若你是效率控,必定久仰GTD大名,它算的上时间管理界的逼格代表。这格就格在,复杂难懂,不好上手。 这篇文章是我研读《Getting Things Done》并结合多年GTD使用经验所写,尽量还原GTD全貌,澄清误区,提示可能触及的雷区。希望读完我的文章后,能让您把GTD用的明明白白。 一、GTD可能并不是你认为的GTD既然想用,那得知道它有何用。时间管理、提高效率,一提GTD就这两词。显然,这两词太抽象。多数人认为,GTD能充分利用一天时间做更多事,部分人认为GTD能治疗拖延症,更有人把GTD作为提醒器,对抗遗忘。 这些确为GTD所及之事,但非核心卖点。Kindle能压泡面,但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点,否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle,不是吗? GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙,一天还没过完,精力已耗竭,打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费,完全可用第三方纸笔或软件等代替,待需处理此事之时,再进入大脑,而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率,还可节省精力,应付更多工作。GTD的功效在《都忙成狗了,还觉得荒废人生,怎么破?》一文中已详述。 由此可见,GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙,只是时间利用率不高,爱拖延,爱磨蹭,GTD不是不能用,但也要明白,它并不是为这种情况设计的。 二、GTD的作用原理做任何事,都遵循客观的五个步骤:收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例:
做事的五个步骤 前四步是准备期,显然准备越充分,执行越轻松。现实情况是,很多人前四步随便做做,导致问题积压在执行阶段,手忙脚乱,还是以「家中请客设宴」为例:
GTD理论认为,人的精力有限,一旦脑力跟不上,就会混乱,可通过合理分配脑力以优化五个步骤:前四步准备充分,第五步傻瓜执行。 每个步骤都是下一步的基石,若全储存在大脑中,大脑会很累。换句话说,我们能轻易说出事情的来龙去脉:
GTD则要求忘记前因后果,因为早已用纸笔或软件记录,所以一个使用GTD的人是这样的:
GTD理论认为,前期充分准备,执行便可心无旁骛,更轻松,也更专注,提高效率是自然之事。
三、五个步骤的优化方法1、收集:设置生肉库你需要一个生肉库来代替大脑记忆,将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章,会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象,因为收集的全是原始信息,像没字幕的原版片,是生肉,待加工。 五步骤中的第一步:收集 生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本,这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等,这是虚拟生肉库。根据实际情况,可设置1-2个生肉库,勿多勿少,适用最好。 有些人看到这,要开始纠结工具了。GTD用纸笔即可搞定,高效的工具当然更佳,但为了不沦为“玩工具”,本文仅以纸笔为例。 写在纸上的生肉库
收集阶段如何避免崩坏1. 所有信息统统放入生肉库,一个不落。如果生肉库中只是部分信息,你就无法完全依赖它,你知道他不完整,还需要用脑记。如此一来,变成两头兼顾,搞得更为费脑而不是省脑。 领导让你采购5样商品,你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走,只能在超市里拼命回想。当你一旦想起,会直奔货架,若再掏出纸笔完善购物清单,明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦,而不是更轻松。 2. 不要超过2秒。根据我的实践经验,单条收集时间超过2秒,代表收集方法太麻烦,麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况:
3. 定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物,我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成,而是把“生肉”从生肉库里移出,进入下一环节。 2、判断:为“生肉”打标签收集的后一步是判断。所谓判断,是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问,再根据答案给“生肉”打标签。 五步骤中的第二步:判断 Q1: 这是什么? 收集阶段要求不超过2秒,原始信息基本一扫而过。为了正确判断,有必要再次阅读,看清楚后进入Q2。 Q1:这是什么? Q2: 现阶段是否执行? 如果不能执行,从
Q2:现阶段能否执行? Q3:2分钟内能否完成? 2分钟内可完成,打上 Q3:2分钟内是否完成? Q4:能否一步完成? 如果不能,打上
Q4:能否一步完成?
Q5:自己做?别人做? 如果自己做,打上 Q5:自己做还是别人做? 至此,判断全部结束,打标后的生肉库见下图。实际使用中,打标可在脑内进行,没必要写下来,此处仅为示例。 生肉库的打标示意图 3、整理:清空生肉库整理是把“生肉”从生肉库中移出,按其标签,分类处置。你需要几张纸,写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单;存放资料的文件夹(可虚可实);一本日历。 不同标签对应不同处理方式 上图是不同标签的生肉对应的去处,下面将依次详述。 没用 - 垃圾桶有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细,二是事情有变,有用变无用。别因此沮丧, 没用的条目直接划掉 可能会做 - 愿望清单想做但不是现在,也未安排何时,总觉得有朝一日会做。比如,网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能,等等。这份清单可以理解为“mark”,先标记一下,有空再说。 从生肉库划去,放到愿望清单
可能有用 - 文件夹这些通常不是任务,而是资料。不可丢弃,留备待查。实体资料可用文件夹保存,虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多,以后会对此逐一推荐。但切记,不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜,也不代表摄影水平高超。 从生肉库划掉,放到对应的保存点 2分钟 - 立刻去做2分钟内能完成的事,直接做掉,删除即可。 做完从生肉库中划去 自己做 - 执行清单、日历标为 从生肉库划去,写到对应的执行清单和日历
准确日期指仅可在这天执行,早不行,晚也不行。 别和开始和截止日期弄混。比如,10日-15日开团买面膜。不可标注在10日,也不可标注在15日。应写在「执行清单」上并注明开始和截止日期。 这样做是为保持「日历」的紧迫感。如果日历上的任务可变动,会令人麻木,久而久之将不再对日期敏感。 别人做 - 等待清单交给别人做的事,写在「等待清单」中。虽无需自行动手,但仍为分内事,必要时或许要催促,因此不能简单删除,而要留有痕迹。 从生肉库划去,写到等待清单
多步 - 项目清单「项目清单」较特殊,移出时不作为内容,应使用全新空白纸,作为标题。 每个项目对应一个清单 将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动,汇总到项目清单。 汇总到项目清单 进一步分解项目,预计该项目还需哪些「一步行动」,再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。 预想行动,并抄到对应清单 此处的项目分解是凭经验做的预想,执行起来并不一定就此发展,且极可能漏掉。这些无需担心,只要严格按照GTD流程,这些问题可在复查阶段被修正。 这也正是为何明明重复,却一定要单设「项目清单」。进度控制对项目管理而言至关重要,混在其他清单中加大分辨难度,不易复查。筛选和回想很费脑,而GTD的宗旨是省脑。 至于为何不把其他清单上的去掉,仅用「项目清单」,这就涉及执行阶段如何省脑了。
4、复查:执行前的最后准备很多人能用GTD,但用不久,跑着跑着就崩,症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”,但我觉得认为表达不精准,容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查,而不是“人生跑马灯”。 复查是执行前的最后准备。明天要出差了,今晚再检查下行李是否缺漏;马上要考试了,进场前再检查下手机是否关机;马上要表演了,上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似,执行前再检查一遍前面的步骤,看是否已按要求处理。 执行前的再检查 GTD理论要求的回顾频率是每周一次,通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快,每周复查跟不上步调,有必要加强复查频率,保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查,一般5-10分钟即可。 复查的步骤
再次强调,复查是GTD中最重要的环节。其程度相当于把草稿纸上算的结果填到答题卡上,不复杂但很关键。不做这步,之前全费。 5、执行:按顺序执行执行指从「行动清单」和「日历」中挑件事来做。GTD对如何挑选也做了指导:
如果上述行动全部执行完毕,就运行GTD系统,也就是处理生肉库,判断打标这套流程。这样你又会有新的任务出现了。如果这都做完了,恭喜你,完美的一天。 四、成为GTDer看完上述介绍,若你有意着手一试,可遵以下步骤开始: 1. GTD的初次配置
2. GTD的日常使用
3. GTD的崩溃应对
五、写在最后GTD的方法已经写完了,指望它治疗拖延症的人,可能要失望。GTD没有提醒环节,无法在堕落之时唤起努力之心。使用GTD的感觉,更像打网游。我要干嘛呢?看看任务单吧。让人高效打怪升级,不在游戏中迷茫。如果连游戏都不打开,GTD实则无用。 |
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