你需要知道的20个Excel高级必备技能无论你是刚刚开始使用 Excel，还是已经使用了一段时间。你都应该了解了一些关于 excel 的技能。而在这篇文章中，我将谈论你需要了解的关于 excel 的20个最重要的技能，这能让你的工作更高效。1) 转换到 PDF文档你可能需要经常发送 excel 电子表格向客户报告——但是你希望他们查看你所有的数据和公式吗？和其他事情一样，复杂的事情简化化，多为客户着想。如果你想防止其他人改变你的数据，只需将你的电子表格转换成 pdf 格式，然后发送出去。将 excel 文档转换为 pdf 文件非常简单，所有当前版本的 excel 都可以做到这一点，而不需要额外的软件。2) 使用填充功能假设你需要在一个工作簿中保存12个月的复杂账户。你已经创建了12个表格，命名为1月到12月，布置和格式化了1月的表格，然后复制和粘贴到其他11个表格。这是一个单调乏味的方法，如果数据粘贴不正确，它甚至可能阻止你快速生成一个摘要表格。实际上，最好的方法是使用 excel 的“填写表格”工具。使用填充功能可以将一张表格快速而准确的复制在许多其他表格上。 3) 使用命名的 Ranges在这里有一个公式，可以把三个单独的表格上的三个不同的范围总和在一起: =SUM(‘JanSales’!$D$10:$L$10, ‘Feb Sales’!$D$10:$L$10, ‘Mar Sales’!$D$10:$L$10) 另一个也是这样: =SUM(JanTotal,FebTotal, MarTotal) 你更喜欢哪一个？就我个人而言，我喜欢第二个公式，因为它更容易理解，也更容易创建——我从不需要到其他表格去选择数据范围。命名范围(或定义的名称)应用于单个单元格或单元格范围，正如您在公式中看到的，可以用作单元格或范围地址的直接替换。命名范围本质上也是绝对的，所以不需要$来定位裁定。默认情况下，命名范围也是全局的，所以当您在一个工作表上创建命名范围时，您可以在其他工作表上使用该名称，并且它总是指向其原始位置。 4) 格式化一旦你创建了你的电子表格，你要做两件事:输入数据或检查数据。为了让你的电子表格更容易理解，试着选择一种字体并坚持使用它。使用强调(粗体或斜体)突出标题和数据之间的差异，并使用浅色单元格填充背景来突出摘要行和公式。把格式留到最后做，一个没有格式的电子表格可能看起来不好看，但一个外观看起来很棒，但数据凌乱的电子表格，毫无用处。5) 选择正确的布局在开始创建电子表格之前，您需要做一些计划。一般来说，我们倾向于理解电子表格所需的数据，但很少考虑我们真正想从中得到什么。好好考虑一下你希望从电子表格中得到什么，并确保你的电子表格能够实现这一点。6) 保护你的文档你在设计一个完美的电子表格上花了很多功夫，所以你最不希望的就是有人打开它，然后不小心覆盖了一个公式，或者改变了一些他们不应该改变的东西。这时就需要保护了。有一些很好的工具来保护你的文档，控制你的用户可以改变什么。您可以保护公式单元格以防止它们被更改、停止列或行的大小被调整，甚至可以通过添加或删除工作表来阻止用户更改工作簿的结构。在高级级别，您甚至可以只允许某些用户编辑特定区域。7) 控制数据输入对大家来说，excel 中最令人沮丧的事情之一就是错误的数据。日期是最大的罪魁祸首，因为很多人会用错误的方式输入日期。这不仅会产生更多的工作量，还会导致公式出错，过滤器失效。解决方法？数据验证。通过使用数据验证，不仅可以控制用户输入单元格的信息类型(如日期、数字或文本) ，还可以控制数据范围。8) 使用快捷键大多数人想在 excel 中执行一个操作时只需要使用鼠标，但是使用一些键盘快捷键可以加快工作速度，节省大量时间。这里有一些可以让你记忆: 快捷键 功能 ctrl+ * 选择当前区域 ctrl+space 选择当前列 shift+space 选择当前行 ctrl+ 0 隐藏当前行 ctrl+ 9 隐藏当前行 f4 应用绝对引用(在公式中) f3 显示名称框(在公式中) ctrl+ : 输入当前日期 Alt + = 自动对相邻数据求和 9) 使用自动填充,省时省力刚输入了一个公式，需要在邻近的单元格里使用同样的东西。不用再输入公式，你可以使用自动填充。自动填充允许您将值从一个单元格快速复制到许多相邻的单元格，无论是垂直的还是水平的。它不仅适用于公式，你还可以使用自动填充快速创建日期、月份的列表，甚至创建自己的列表。自动填充还会自动递增日期和数字，为您节省了大量的时间。 10）快速查找关键值对于大量的数字集合，很难找到最有趣或最重要的值: 只有前10个值，所有高于平均值的值，重复值。条件格式简化了基于简单规则突出显示关键值的工作。最棒的是，当值改变时，条件格式就会生效，并相应地重新格式化单元格。11) 分析大型数据集Excel 的主要任务之一是组织数据，使用新版本的excel 可以处理超过一百万行的数据，您可以拥有大量的数据。当你需要从这些数据中得到复杂问题的答案时，它拥有你需要的所有工具。对于外行人来说，数据透视表可能是可怕的野兽，但是一旦你了解了它们是如何工作的，你很快就会发现它们是多么简单，在总结和组织数据方面又是多么有用。这一切只需要点击几下鼠标！12) 定制Ribbon我喜欢 ribbon，但是从一个标签切换到另一个标签来找到你想要使用的命令可能有点烦人。好消息是，自从 excel 2010以来，我们已经能够定制ribbon。您可以添加自己的定制选项卡，然后选择您使用最频繁的命令，甚至可以包括宏。13) 创建图表你的领导不希望看到过去一年的销售数据表，他们希望看到趋势，每月销售的产品数量，或者客户平均评价结果的图形形式。如果你想让图表变得复杂的话，它们可以是非常复杂的，但是一个基本的图表可以通过简单的几次点击就可以生成，而且最新版本的 excel 使得尝试不同的图表和格式变得非常容易。14) 使用数组公式如果您需要对多个范围进行计算，并且不想麻烦地添加大量冗余列，那么数组公式就是答案。它们可能相当复杂，难以理解，但它们也可以为你节省大量时间，作为奖励，还能给你的同事留下深刻印象。15) 使用自定义视图你是否经常小心地设置一个打印的电子表格，得到正确的分页符，正确地调整它，添加页眉和页脚，然后不得不再次改变它来打印出不同的区域？设置一次又一次打印的电子表格确实令人沮丧， 而这正是自定义视图可以帮助的地方。自定义视图将记录所有当前的打印设置，并允许您在以后的阶段立即重新应用它们。以及打印设置，他们可以记录过滤器和隐藏的行和列。16) 归类和提纲如果你的电子表格中有很多列或行，那么不断向左向右或向上向下滚动以达到你想要的位置，然后不得不返回到你开始的位置，这可能有点繁琐。分组和大纲可以帮助您实现这一点，因为它们允许您立即快速展开和折叠许多行或列。这就像一个超级隐藏 / 显示功能。一旦你理解了它，就很容易应用。17) 首行冻结有多少次你发现自己在电子表格的第987行，却意识不到列中的值是什么？这是一个常见的问题，尤其是当你必须处理大量具有类似值的数列时。解决这个问题的方法是锁定或冻结标题行或列。Excel 使得“冻结”电子表格的顶行或第一列变得非常容易，因此当你滚动时，标题总是可见的。18) 使用宏自动化复杂的任务宏是 excel 中一个非常有用和强大的工具。有了宏，你可以让 excel 做一些它已经做不了的事情，或者花一个小时去完成那些任务，并在几秒钟内完成它们。虽然宏可能非常复杂，编程方面可能需要一些学习，但是在不了解编程的情况下创建有用的、节省时间的宏是可能的。如果你想尝试一下，有一个更详细的指南，你可以在Excel vba上使用 exceldemy 网站的完整步骤指南。19) 自动分类汇总Excel 中最常见的任务之一是将小计加到一列值中，例如，如果你有一张满是销售数据的表格，你想显示每种产品的销售量。在这种情况下，您可以在一组产品之后插入新的行，然后对上面的值求和，然后对每个产品重复这个过程。我遇到过一些人，每个月都要花几个小时来做这些事，真是浪费时间。分类汇总工具可以在几秒钟内完成同样的工作，当你完成时，它也可以同样迅速地删除总数，让你的电子表格保持原样。20) 过滤在处理大型数据集时，通常只需查看该数据的特定子集。与其通过上下滚动来搜索数据，聪明的解决方案是过滤数据库。使用自动过滤器过滤数据既快捷又简单，会让你高效率地获取感兴趣的数据。最近版本的 excel 还有很多预设的过滤器，可以快速查找文本、数字和日期范围。现在你知道了，这 20个技能将改善你使用 excel 的方式，使你工作更有效率。
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