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企业搬家是很多行政小伙伴在工作生涯里往往要经历的大事件。而对于一些没有经历过企业搬家，甚至是连住宅搬家都没经历过伙伴们，被安排去负责企业搬家的事情或许感到压力山大了，作为经历许多次企业搬家的一个老行政，在此和大家分享一下搬家的事情。 做好搬家这件事，没做过的可能感到无从下手，其实我们可以借助很多现成的管理工具去顺利的完成。最简单的我们可以使用5W2H的方法就能比较妥帖的去处理了。而对于没有接触和使用过5W2H的伙伴们，也有更接单的工具可以使用，比如可以按照我们小学写作文一样，按人、事、地、物、时间五个维度去规划你的搬家任务，只要足够细心，做好规划，你的搬家任务基本就成功一半了。 这里先以5W2H为工具，将搬家的工作进行拆解。 一、WHAT： 我们的核心任务就是搬家，进一步我们在搬家中都涉及到哪些物品、资产、需要哪些工具、设备都一一标识出来，包括所需求物品的数量及要求等。 哪些东西搬，哪些不搬，怎么搬都要提前做好方案。不同的物品要规划出不同的方案。公司的物品和个人的物品要如何区别对待。通常情况下，员工的私人物品出于安全等因素，我们要在发搬家邮件中明确不负责搬运。而公司配发给个人的笔记本电脑，建议由员工本人直接带到新办公场所即可。而对于台式机和显示器等，则可以由公司安排搬家公司负责搬运。 以下我们简单交流下搬家中会涉及到的部分物品的搬运： 1、工位及家具：部分公司是会利旧的。比如原办公场所工位和员工椅、会议桌会议椅等全部或部分要迁移到新办公场所，这样的优点是节省了家具的购置费用，原有家具的甲醛释放量要低于新购的同品质家具等。缺点是，搬家的窗口比较紧张，家具的拆装、运输、工位在新旧场所的拆线和重新走线需要时间和成本，这都需要进行事前的全面评估。而旧新职场之间的家具的空间是否匹配，这个需要在图纸阶段就需要严格把控的。而且在新职场的装修过程中，要到现场通过放线去复核尺寸，家具的摆放位置，可以施画到实际的地面上，看看是否与设计图纸的是否相符。 2、IT设备：对于无论大小规模的搬家任务来讲，这都是搬家中的重点任务。我们之前建议过笔记本之类的设备由员工自行带到新职场。而台式机、显示器、服务器、机柜、UPS等通常是价值比较高的资产，这些资产在搬运前要核对资产台账，确认好。 3、搬家物料：包装箱、气泡膜、封箱胶带，绑扎带、马克笔、壁纸刀，最重要的是封箱标签，通常的正规搬家公司都会提供标签供，标签的信息大致有以下： “姓名”——箱子所有者的姓名，一定要写宋体或楷书，不要写行书草书哈，毕竟搬家公司员工的普遍教育水平不高； “部门”——所在部门，按公司要求的部门填写，不要擅自简化； “箱子的编号”——本人共有几个箱子，该箱子是第几个 “到达位置编号”“搬家编号”——写清到达的楼层、区域、甚至是新工位的编号，对于大型的搬家活动，如迁入地有几栋写字楼，您所在的栋数、楼层务必要写清楚。——如果和搬家公司制订的是工位到工位的搬家需求，则最后一条务必要写清楚。 以上标签，有条件的可以根据部门不同，或迁入点的楼层不同，使用不同颜色的标签。一个箱子要求至少粘贴2个相同的标签，一个位于顶部，一个位于侧面，以方便所有搬运箱子的人员核对信息。 运输物品统计汇总表、装车表等——每一车运输的箱子编号，出发时间、发货人、收货人、发收两地的最终签字、对于重要物资，还可以安排自己的员工或保安公司跟车监督。 迁入点的工位图：对于点对点的搬家，搬入点的工位图，务必要发到每个工人手里，如果图太大，则可以以海报的形式，放在楼层的主要入口及核心通道上，让搬家工人能够快速的找到自己运送箱子的目的地。 现在说重点：一切的工作，请简要到落实在《搬家执行计划表》上，列明任务内容（WHAT）、负责人/部门(WHO)、位置(WHERE)、具备条件、产出、具备条件（WHAT）、设备/物资（WHAT&HOW MUCH）。 以上简单罗列，仅供参考。 4、搬家工具：小推车，通常搬家公司会自带一些平底的小推车，但建议根据搬家工程量，自己购置一些小推车，用于前期准备、后期调整及搬家过程中的应急使用，很多时候，我们会发现搬家公司的推车不够用的情况。工具箱：通常搬家公司也会带些扳手、螺丝刀之类的随身物品，但遇到个别未想到的情况，你的工具箱或许能够派上用场。 5、通讯工具：手机、充电宝、对讲机等，保持顺畅的沟通时任何时候都必须的，尤其是大规模搬家这种嘈杂的情况下，需要通过各种工具进行及时的沟通。对讲机如果需求数量大，可以采取租赁的方式。 6、其他：食品、饮料、急救包、手电筒、雨衣、防水布等：搬家是一项非常耗费体力的工作，为自己这边的工作人员准备一些补充能量的食品，给辛苦的搬家师傅准备些瓶装水都是非常体贴的行为。如果在南方或者夏季搬家，还要准备防暑降温、防蚊虫的用品，如清凉油、十滴水、驱蚊液等。如果搬家一天不能完成，我们还需要为大家准备临时休息的宿舍或者酒店，毕竟搬家是一件非常辛苦的事情，24小时甚至是48小时不休的车轮战，我们也是经历过的，在大家疲惫的时候，给安排个舒适的休息场所是必须的。 本节要点： 任务、工作要有序，时间表格控全局；资产、物品登记全，是搬是卖早打算；封箱标签有规则，耐心宣导到个人；搬家物料提前备，食品、饮料发到人。 二、WHO 这个很容易理解，就是人。凡是和搬家相关的所有人都在这个范围内。这里要将每一个将要参加到搬家过程中的人都要考虑进来。更要明确这些人在搬家过程中所起到的作用。这里既包括我们自己的核心搬家人员，对搬家进行决策的公司领导、也包括每一名员工，以及公司以外，参加搬家的如搬家公司的负责人、搬运工、司机、搬入及搬出点的物业人员、保安人员、电梯运行人员等等。 首先对于大规模的搬家，我们通常会成立一个搬家小组。通常的搬家小组，组长至少要个公司的VP挂名，行政部的总监为副组长，负责具体组织及现场工作。财务和人力通常是搬家小组中另外两个重要的部门，财务负责批预算和支付各类费用，这个关系一定要把握好，人力负责协调各个部门的派遣一位搬家的对接人员。 搬家事件大事，关系到每一个员工，这一点大家必须要考虑到。因此要将每一步的行动及要求务必贯彻到每一个员工。让大家按照标准完成自己的打包、贴标签等任务。必要的时候，将搬家的需求除了以邮件的方式定期公布外，还可以以微信小视频的方式告诉大家在何时、何地、该如何做等。 而微信这个工具，也使得我们今天的工作越来越方便，我们可以建立各相关任务的微信群，把最新的信息分享给所有人，这里要注意的是，分享不代表大家都收到或理解了，所以需要建立大家确认收到信息的规则，是回复收到，还是回复清楚，都是必须的。 任何的通信工具，都不能替代面对面的交流，在关键时刻召开一些有效的会议，确认大家的各自工作进程，哪些是完成的，哪些是将要完成的，大家有没有遇到困难，有哪些问题是需要协助和解决的。尤其对于问题一项，大家不要隐瞒不报，或者某些人觉得不重要而忽略了，往往一些行动的失误是当初某人认为的小问题，在事件的发展过程中转变为大问题了。这一点要尤为注意。 通常的搬家工作，会使用到搬家公司，服务标准的不同，价格方面也有天地之分，选择适合自己，性价比最高的搬家公司。搬家公司最好选择自己合作过的，对其优点缺点都了如指掌。贸然选择生疏的搬家公司，由于两者没合作过，实际搬家过程中就可能出现这样或那样的问题。如果确实是一家自己没合作过的公司怎么办?最好的方法，是辛苦下全程跟下这家搬家公司在其他项目的搬家任务，如果没有机会，就只能把你的需求反复的和对方的搬家队伍负责人及搬家师傅们反复沟通了。一定要达到确信所有人都理解了你对搬家的需求，才能开始搬家。我们经常说，上级要求100分，到下一级那里就剩下80分了，所以对搬家公司提要求时务必要提升到120分。让每一个人的神经都紧绷起来，松懈的态度是无法完成艰巨的任务的。 本节要点 搬家小组早成立，伙伴队友才默契；上下左右全沟通，外部伙伴早选好； 隐忧顾虑早发现，坦诚沟通无隐瞒。搬家公司最重要，人人知晓要求高。 三、WHERE 最简单的两个位置是搬出点、搬入点两处办公场所。其实不尽然，我们更精确的可以将其规划为每一个更为具体的位置，比如搬出点的每一个部门的物品集结点、搬入点的物品集结点，甚至我们可以将搬出点的某个员工的物品定点搬迁到他在新办公地点的工位上，这都是完全可以实现的。 我们这里需要补充的是，把搬家看成一个完整的闭环，这里涉及的所有空间都是你所定义的WHERE的范畴，包括搬家所用的车辆、车辆规划的线路、搬家过程中需要使用的电梯。 很多场地我们需要多次确认，包括整个路径中的每一个位置。而且要找到对应位置的负责人员或相关人员。这里尤其要关注的是迁入地的各个场地，比如进入园区大楼的路径、大堂是否在搬家路径内，如果经过大堂是否要做地面保护、是否有单独的货运通道、是否有货运电梯、货运电梯的轿厢尺寸，如果使用客用电梯，是否需要提前做保护，物业公司对保护的具体要求。 对于场地，我们必须要配合我们的搬家时间，提前考察和沟通。搬出地点、搬入地点的环境、照明，关于照明这里也要说明一下，由于很多搬家工作都是在夜间进行的，我们必须在夜间看下室内外的环境及照明条件是否能够满足需求，如果满足不了，有哪些补救方案。 搬家的车辆行车线路、停车场、上下货的位置，这些场地是否有哪些能够影响到搬家，比如，行车路线有无限高，是否影响货车通行。停车场对车辆载重的要求，园区内的一些路径对货车的转弯半径是否有影响，装卸货位置一次可以停几辆货车，这些都需要现场来确认的。当然为了更妥帖，请带上你的搬家公司或供应商一起去。 搬家过程中有无超大超重的物品，这些能否使用电梯，如果走楼梯，是否能顺利通过，而走楼梯时，搬家公司是否会增加费用。电梯和楼梯都不能走时，怎么办，是否借用吊车，还是将大件进行拆解，都需要提前进行安排。 不怕神一样的对手，就怕猪一样的队友，这里当然不是指自己的同事是猪啦。关键是专业的人干专业的事，每件事都需要由有丰富经验的人去落地实施，是有道理的。我们在选择供应商这里说这句话，也是告诉大家，选择供应商，尤其是搬家过程中搬家公司的现场负责人，双方之前一定要见面沟通，看看彼此是否能够沟通顺畅，在一个频道上能够交流。 本节要点： 沙盘演练虽好用，不敌现场走三遍，亲身实地去体验，问题解决搬家前。 四、WHEN 每一个时间，每一个关键的时间点，每一个任务所需要的时间都是我们在这个维度中所需要关注的。 其中最重要的一个时间，就是搬家时间的确定，很多企业对于大规模的搬家，都会选择三天以上的假期去完成，比如经常会选择周五准备，下午开始打包，整理、集中登记，晚上由搬家公司开始搬迁，用周六周日来消化搬家的工作及将物品布置到位等。周一的时候，员工就可以直接带着自己的笔记本电脑来新办公地点上班了。当然如果届时时间不允许，启动日期可以调整到周四。不过很多企业的老板是关注风水的，那就只能是大师让哪天搬、何时搬就何时搬吧。 搬家前需要确定的一个关键时间或事件是，新的办公地点是否具备了各项搬家条件，家具是否全部到位，网络电话已开通并调试完成，各类办公设备是否能够正常使用了，所有的生活服务设施是否良好，食堂的燃气是否开通，食药监是否验收通过，装修的消防现场是否检查合格，属地建委的质量监督站的检验是否合格等等，都需要提前确认符合条件。以避免因此导致的搬家延误。 搬家路径上的车辆通行时间，需要提前考察并记录下来。这对判断需要多大的车、多少车是非常重要的。 时间就是金钱，这一点更凸显出关键节点及提升效率的重要性，多延迟一天搬家，就多付一天的房租。举个小例子，如果搬家公司在搬家任务上增加三万元的预算，缺可以缩短2天的搬家时间，节省10万元的房租，在这个时候，你该如何选择呢？ 本节要点： 时间节点是关键，尊重事实把住关，搬家计划跟踪紧，时间也能换金钱。 五、WHY 这一点实际是我们反复推敲、复核WHAT、WHEN、WHERE、WHO时所使用的。多问自己些为什么这样安排，计划是这样的，实际沙盘演练时是那样的，两者间的差别是什么，这种差别是否对计划产生影响，怎么来改善，怎么来进一步提升，是我们无论是在计划、演练还是实际搬家过程中都要时刻关注的。 我们不仅要自己对自己多问WHY，也更需要借助讨论，来寻找更适合、更高效的方式来精炼自己搬家方案。对于同事或领导的一些问题，不仅要明白表面原因，更要深入了解对方提出这个疑问的内在因素，并确认你的回复或调整不仅仅是解决了其表面问题。 本节要点：反复验证查问题，疑虑隐患要深究，演练过程找问题，问己问人问大家。 六、HOW 关于HOW，解决的是如何做，怎么做。我们在之前的环节中已经阐述的比较清晰了。对于很多行政小伙伴，如果没有经历过搬家，这个HOW就需要提前学些和准备了。这里有很多老师是我们可以找到的，线上搜，线下问，多找找同行，多问问同事。而通常一个好的搬家公司，也会把他们的丰富经验分享给你，这个时候，我们需要做的就是在各种方法中，找到最适合自己的那个。 而即使经历过搬家的同事，也不好忽视制订全面的搬家计划，实时跟进各个模块的进度，坚定不移的进行沙盘演练和踏勘现场，用第一手的材料来不断修正自己的计划。把测试过程中发现的任何细小问题，解决在实际搬家之前。 本节要点： 勤学习，多提问，虚心请教同行，演练提升水平。 七、HOW MUCH 这个着重解决资金和数量的问题，这个也需要配合WHY和HOW去使用，要学会用这两个问题验证自己的选择。制订方案，多家比价，甚至通过投标选择搬家的供应商，签订合同等，都是这个环节中要注意的。 少花钱，多办事，甚至是不花钱也办事，是公司和老板对我们的要求。那么，我这里建议的是，无论是买东西也好，还是买服务也好。要求选择性价比最高的，当然如果公司是最低价中标的策略，也要反复验证下，所买到的是否能够满足你的需求。 利旧和固定资产的处置：原有的工位、办公桌、会议桌、投影仪等各类设备是否利旧，一定要算好账。对于不需要利旧的，是否还有保留的价值，涉及到保留，就需要算账，算算残值和租库房或在新办公区占用空间的租金，再加上运费的费效比如何，不合算的话，建议尽早处置。计划要提前订，包括找回收商。 变卖固定资产千万记住不要行政一个部门来执行，比价议价的过程最好拉着采购或者财务一起。变卖资产无论收入多少，一律上交财务。搬到新办公室后，还要产生一部分垃圾，比如运输过程中的包装箱等。一部分搬家公司提供可回收的包装纸箱，是自己买还是租，之前都要算好账。 关于保险：企业搬家是有专门的保险可以投保资产损失的。一些搬家公司也会提供或代投保险。至于是否有需求就看自己的预算、搬运的财产价值和搬家规模了。而直接找保险公司投保，或者自己的公司本身就投保过财险及第三者责任险等，也可以找投保的保险公司补充一个一次性的搬家的财产险，估计费用会比搬家公司提供的保险费率低很多很多。 预见费用，或者我们称其为不可预见费用：我们一直在强调现场演练，而且是实时（时间）的现场，对搬家过程中涉及的环境、人、物（设备）、事进行复核，看看有没有计划之外的费用发生。比如夜间搬家时，看大门或停车场、电梯的保安是否要刁难搬家公司，夜间铺装保护材料时，物业的工程人员是否有额外的要求等等，一方面，这些事情，我们要尽力在发生前和相关单位，以合同或协议的方式签署下来，避免一些模棱两可的地方被他人利用增加成本。 本节要点：资金预算精打算，利旧处置早报批，风险准备要到位，额外花销有准备。 八、B计划 任何事情都不可能完全按照自己的既定计划进行，出现意外时如何应对，这就是我们经常说的B计划。这种情况一方面来自于提前准备，一方面来自于我们事先对现场进行的踏勘及沙盘演练。还有一方面是来源于工作经验的积累，在遇到突发事件时，能够在最短的时间内，以最有效的方式解决。 九、总结 （重点） 不打无准备之仗：搬家对于企业和行政部都是件大事，充分的准备是做好搬家的第一步。 沙盘演练，踏勘现场：这一点也是和大家反复强调的，做计划不要凭想象，必须要到现场去复核计划的可行性。 关注细节：多问问WHY、HOW、HOW MUCH，搬家既然是件大事，一定要有充足的时间和精力去准备。每天疲于奔命，到处救火的行政是没有精力制定出一份完整的搬家方案的。每天老冷静下来思考下自己的工作，尤其是搬家的工作，还有哪些需要完善的。 关注沟通：所有的事情务必让每个人明确自己在任务重大角色和责任，何时、何地达成如何的成果。沟通对上、对下、对平级都要进行及时有效的沟通。良好的沟通时工作成功的重要基石。 照顾好队友：人是最总要的，尤其是搬家是件苦活、累活。照顾好你的伙伴们，这种照顾既有我说的准备食品、饮料、休息场所，也包括你的情商，多沟通，多说感谢的话，鼓励的话也是搬家过程中你对大家的关怀。 搬家不是你一个人的事，只有大家一起加油，才能最终把这件大事办好，办圆满。 最后，搬家完成之后，不要忘记总结和庆功啊。尤其是辛勤付出的小伙伴们，跟公司申请个奖励，是对大家最好的鼓励！ 本节要点：演练实地不可少，事事细节把握到，沟通何时都重要，总结庆功犒同僚 |
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