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2019年9月10日，当天刷爆朋友圈的除了铺天盖地的教师节感恩与祝福，就当属阿里巴巴20年的年会，会上马爸爸在自己55岁生日之际卸任阿里巴巴董事局主席，以及阿里新六脉神剑的发布。如此一场6万人参加的企业年会可以堪比一场国际体育盛事的开幕式盛宴，或许这也是我们今年见到的规模最庞大和精彩的企业年会了。 大多数企业每年的年会依据企业规模的大小，也展现出了极大的差异化。小企业的年会可能就是几十个人或者十几个人找家酒楼，领导总结发言，畅谈下企业愿景，之后员工表演小节目、全体用餐、中间穿插着抽奖、员工表彰，个别领导发言等几个简单的环节就可以覆盖了。但对于像阿里这样规模的企业，其如此规模的年会，他的策划及组织时间粗略估计往往会超过半年，甚至是一年。而需要将企业未来几年的年会计划进行长期规划的，则其规划周期可能会以五年的来计算。同样，举办如此规模的年会需要专门的组织或团队来负责，这就是术业有专攻，因为像普通企业提前个一两个月，凭几个兼职人员策划和组织编排如此大的盛会完全是不可能的。 以上也并不是说小型企业所办的年会规模就小，有些规模小的企业如果年会主题之一恰是其产品的同期发布会，则由于客户和媒体的增加，也可以促成一场规模宏大的年会，只是增加些核心的主题而已。 今天的课题叫“年会策划与经验总结”，并不是不关注年会现场的实施环节，因为现场环节是整个年会中最重要的，而1500字的限度也仅能写个现场的彩排及预演。所以本文还是先聚焦在题目上，仅仅谈策划与经验总结两个环节。 年会的策划如果大家不知道该怎么办的话，就简单的先列个时间表出来吧，填进去我们上小学写作文时老师要求的人、事、地、物、时间五个关键要素，再加上开头和结尾，基本就能够完成你年会策划方案的框架了。而企业规模越大，则建议参与年会策划与组织的部门越多越好，这样更有利于收集大家的信息。 因此我们会发现大规模企业中会有专门负责企业文化的部门，也会有专职的人员对年会进行组织安排及策划。而对于中小型企业，往往会以临时小组的形式组成年会的工作小组，至于为什么会是以小组的形式，因为一个人的精力和想法毕竟是有限的，这是一个需要集体智慧和相互协作的项目。 既然是年会，其策划的核心通常会围绕以下三个主要环节：总结过去，表彰先进，展望未来。年会的核心目的也在于鼓舞士气，增进团结，指明方向、提升企业未来的凝聚力和战斗力。组织者通常也会将包含以上含义的一些核心的主题，安排在如上环节之中。就如这次阿里巴巴20年年会，马爸爸卸任、发布新六脉神剑都是其核心的主题内容。 为了给大家一个比较清晰的思路，我们可以建一个简单的表格，将与年会有关的策划内容都填进去，再根据后期年会小组的沟通情况，领导和员工的意见反馈等，及时进行修订和更新。 特别声明：以下表格内容并不全面，请企业结合自己特点进行调整，同时建议使用甘特图等专业表格进行更新管理。
年会的策划一定要基于企业自身的特点来展开，别人家的年会策划你可以参考，但不建议照搬。大家可以把自己想到的与年会相关的工作都填写到上表内，宁可多填，也不要漏项。同时建立年会工作小组，大家将表格内的工作进行合理分工，其关键是要做到事事有人管，人人有监督，大家要定期召开工作的进度会，把各自所负责的工作进展情况分享出来，尤其是那些未能如期完成的任务，其难点在哪儿，会不会对其他任务造成影响，有无补救方案等等。 很多总结中都会呈现出很多项目的时间不够，决议和成果的导出比较匆忙，这是很多人在年会策划中，没有给突发事件预留出足够的缓冲时间有很直接的关系。尤其是在多部门多人沟通等方面上，很难达成一致的结论，沟通效率过低往往是造成时间延误的主要因素。因此在很多项目上，还是大家给与充足的缓冲空间，而在沟通环节尽量多站在对方的立场上思考问题，或许对于达成一致能起到关键作用。 年会的策划方案一定要经得起反复推敲，对其中的任何一个环节都要进行沙盘讨论或现场模拟。我在此用一个小例子来说明预想演练的重要性。我曾经服务的公司某年公关公司给了一个看似十分炫酷的舞台方案，圆形的旋转舞台位于场地中心，参会者分坐在四周。主持人、演讲者及表演者在旋转舞台上，表演中，舞台缓慢旋转，四周的观众都可以看到舞台上人员的正面。但就是这样一个炫酷的装置，在使用后备受指责，因为它不像旋转餐厅那样一小时转一圈，您在里面用餐几乎没有感觉。我们的舞台是三分钟转一圈，看似比较慢了，可演讲的领导及表演的同学下来后纷纷表示，时间长了真的会晕头转向。 当然，随着社会分工的精细化，当前也有很多专门为企业策划年会的公关公司，由于其会参与组织各种企业的年会，在经验方面是相当丰富的，当您的年会小组如果确实难以拼凑出一个完整年会的策划方案的时候，在预算能够支持的情况下，找一家策划公司来帮助您，也是一条不错的捷径。当然不良的公关公司也会挖些坑给你，至于怎么避免掉坑，老行政下次再来破解吧。 现在简单聊聊经验总结，年会的现场通常是杂乱而有序的。老行政建议在年会现场安排督查人员来监控整个年会进程是否按预定计划推进，对于规模庞大的年会现场，这种类似于观察员身份的工作人员会安排多人，他们分散在场地的各关键部位，紧跟每一分钟的现场变化，他们的其中一个主要任务，就是在现场出现问题时，指挥采取对应的应急措施，同时他们也会收集年会现场进行中的欠缺问题，用于后期的经验总结。 年会结束后，我们要及时进行经验收集及总结，其中我们更要关注那些没有达到预期效果，以及发生失误的工作内容，因为只有那些善于总结经验教训的人才能更好的进步。 首先要做的是信息和数据的收集，一方面我们可以通过私下采集信息等方式来了解员工的真实反馈，同时也可以通过对现场录像的回放来筛查出每一个环节所存在的瑕疵，当然还有很多的现场观察员提供的信息。同时更要通过项目总结会的方式，让大家把整个年会过程中，自己所观察到及感受到的问题开诚布公地讲出来。这里的人员既包括我们甲方自己年会工作小组的成员，也包括你所合作的场馆及搭建公司等供应商的现场负责人员。这种讨论建议以会议的形式进行，使得每一个人都有发言的机会。同时我们要求经验总结对事不对人，不要把一个经验总结会开成批判会。 所有的经验及总结不要停留在大家的讨论阶段，这个宝贵的经验一定要写成专业的书面总结报告，分享给参与年会的相关人员，尤其是即将负责组织下一届年会的同学们，他们将会从中受益匪浅。 以上是老行政关于年会策划与经验总结的分享，希望对大家的实际工作有所帮助，感谢您的阅读。 |
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