|
综合办公室所涉及的业务细小且繁多，那么有规律的文件存储势在必行。 有的朋友说，按照自己的思路存储就可以。是的，如果存储的有条有理，其他同事能很顺利的查找，那自然合理。如果对文件存储没有思路，一头雾水，不妨阅读本篇的文档存储思路。 首先是建立文件夹结构，主结构涵盖了综合办公室职责清单，具体包括11个一级文件夹、对应建立若干二级文件夹及三级文件夹。 一级文件夹：企业资质（证书）
股东资料：身份证明、护照、简历； 公司文件资料：企业文化历史资料、公司章程（含修正案）、股东名录、股东决议、股东转让协议等；
营业执照； 组织机构代码； 公司业务相关资质证件：如房地产企业-预售证、建筑工程许可证等，外贸企业-海关许可证、食品经营许可证等； 房屋租赁协议或产权证书等等。 公司证照资料，需额外做好年检、更新工作。
设备台帐、设备技术与使用说明书、合格证明、安装调试记录、运行记录、大修记录、事故记录、技改记录、图纸、计量器具校验等等； 企业产品标准体系、工艺文件、技术规范、质量管理文件、各种质量活动记录、外来标准等等；
一级文件夹：企业管理制度
公司及各部门整套管理制度，如考勤管理制度、绩效管理制度、车辆管理办法、印章管理制度、员工档案管理制度及员工离职管理办法等等。
主要存储制度的附件类表格：如采购申请表、离职申请书、用车申请表等等。 一级文件夹：人事事务 一级文件下，会建立功能齐全的人事管理系统，方便查阅。
档案存储时，有两种方式：以员工为单位存储和以类别为单位存储。两种存储方式各有优缺点，可以根据各自的习惯选择。 以员工为单位存储方法：按照员工姓名依次建立二级文件夹（员工数量即为二级文件夹数量），分别保存员工的基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载。 以类别为单位存储方法：分别以基础资料、考核记载、培训资料、薪资标准资料、工作计划和总结资料、劳动合同及重大活动记载名称设立二级文件夹，员工个人资料按照此分类归类存储。 其中，员工基础资料包括：员工个人档案、电子寸照、身份证、学历证明、资格证明、业绩证明、离职等; 考核记载包括：如绩效、培训考核等； 劳动合同:聘用合同书； 重大活动记载：如活动、奖惩、照片、培训记载及所获荣誉类等。
一级文件夹：企业公文
本公司发布（含转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿等；
对外（外来）：上级机关下发的需公司执行的文件，及向上级主管部门的报告、请示，上级批复等文件； 内部红文：根据经营需要，公司下发的经营决策、人事任免、规章制度等；
重要会议纪要、办公例会纪要等。 一级文件夹：领导资料 比如领导名片、入党信息、简介、电子寸照等等。 该文件夹内包含临时其他类文件，如领导临时安排做某类表格、兄弟单位的某项事务等等。 一级文件夹：公车事宜 该文件夹存放公司所有公务用车的基本信息、驾驶人员签订的车辆使用安全责任书及维修保养纪律等等； 一级文件夹：各部门报表 顾名思义，即是各部门上报各类报表的存放地，如周报表、月计划表、月绩效表、季度销售情况汇总、宣传物料费用明细单等等。 一级文件夹：企业业务资料 每个公司都有主营业务，比如房地产企业，日常的业务资料有制式合同、项目效果图、各楼的基本情况、固定的宣传资料等等； 一级文件夹：企业宣传设计资料
如企业重大活动的新闻稿及图片资料、阶段宣传计划及宣传文案等等； 另有对企业外宣常用合作单位信息、联系电话、提供的服务及费用明细等信息汇总；
企业各类外宣的设计原文稿，如画册、横幅、喷绘、彩页、logo、企业VI及展示展板等； 一级文件夹：办公室日常文档 物品管理：办公用品、低值易耗品、办公室设备采购、分发、登记及核查管理工作； 介绍信； 常用外联电话单； 日常事务用户名及密码等。 一级文件夹：合同文件 一级文件下，会建立合同管理汇总表格，记录各类合同的签订时间、合同对方、合同金额、签订事项等信息。 并且，也会详细保存合同相关的供方资料（扫描件）、客户资料（扫描件）及重要合同扫描版。 以上。 祝好。 |
|
|
