级的?咋弄?

    很多人会乖乖地手动添加,一字一句写在上面,弄不好还得手动修改。还有可能,标题和合同中不一致。

    今天给大家介绍一种通过多级列表生成目录的方法。

    1、选择多级列表-定义新的多级列表

    2、选择“要修改的级别”,选择1,在样式中,选择样式,级别1,可以对应使用“标题1”的样式,在库中选择显示级别,选择1级,在编号格式选择编号的格式,在“位置”修改调整标题的位置。调整完毕后,再选择“要修改的级别”,选择2,继续编辑。

    设置好后,只需要在相应的目录,点对应的标题样式就能进行自动编号。另外设置好后,删掉部分目录,后面的目录编号会自动更新。

    技巧【9】 如何替换文档中的小竖箭头“↓”(手动换行符)


    1、技巧名称:在Word里使用替换功能删除手动换行符(↓)

    2、应用场景:很多人在写合同、法律意见书、诉讼文书等法律文书的时候,复制了一段话(条款、法律条文……),想调调格式。但是钱一发动全身,调一部分的格式,全部都跟着调。这是怎么了?该怎么弄呢?

    3、对症下药:复制到Word文档中的文字常带有手动换行符“↓”,手动换行符不能灵活修改行与行之间的文字格式,影响电子排版的效果。这时候就用到Word里使用替换功能删除手动换行符(↓)。

    4、操作步骤

    在文档中按下“ctrl+F”组合键调出查找选框。

    在左下角点击”特殊格式“, 找到“手动换符”,点击选择之后就在查找内容栏里显示:”^l“,即手动换向符。

    在左上角点击“替换”选项,在 ”特殊格式“ 找到“段落标记”,点击选择之后就在替换为栏里显示:”^P“,即段落标记。

    依次点击“全部替换”、“确定”。则文档中的“↓”被替换为“┘”。

    技巧【10】 标尺可以这么玩

    1、技巧名称:标尺可以这么玩

    2、应用场景:大家在调格式的时候,首行缩进2字符怎么弄?很多人第一印象是右击鼠标找到段落进行调。其实,用标尺会更加方便。大家可一定被标尺坑过,为了对齐使劲儿按空格的事情还是发生过的。其实,标尺可以这么玩。

    3、操作步骤

    首先调出标尺,在视图——显示里面把标尺打勾即可。

    标尺的功能

    ➤首行缩进:每个段落第一行空几个格。(放在标尺的2就是空2个格,4就是空4个)

    ➤悬挂缩进:每个段落除了第一行以外空几个格。

    ➤左缩进:设置文字最左边的边界

    ➤右缩进:设置文字最右边的边界

    技巧【11】 排版出一份舒服的合同

    1、调调段落,弄弄行距

    段落是排版的最基本单位。通过不同的段落让文字聚合在一起,可以对不同的文字内容进行分层次的表达。

    像下面的合同,字密密麻麻,让人觉得压抑。客户看了,肯定不说你写的好,觉得太难受。

    将段与段之间的距离适当拉开一点,设置段前与段后距离均为1行,同时设置下首行缩进2字符。在弄下行距,就会更好些。选中段落后直接【Ctrl+5】设置行与行之间的距离为1.5倍行距效果就好多啦:

    2、弄好标题,看起来一目了然

    按照第一步做,合同已经看起来美多了。作为追求完美的Word哥来说,这还远远不够!

    如果通篇文稿没有标题来统领,那读者会很难明白重点,还得总结要点。这就要求,在撰写合同时,写列出各个条款作为标题,也就是应提纲,即。有了提纲,再对每一点分别进行论述表达,最后形成一篇完整的文稿。对于标题,习惯上都会对它应用不同于正文的段落格式,这样对于阅读者快速理清文档的框架和表达观点非常的有帮助!

    3、标题一定要和正文在一起

    我们在在排版中,一定要注意让标题和正文总是出现在一起,也就是在一页中出现。试想一下,一小节文档就好像一个团队,把团队老大一个人扔在上一页,小弟们都跑到下一页了,这老大会有多孤单?

    要想让老大始终和他的小弟们团结在一起,非常的简单,将标题的段落格式设置为【与下段同页】就可以了。

    4、单行文字不要掉队

    上节说到标题老大一定要和小弟们在一起才会强大!那小弟们会不会有掉队的现象呢?肯定是有的。一大段文字都在上一页,可偏偏有几个字不足一行却跑到下一页了!只需要段落格式对话框中勾选【孤行控制】选项就可以了。

    如果页数较多的话,再纯手动操作那绝对就是一个力气活了,因此,Word还是强烈推荐使用【样式】功能来排版的。

    技巧【12】 替换功能

    1、基本替换

    适用场景:当你写一份法律文书时,发现正好有一篇可以拿来用。但是有很多重复的字或词需要重新打,怎么办呢?

    so easy!首先打开那个文本,执行“编辑一〉替换”(或按“Ctrl+H”组合键),打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”右侧的方框中输入需要替换的字符,在“替换为”右侧的方框中输入替换后的字符,然后单击“全部替换”按钮即可。比如我要将下面合同中的所有乙方替换成丙方。

    2、格式替换

    适用场景:法律文书中需要特殊格式的字眼。

    首先打开这份文档,通过格式替换的方法将那些字符设置成不同字体格式(如“加粗、倾斜”等)。

    打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”和“替换为”右侧的方框中输入同样字符,然后将光标定在“替换为”右侧方框中,单击“高级”按钮展开高级选项,单击其中的“格式”按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选择“字体”选项,打开“替换字体”对话框,将字型设置成“加粗倾斜”格式,点击“确定”返回,再单击“全部替换”按钮即可。

    如我要将合同中甲方全部加粗。

    3、空行替换

    适用场景:哪些copy过来的文书(你懂的),有很多空行。

    用空行替换的方法很简便。打开“查找和替换”对话框,在“查找内容”右侧的方框中输入“^p^p”(p一定是小写格式),在“替换为”右侧的方框中输入“^p”,然后根据空行的多少,反复按几次“全部替换”按钮,就完工了。

    4、通配替换

    适用场景如想将法律文书的法律法规名称换字体。可以利用通配符替换来实现。

    打开“查找和替换”对话框,展开“高级”选项,选中其中的“使用通配符”选项,在“查找内容”中输入“《·》”,然后将光标定在“替换为”右侧的方框中,不输入内容,打开“替换字体”对话框,将“中文字体”和“字体颜色”分别设置为“黑体”和“红色”,点击“确定”返回,再按一下“全部替换”按钮即可。

    5、粘贴替换

    在文档录入时,先将文档中要多次出现的字符(如违约金  元等)输入到文档中,然后选中这一特定字符,执行“复制”操作,再将光标定在需要再次输入此字符的位置上,执行“编辑-〉选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“粘贴为链接”选项(其它选项不需要更改),点击“确定”返回。

    这样,重复进行“选择性粘贴”就可以将上述字符插入到文档多处。此时,如果修改了最初的字符内容(如“违约金  元等”),则后续词条随之更新,也达到了批量替换的目的。

    6、大小写替换

    适用于英文法律文书的写作中。如果想将法律文书中的大(小)写字母,转换成小(大)写格式,可以这样来做:选中需要转换的文档区域,根据转换的实际需要,反复按“shifl+F3”组合键即可。

    技巧【13】 如何打出生僻字

    “嚁嚂嚃嚄嚅嚆嚈嚉嚊嚋哜嚍嚎嚏”,这些字请问你认识几个。如果不认识,怎么样才能用Word打出来呢?当然,我们在书写法律文书的时候,基本上都是一些常用字。但是,真碰到类似上面的生僻字,不知道拼音该如何?所以,本期Word哥介绍如何用Word打出生僻字。

    比如我们要输入“朐”,步骤如下:

    1、利用Word中的插入符号法

    比如我们要输入“朐”,先打开Word,输入“月”字并选中它,依次单击“插入——符号”,在弹出的窗口中把“字体”定为“普通文本”,“子集”定位“CJK统一汉字”,就可以看到许多有“月”部首的汉字了,从中找到即可。

    2、当然这是碰到那些我们认识偏旁部首的字

    如果碰到你不知道它的偏旁部首,可以直接利用输入法中的手动输入即可。

    技巧【14】 Word这几个问题怎么解决

    在工作中,Word作为必备的工具之一。有些人以为会用一些快捷键、菜单栏就万事大吉,其实不然。我们在撰写法律文书时,经常会碰到以下这些问题。我们试了好多次后依然没有解决,于是也就罢了。

    问题1:为什么你发给别人的Word文档,别人却打不开?

    首先普及一下Word目前在广为使用的经典版本有Word 2003、2007、2010、2013,其中Word 2003保存的文件默认格式是 .doc 格式,而Word 2007之后的版本文件默认保存格式 .docx 格式。

    问题是Word 2003无法打开 .docx 格式的文件,所以就会出现你看起来完好的文件别人却打不开的情况。

    解决方法:最简单的万能方法是把Word 高版本(Word 2007之后的版本)编辑完文档后,按F12另存为 .doc 文件即可。

    问题2:常常用回车来代替分页,殊不知这样可能会浪费很多时间!

    编辑文档时,有些Word小白常常用多次回车另起一页进行下一章节,这样确实能达到分页的目的,但是背后的隐患却很多。

    一旦对前文有所删改,空行的位置就会移动,导致下一页首页出现大量空白的情况。这种情况,倘若文本较小是还好,一旦文本很大,就会很浪费时间。

    方法一:利用快键键【Ctrl+Enter】直接换页简单方便;

    方法二:如果一时忘了快捷键,可以利用Word菜单栏的按钮,【插入】→【页面】→【分页】即可。

    问题3:常常利用空格键来代替“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”。

    Word小白们有一个神器【空格键】,不管是首页缩进”还是“居中对齐”、“左右对齐”干什么都用它。实际上这样的潜在问题有很多,最常见的尴尬情况是:按一下空格键嫌少,多按几次空格又嫌多……

    首先你不知道空格打的是半角(英文字节)还是全角(中文字节),导致很多混乱,而且最后发现不能对齐后,你是很难找到错误在哪的。

    所以,“首页缩进”、“居中对齐”、“左右对齐”还是不要省事的好。

    问题4:常常在Word看到一些文字被标记红色和蓝色的波浪线,怎么删除这些波浪线?

    还有很多标题前会出现小黑点、浅灰色小点或小方框,如何隐藏他们。

    方法:选择【文件】→【选项】→【显示】→ 选择项隐藏相应格式

    去掉波浪线的方法:选择【文件】→【选项】→【校对】→去掉勾选“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”。

    问题5:Word忘记保存了,虽然有自动保存,但是默认保存的内容是十分钟之前的,这中间的劳动成果都没了!那有什么办法可以恢复到之前的版本呢?

    方法一:可以使用Word自带的“始终创建副本”功能,用户关闭Word将自动创建该文档的副本文件,以备不时之需。

    方法二:可以通过点击Word菜单栏中的【文件】→【选项】→【保存】将Word自动保存的时间由默认的10分钟改成3分钟或5分钟,并勾选“如果没保存就关闭,请保留上次自动保留的版本”养成经常【保存】或按快捷键【Ctrl+S】的习惯。

    技巧【15】 怎么样将Word里的文字对齐

    大家在写法律文书时,肯定会遇到这样的情况:

    上图只是比较简单的问题,如何碰到需要对齐公式又如何?很多人可能是,空格一下一下敲,然后眼睛瞅瞅是不是对齐了。一两行还可以,但是多了估计就不好做了。很有可能就做的七歪八扭。

    1、被忽视的隐藏秘技

    先选中你需要调整的文本,然后点击一下标尺的下沿就能够添加一个制表位。在文字段落中按Tab键即可添加一个制表符,从而把光标后边的文字“推”到下一个制表位对齐。

    2、隆重介绍,制表符家族

    点击标尺下沿时,默认会添加的是左对齐制表位。

    而在Word中的制表位也有不同的对齐方式,其中第一排的三种是最常用的,第二排可以忽略:

    设定制表位的正确步骤是:先切换到相应的制表符,再点击标尺下沿设定制表位。

    制表符比表格厉害的是,它并不是真的表格,而是一种格式。这就意味着,制表位可以:

    ❶ 用格式刷复制,在其他段落应用,甚至用上快捷键 Ctrl+Shift+C/V

    ❷ 还可以添加到样式,然后一键套用

    3、制表位的妙用

    制表位还有更神奇的用法,可以自动生成一连串的小圆点。在我们制作法律文书目录,是会很有用。

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