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本文经授权发布，仅代表作者观点，不代表其供职机构及「高杉LEGAL」立场，且不作为针对任何个案的法律意见* 本文所述关于法务邮件文书写作的各个要点，均系参考性规范。具体业务上，请根据所在公司的管理需要作出调整，并优先遵从本单位的文书要求。 一、格式 1、作用 格式美观是第一位的，文书第一眼看上去一定要整齐好看，不能乱，不仅仅是因为胡乱格式降低信息传递效率，更重要的是，文书样式就是法务形象，特别是大型机构里，法务很难与高管有直接交流的机会，印象大多来自传递的邮件文书，这几乎是管理层判断法务能力的基础。 2、格式指引 1) 字体。使用一个字体，并与管理层喜好保持一致，不知道的，选宋体\微软雅黑最安全。 2) 字号。使用一个字号五号、行距固定值22磅，不使用斜体、下划线、底纹和彩色字体。除标题可以加粗外，其他不要。 3) 序号。使用数字编号，不超过3级，两级编号使用1、1），三级使用一、1、1)，不要使用项目符号，例如“□”“●”等。 4) 标点。不用？\!。 二、简称 1、公司名称简写。应与管理层习惯保持一致，不清楚的可以与公司官网中公司介绍的简称保持一致。推荐使用公司“商号”，示例：“金X门食品（中国）有限公司”，简写“金X门”。 2、部门不简写。 3、不要使用“该”“其”“对方”“甲方”“他方”之类的代词，容易造成信息获取障碍，浪费时间。若集团公司，有较多公司，治理体系复杂的，直接使用商号做简写，不要使用“我司”之类，以免误解导致不清楚是哪个法人实体。 4、政府及监管机构简称。与业界习惯保持一致，可以从官方媒体上获取标准简写。 5、高管简称。与公司同事惯用称呼保持一致，若姓氏相同的，以名 总的方式称呼，例如：蒋梅梅和蒋建丰同时出现，称呼为：梅梅总、建丰总。 三、邮件标题 1、提供给管理层的邮件，在前方应明示：【请示\报告】，并根据需要添加【紧急】，请示用于请管理层决策，汇报用于请管理层知悉的事项，例如分析意见，某事的报告等。示例： 1) 请领导决策是否购系统，【请示】购买法律数据库支持业务事宜； 2) 请领导知悉事项，【汇报】就张三投诉事项处理进展。 2、业务沟通邮件，可以加上【商情\反馈】 3、邮件标题应概括邮件要点，便于收件人判断紧急重要程度，也便于归档方便后续检索复盘。 4、项目沟通邮件标题，应注意： 1) 要有明确的项目名称，使用项目简称的，应确保各次邮件简称一致，示例：山海经操作系统商标注册项目法律评审意见，或山海经项目法律评审意见。 2) 还应注明项目进行的阶段，格式为项目名称-阶段，示例：山海经项目-启动；山海经项目-冲刺。 3) 有外部合作单位的，应采用通用的外部合作单位简写，并各次邮件中保持一致。示例：宇宙银行智慧账户系统建设项目的启动阶段，邮件标题为：宇宙银行-智慧账户-启动。 5、合同文本沟通邮件标题，应有对手方名称及合同名称，基本要求同项目沟通邮件，示例：宇宙银行-智慧账户合同-终审意见； 四、邮件正文 1、正文造句应简单，易读，易懂，不要用长句子，或者复句，不要用形容词、副词，不用反问句。 2、使用数字进行分段，应采用一、1/1）格式，不要使用“第一、第二、第三……”，或“首先、其次、再次……”。 3、就事说事，除正常客套之外，不要有太多情绪化的表达，以免造成收件人误解，因为每个人对情绪用词的理解不同。 4、正文结论先行，分析意见在后。示例：“就山海经项目，经评估可行，详细如下：……”。因为管理层或业务，首要关注的法务结论，不关心分析过程，笔者碰到多次法务洋洋洒洒洗了好长，可能需要3分钟以上才能阅读完毕，管理层直接回复是“写了这么长，结论是什么？”或者直接回信问“结论是什么？”法务很尴尬的再把结论说一遍。双方感觉都不好。 5、复杂的邮件，要做好总结和提炼，概括要点，整体分析论证不要超过3层，且每层尽量在一段完成，每段最前面要有要点的提炼。示例如下： 就山海经项目经评估不可行，详细意见如下，请审阅： 1、不符资格要求：…… 2、不符合风险管控基线：…… 3、过分放大宇宙行责任：…… 6、分析意见要经得起考验和复核：项目出了漏子，后续发生监管、诉讼风险的时候，回溯性的看，邮件都是履职的证据，内容就成了活下去的关键。邮件上该留的痕迹要留，该说的话要说，特别是风险点，不能捂盖子，因为出现问题的时候，经常有一口锅甩过来，“我们这是根据法务的意见做到”，要尽职律师，因此特别要注意： 1) 话说全。事项表述要完整，关键要素要齐全，特别是在协同工作的邮件里，讲清楚要点、来龙去脉是项目顺利推进的基础。具体可以参见小学记叙文要求揣摩体会。但是话说全，不是说要搞的长，大家都很忙，要提升效率。 2) 话说透。这个其实是法务邮件的核心。我们大部分都是在做法律风险的评估，有风险还是没风险？风险是如何造成?有风险那是高、中、低?该怎么应对处理?有没有办法降低、消除、转移？内容要直接、清楚，不能绕来绕去回避、掩盖问题，该升级汇报的要快速升级，要提报审批的迅速报审。有风险仍然要推进的，要有决策留痕，要有应对预案。 3) 否定性意见，要经得起业务的反驳，逻辑要严密，要进行充分的论证，尽可能罗列充足的理由，即便是一项不成立，其他理由仍然能够支持结论。 4) 肯定性意见，要经得起后续检查和检验，特别是后续出现监管检查，或者争议，不能被人挑出错误。 7、管理层汇报邮件。全部意见应在正文中体现，便于直接回复意见。尽量避免“请见附件”的描述，附件应作为参考资料随附。原因是管理层很忙，尽量应减少他们的阅读障碍，特别是现在移动办公盛行的时候，从邮件正文切换到附件，在切换回正文，信息回断掉，不流畅，增加对邮件事项的理解难度和阅读时间。 8、管理层请示邮件中，两句话概括需求后直接说明请示事项，有多个请示事项的，应用编号分别注明，便于快速直接反馈批示意见。具体理由可以在下方正文论述。示例： 为满足监管要求，拟4月11日完成山海经项目签约，详细分析如下，是否可行请示您意见？ 1.…… 2…… 五、附件 1、附件有多个的，附件名应采用格式为：“附件编号-文件名”，便于收信人将附件与正文中的详见附件对应，减少沟通中的误解和时间成本。示例：附件1-山海经系统建设合同、附件2-山海经项目工作说明书。 2、需要对方审阅文件的，应提供可修改编辑的WORD版本； 3、文档多次修改的，应在文件名上予以确别，可以通过文件名 日期 时间的方式，明确沟通的版本，减少误解。示例：山海经系统建设合同20200412 1400；15:36又修改一版的，则为：山海经系统建设合同20200412 1536。 4、推荐使用文本协同工具减少文件多次修改带来的障碍。 |
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